Quittance de loyer : définition, obligations, modèle
[QUITTANCE DE LOYER] Qu'est-ce qu'une quittance de loyer et comment l'obtenir. Définition, modèle et obligations légales du propriétaire vis-à-vis de son locataire, notamment en terme d'envoi de quittance et de frais.
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
La quittance de loyer désigne le document écrit remis au locataire par lequel le bailleur, particulier ou professionnel, reconnait avoir reçu le montant de sa créance. Il s'agit d'un reçu émis par le propriétaire ou son mandataire sur lequel figure le détail des sommes versées par le locataire, le loyer et les charges devant être clairement distinguées.
A quoi sert une quittance de loyer ?
Pour le locataire, ce document permet de justifier le bon paiement du loyer et des charges, ce qui permet de prévenir toute contestation ou litige avec le bailleur. Dans le cadre de certaines démarches administratives, la quittance de loyer peut aussi servir de justificatif de domicile : le locataire peut ainsi prouver qu'il habite à l'adresse indiquée et qu'il remplit bien la condition de résidence en France ou dans la commune concernée.
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
L'envoi d'une quittance de loyer chaque mois au locataire n'est pas une obligation légale pour le bailleur. Mais le propriétaire (ou l'agence mandatée par lui) doit obligatoirement remettre une quittance de loyer au locataire dès lors que ce dernier lui en fait la demande et qu'il a payé le loyer et les charges pour le mois concerné. Pour réclamer sa quittance, le locataire peut s'aider d'un modèle de lettre de demande de quittance de loyer. En pratique, la quittance peut valablement être envoyée par la Poste mais aussi par mail via internet (cet envoi nécessitant alors l'accord préalable du locataire) ou par fax.
Les obligations mentionnées ci-dessus résulte de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Il s'agit donc d'une obligation légale : toute clause contraire éventuellement prévue dans le contrat de location est donc sans effet juridique.
Que doit contenir une quittance de loyer ?
La quittance doit comporter certaines mentions obligatoires, à savoir :
- le nom et les coordonnées du locataire ;
- sa date d'émission ;
- le montant total des sommes versées par le locataire, le montant du loyer étant distingué du montant de la provision pour charges payée tous les mois ;
- le mois correspondant au paiement.
Si la quittance de loyer doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires (nom et adresse du locataire, montant du loyer, etc.), il n'existe pas de formulaire légal. Il peut s'agit d'une simple lettre écrite sur papier libre. Pour rédiger une quittance de loyer, le bailleur peut se fonder sur notre modèle gratuit de quittance de loyer.
Quelle différence entre un reçu et une quittance ?
Même si ces deux notions sont souvent confondues en pratique, la quittance doit être distinguée du simple reçu sur le plan juridique. Le propriétaire peut en effet remettre un reçu au locataire lorsque ce dernier n'a que partiellement payé le montant du loyer. La quittance concerne, elle, le paiement intégral du loyer et des charges.
A quelle date la quittance doit-elle être envoyée ?
Lorsque la quittance est automatiquement remise tous les mois, elle peut être envoyée à différentes dates. En pratique, elle peut être adressée à la réception du chèque ou du virement, en même temps que l'avis d'échéance du prochain mois, etc.
Comment demander une quittance de loyer ?
La quittance permet à un locataire d'avoir une preuve du paiement de son loyer. Elle est donc utile en cas de litige et de contestation ultérieurs. La quittance de loyer constitue également pour lui un justificatif de domicile qui peut lui être utile dans le cadre de ses démarches administratives. Pour faire une demande de quittance, le locataire doit adresser une lettre à l'agence ou au propriétaire en précisant le ou les mois pour le(s)quel(s) il souhaite recevoir une quittance. En cas de refus du propriétaire, le locataire peut agir en justice en vue d'obtenir une injonction de faire.
Le bailleur peut-il facturer des frais d'envoi de quittance ?
La remise de la quittance est gratuite. Le propriétaire ne peut donc pas, par exemple, facturer les frais de timbre en cas d'envoi par courrier. Cette règle est issue de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 qui mentionne qu'aucuns frais liés à la gestion de la quittance ne peut être facturé au locataire. Si la prise en charge de ces frais par le locataire est prévue dans le contrat de bail, la clause prévoyant cette prise en charge doit donc être réputée non-écrite : le locataire n'a pas à payer de frais de quittance quels que soient les termes prévus dans le contrat.