Stage en entreprise : durée, absences, congés et embauche

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"Stage en entreprise : durée, absences, congés et embauche"

Les droits du stagiaire en entreprise. Gratification, rémunération, indemnités, congés, remboursements de frais... Le point sur les règles prévues par la loi et la réglementation concernant les stages en entreprise.

Qu'est-ce qu'un stage en entreprise ?

Un stage est une période pendant laquelle un étudiant intègre un milieu professionnel afin de développer de nouvelles compétences et de compléter sa formation théorique par une expérience pratique. Le stagiaire n'est pas un salarié : il n'est pas lié à son organisme d'accueil par un contrat de travail. L'entreprise ne peut pas signer autant de conventions de stage qu'elle le souhaite. Elle est en effet soumise aux plafonds fixant le nombre maximum de stagiaires autorisés par entreprise. Le stagiaire ne signant pas de contrat de travail, ses rapports avec son organisme d'accueil ne sont pas régis par le Code du travail mais par le Code de l'éducation (articles L. 124-1 et suivants).

Quel est le nombre maximum de stagiaires dans une entreprise ?

Le plafond du nombre de stagiaires par entreprise a été défini par le décret n° 2015-1359. Ce texte fixe les conditions et les limites dans lesquelles les organismes d'accueil peuvent faire appel à des stagiaires. Les plafonds sont fixés à :

  • 15 % des effectifs de l'entreprise dès lors que son effectif est supérieur ou égal à 20 (exemple : 12 stagiaires maximum pour un effectif de 80) ;
  • 3 stagiaires si l'effectif de l'entreprise est inférieur à 20.

Lorsque l'application du pourcentage de 15 % tombe sur un nombre à virgule, le plafond de stagiaires doit être arrondi à l'entier supérieur. Exemple : si l'entreprise emploie 63 salariés, le nombre maximal de stagiaires est fixé à 10 stagiaires (63 x 15/100 = 9,45).

Pour apprécier l'effectif de l'entreprise, il faut tenir compte du nombre des personnes physiques employées dans l'organisme d'accueil au dernier jour du mois civil précédant la période sur laquelle est appréciée la condition, ou à la moyenne sur les 12 mois précédents dès lors que cette moyenne est supérieure. Si l'entreprise a plusieurs établissements distincts, le plafond s'apprécie en tenant compte des effectifs de l'ensemble de l'entreprise, tous établissements confondus (réponse du ministère du Travail publiée au JOAN (n° 3043) du 9 janvier 2018).

Un nombre maximal de stagiaires par tuteur de stage est également applicable. Ce plafond est fixé à 3 stagiaires maximum.

Par exception, l'autorité académique peut fixer un nombre maximal de stagiaire supérieur aux plafonds fixés ci-dessus. Toutefois, cette augmentation des plafonds est limitée à :

  • 20 % de l'effectif lorsque celui-ci est supérieur ou égal à 30 ;
  • 5 stagiaires lorsque l'effectif est inférieur à 30.

Cette dérogation peut être limitée à certains secteurs d'activité par l'autorité académique.

Si l'entreprise accueille plus de stagiaires que les plafonds fixés par la réglementation, elle s'expose à une amende administrative. Son montant est fixé par la DIRECCTE. Il dépend des circonstances de fait, du caractère réitéré du manquement ou encore de la proportion de stagiaires par rapport à l'effectif de l'entreprise. Dans tous les cas, l'amende ne peut pas dépasser 2000 euros par stagiaire. Ce plafond est toutefois porté à 4000 euros si une nouvelle infraction est constatée dans l'année qui suit la première amende.

Comment un stagiaire est-il rémunéré ?

Précision préalable : la somme versée au stagiaire n'a pas le caractère d'un salaire au sens du Code du travail. Elle n'est considérée que comme une gratification de stage soumise à un régime juridique particulier (en matière d'imposition et de montant minimal par exemple). La règle du salaire minimum (Smic) n'est donc pas applicable aux stagiaires. Juridiquement, ces derniers ne sont pas considérés comme des salariés, puisqu'ils ne signent pas un contrat de travail mais une convention de stage avec l'entreprise.

Le montant de l'indemnité de stage peut être librement négocié par l'entreprise et le stagiaire au moment de la signature de la convention de stage. La gratification peut donc avoir un montant supérieur au montant minimal imposé par la réglementation. En plus de ses indemnités, le stagiaire peut également toucher la prime d'activité versée par la Caf si la gratification qu'il perçoit est d'un montant au moins égal à 78 % du Smic net.

La rémunération du stage est-elle obligatoire ?

Les stagiaires dont la durée du stage est supérieure à deux mois doivent obligatoirement être rémunérés. Le montant de leur gratification doit être mentionnée dans la convention de stage. La durée du stage s'apprécie compte tenu de la convention de stage et des éventuels avenants. La rémunération est due à compter du premier jour du premier mois de stage. Lorsque le stage initial d'une durée inférieure à deux mois n'a pas prévu de rémunération, il faut faire un rattrapage des gratifications que le stagiaire aurait dû percevoir dès le 1er mois de stage dès lors que la durée du stage est par la suite portée à plus de deux mois.

Quel est le montant minimum de l'indemnité de stage ?

L'indemnité minimale fixe le montant horaire de la rémunération due au stagiaire à un pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale. Le montant minimal de rémunération des stagiaires est donc régulièrement augmenté du fait de son indexation sur le plafond SS. La réglementation précise que « la gratification est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l'hébergement et le transport ».

A défaut de convention de branche ou d'accord professionnel étendu, l'employeur doit donc verser une rémunération horaire minimale égale à un pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale pour les stages de plus de deux mois. Les participations patronales éventuellement liées aux avantages en nature et aux remboursements de frais professionnels accordés au stagiaire ne doivent pas être prises en compte dans l'appréciation de ce montant.

Quelle est la durée maximale d'un stage ?

La durée du stage étudiant ne peut excéder 6 mois, renouvellement compris, par année d'enseignement et par organisme d'accueil. Ce plafond se calcule en heures, selon les règles suivantes :

  • 7 heures correspondent à une journée de présence ;
  • 22 jours de présence correspondent à un mois.

La durée maximale est donc atteinte lorsque le stagiaire a effectué 924 heures de stage (7 x 22 x 6).

Quel délai de carence entre deux stages ?

En cas de stages successifs au sein d'une même entreprise et pour le même poste, l'employeur doit respecter un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent, sauf si le stagiaire précédent a interrompu lui-même le stage. Exemple : si le stage initial a duré 3 mois, le délai de carence sera égal à 1 mois.

Comment signer une convention de stage ?

Contrairement à ce qui est imposé lors du recrutement d'un salarié, l'entreprise n'a pas à adresser de déclaration d'embauche. Mais le stage doit donner lieu à l'établissement d'une convention de stage signée à la fois par le stagiaire, l'établissement d'enseignement, l'entreprise, le tuteur de stage et l'enseignant référent. La convention doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Elle doit notamment indiquer les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage, les activités confiées au stagiaire, le montant de l'éventuelle gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement, le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, la liste des avantages accordés à ce dernier (restauration, transport...) ou encore les conditions d'autorisation d'absence.

L'attestation de stage est-elle obligatoire ?

L'entreprise a l'obligation de remettre une attestation de stage. Celle-ci doit au minimum comporter la durée effective totale du stage ainsi que, le cas échéant, le montant de la gratification versée au stagiaire. De son côté, le stagiaire a la possibilité d'adresser une lettre de remerciement pour son stage après son départ. Il s'agit d'une marque de politesse qui peut permettre de conserver un bon contact avec la structure d'accueil.

Quels sont les congés prévus en cas de stage ?

Si le stage dure plus de deux mois, la possibilité de congés et d'autorisations d'absence doit être prévue dans la convention de stage. Mais l'entreprise n'a pas l'obligation de rémunérer les jours de congés pris par le stagiaire, la gratification étant calculée sur son nombre d'heures de présence effective en entreprise. Le stagiaire a les mêmes droits que les salariés en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption. La durée du congé est la même que celle dont bénéficie tout salarié prenant un congé maternité, un congé paternité ou un congé d'adoption. Il en est de même des absences afin de suivre les examens médicaux obligatoires liés à la grossesse. Pendant ces congés, l'employeur n'est pas obligé de maintenir la gratification versée au salarié. Mais la loi ne l'empêche pas de le faire.

Que faire en cas de maladie du stagiaire ?

Lorsque le stagiaire tombe malade, il n'a, en principe, pas à rattraper ses heures de présences en entreprise. Mais le montant de sa gratification pourra cependant être réduite proportionnellement à la durée de son absence. Pendant son stage, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale lié à son statut d'étudiant. Le stagiaire ne peut pas bénéficier du régime de prévoyance de l'entreprise, puisqu'il n'a pas conclu de contrat de travail.

Comment les frais de trajet et de repas du stagiaire sont-ils pris en charge ?

Le stagiaire a droit à la prise en charge partielle des frais de transport comme les autres salariés. Le montant du remboursement ne peut pas être déduit de la gratification minimale à laquelle le stagiaire a droit. Les règles applicables aux frais de repas sont les mêmes que celles applicables aux frais de trajet. Lorsque l'entreprise prend en charge une partie de ces frais, voici les quelques règles à connaitre.

Le stagiaire a-t-il droit aux titres restaurants ?

Les stagiaires ont droit aux titres-restaurants au même titre que les autres salariés. Auparavant, l'attribution de titres restaurant n'était en principe admise que pour les salariés de l'entreprise (il était toutefois admis que des titres restaurant soient attribués à des stagiaires en l'absence de cantine d'entreprise).

Le stagiaire a-t-il accès à la cantine de l'entreprise ?

La prise en charge des frais de cantine du stagiaire par l'entreprise pose la question des cotisations applicables à ce versement. En effet, aux termes d'une circulaire ministérielle du 7 janvier 2003, la fourniture du repas à la cantine moyennant une participation des salariés constitue un avantage en nature. Or, cet avantage doit en principe être intégré dans l'assiette des cotisations pour un montant évalué à la différence entre le montant du forfait avantage en nature et le montant de la participation personnelle du salarié.

Toutefois, cette circulaire ministérielle prévoit une tolérance en permettant de négliger cet avantage en nature lorsque la participation du salarié est au moins égale à la moitié du forfait. Cette tolérance ministérielle est applicable au cas des stagiaires. Par conséquent, dans le cas où le montant de la gratification est au moins égal au montant de la franchise de cotisations, si la prise de repas à la cantine par le stagiaire respecte les limites fixées par la circulaire ministérielle, aucune cotisation ne sera due, l'avantage en nature étant dans ce cas négligé.

Quelle est l'exonération de charges d'une gratification de stage ?

Aux termes de l'article 10 de la loi du 31 mars 2006, une fraction de la gratification versée au stagiaire n'est pas considérée comme une rémunération au sens de l'article L. 242-1 du Code de la Sécurité sociale et bénéficie donc d'une franchise de cotisations. La part de gratification bénéficiant d'une franchise de cotisations est fixée à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par la durée de présence du stagiaire dans l'entreprise (article D. 242-2-1 du code de la sécurité sociale).

La circulaire ministérielle DSS/5B/2007/236 du 14 juin 2007 (II. A. 1.) diffusée par lettre circulaire Acoss n°2007-101 du 12 juillet 2007 précise que le seuil de la franchise « est apprécié au moment de la signature de la convention compte tenu de la gratification, des avantages en nature et en espèces ».

Quel es le régime des avantages en nature du stagiaire ?

Les avantages en nature constituent un élément de rémunération soumis à cotisations dans des limites fixées par la réglementation pour chaque type d'avantage en nature. Deux situations doivent être distinguées : a) Les stages dont la gratification est inférieure à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale.

Les avantages en nature doivent être pris en compte dans l'appréciation du montant minimal de la gratification à verser aux stagiaires pour les stages dont la gratification est inférieure à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Ainsi, lorsque le montant de la gratification éventuelle est inférieur au seuil de la franchise, les sommes normalement assujetties au titre des avantages en nature pourront être exonérées au titre de la franchise dans la limite du différentiel entre le montant de la gratification et le seuil de la franchise.

Exemple : gratification mensuelle versée est égale à 300 euros et avantage en nature évalué à 90 euros : 300 euros + 90 euros < seuil de la franchise = aucune cotisation n'est due. Exemple : gratification mensuelle versée est égale à 300 euros et avantage en nature évalué à 150 euros 300 euros + 150 euros > seuil de la franchise. Les cotisations sont dues sur la différence entre 450 euros et la franchise, soit sur une assiette égale à 51,87 euros.

b) Les stages dont la gratification est supérieure ou égale à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale.

Le montant de la gratification est au moins égal au seuil de la franchise. En conséquence, les sommes correspondant aux avantages en nature accordés aux stagiaires, qui viendraient en complément du montant de la gratification, ne seront pas exonérées au titre de la franchise.

Toutefois, ces sommes pourront faire l'objet, le cas échéant, d'une exonération au titre de la réglementation relative aux avantages en nature et aux frais professionnels applicables aux salariés.

Quelle est la fiscalité des indemnités de stage ?

L'indemnité de stage bénéficie d'une exonération d'impôt, toutefois soumise à conditions. La gratification versée au stagiaire est exonérée d'impôt sur le revenu à hauteur d'un Smic annuel par analogie avec l'exonération des salaires des apprentis.

Quelles sont les règles en cas d'embauche après un stage ?

Lorsque l'entreprise décide d'embaucher un stagiaire dans les 3 mois qui suivent la fin de son stage, la durée du stage doit être déduite de la durée de la période d'essai. La durée du stage est en outre prise en compte dans le calcul des droits liés à l'ancienneté du salarié dans l'entreprise.