Les congés payés : calcul et droits

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Comment calculer les congés payés en fonction de la législation très stricte, définie par le Code du travail. Tout ce que les salariés et les employeurs doivent savoir afin de respecter les droits et les obligations de chacun.


Régime légal

Le régime légal correspond aux avantages minimaux accordés aux salariés, en l'absence d'accords collectifs ou de conventions collectives, généralement plus favorables à leur égard.

En effet, le régime légal des congés payés est, comme son nom l'indique, celui qui est défini par le Code du travail. Mais dans de nombreuses entreprises, les salariés peuvent bénéficier de dispositions plus favorables, provenant de la convention collective, d'un accord collectif, ou bien des usages.
Rien n'empêche toutefois à un employeur d'accorder des avantages spécifiques à son personnel. Le régime légal correspond en réalité aux avantages minimaux accordés aux salariés d'une entreprise.

Les congés payés constituent un droit pour le salarié, que celui-ci soit en CDI ou en CDD, à temps plein ou à temps partiel.

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Durée

Nombre de jours

La durée du congé est fixée à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectué au cours de la période de référence. Si l'on ne peut pas décompter le temps de travail en mois entier, on compte par période de 4 semaines ou de 24 jours.
M. Martin est embauché le 1er janvier. Entre cette date et le 1er juin, il acquiert 12,5 jours ouvrables de congé (5 x 2,5), en fait 13 jours puisque la durée est arrondie à l'unité supérieure.

Plafond

La prise de congés doit respecter certaines règles. Ainsi, pendant sa période de congé principal (généralement pendant les vacances d'été), le salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables d'affilée, soit 4 semaines de congés (sauf dérogations particulières justifiées par des contraintes géographiques). Si le congé est inférieur ou égal à 2 semaines (soit 12 jours ouvrables), il doit être pris de façon continue.

Enfant à charge

Quelle que soit leur ancienneté, les jeunes salariés âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de deux jours de congés supplémentaires par enfant à charge de moins de 15 ans (au 30 avril de l'année en cours).
Sont considérés comment enfant à charge sans condition d'âge les enfants handicapés vivant au foyer.
Si le congé légal ne dépasse pas six jours, ce congé est réduit à un jour par enfant.

Quand le salarié est âgé de plus de 21 ans, le cumul des jours de congés ne peut pas dépasser la durée maximale du congé annuel.

Période de référence

La période de référence pour le calcul des congés va du 1er juin précédent au 31 mai de l'année en cours. Toutefois, un accord de branche, un accord d'entreprise ou un accord d'établissement peut prévoir une période de référence différente. En outre, pour les entreprises qui doivent s'affilier à une caisse de congés payés (comme dans le BTP par exemple), la période de référence va du 1er avril au 31 mars.

Obligation légale

L'employeur ne peut pas priver le salarié de congés payés. A contrario, celui-ci est en principe obligé de les prendre avant leur « date limite » de prise de congés, sous peine de les perdre.
En revanche, la rémunération d'un travail chez un autre employeur pendant sa période de congés est strictement interdite : il constitue même un motif sérieux et réel de licenciement.

Prise des congés

Période

La période de prise des congés payés applicable dans l'entreprise est fixée par une convention collective ou un accord collectif ou, à défaut, par l'employeur. Ce dernier doit alors se référer aux usages et consulter préalablement les délégués du personnel et le comité d'entreprise. Cette période doit dans tous les cas inclure la période légale de prise de congés qui court du 1er mai au 31 octobre. L'employeur doit informer les salariés des dates applicables au moins 2 mois avant la date d'ouverture de la période de prise de congés.

Ordre des départs

Les dates et l'ordre des départs en congés relèvent du choix de l'employeur. Mais ce dernier peut naturellement requérir les souhaits de ses salariés.

Les jours sont communiqués à chaque salarié et font l'objet d'un affichage dans les locaux où travaillent les salariés au moins un mois à l'avance.

Au moment de fixer l'ordre des départs en congés, l'employeur tient compte de divers critères. Le Code du travail (article L. 3141-16 b)) lui impose de prendre en compte :

  • la situation de famille des bénéficiaires (qui comprend les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un Pacs ainsi que la présence au foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie),
  • leur ancienneté,
  • le cas échéant, leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Mais l'employeur peut aussi retenir d'autres facteurs tels que les dates choisies par le salarié l'année dernière ou les périodes de vacances scolaires.

Modification des dates

Après avoir fixé les dates et l'ordre des départs en congés, l'employeur peut toujours les modifier mais il doit respecter les conditions éventuellement prévues par un accord d'entreprise ou la convention collective. Ces textes peuvent notamment prévoir une indemnisation du salarié dont les dates de vacances sont modifiées (via le versement d'une prime par exemple) ou une attribution de jours de congés supplémentaires.
A défaut de règles spécifiquement prévues dans l'un de ces textes, l'employeur ne peut plus modifier l'ordre et les dates de départ si la date prévue pour partir en congé intervient dans moins d'un mois (article L. 3141-16 du Code du travail). Une modification moins d'un mois avant la date de départ reste toutefois possible en cas de circonstances exceptionnelles (décès d'un collègue, commande imprévue...), mais le salarié doit dans ce cas être dédommagé pour ses frais de voyage.

Dans un souci de preuve, l'employeur doit informer le salarié par écrit.

Demande

Il appartient donc à l'employeur de fixer les dates de départ en congés de ses salariés. Mais le salarié peut préalablement lui proposer ses dates de vacances. L'employeur peut alors accepter ou refuser son souhait, en arbitrant notamment avec les demandes de dates émises par les autres salariés de l'entreprise. Pour connaitre les formalités et la procédure à suivre, voir comment poser ses congés payés.

Pour formaliser sa demande de congés, le salarié peut se servir de notre exemple gratuit de demande de congés payés.

Salaire

La rémunération du salarié doit être maintenue pendant sa période de congés payés. Il ne peut donc pas subir de retenue sur salaire en raison de son absence de l'entreprise.

Congés non pris

Aucune disposition légale n'empêche le salarié de continuer à travailler au sein de l'entreprise. Mais il percevra alors sa rémunération habituelle, sans indemnité supplémentaire en compensation.

En conséquence : les jours de congés non-pris avant le 31 mai ne peuvent en principe être reportés sur l'année suivante et sont ainsi irrémédiablement perdus. Des exceptions existent toutefois : voir Congés payés non-pris : jours perdus ou reportés.

Congés anticipés

Un salarié peut parfois demander à son employeur de prendre des congés anticipés, c'est-à-dire des jours pris avant la période de prise de congés normalement applicable, qui débute le plus souvent le 1er juin.

Le salarié qui souhaite prendre un congé par anticipation doit obtenir l'accord de son employeur. Si ce dernier accepte, les jours pris seront déduits lorsque commencera la prochaine période de référence.

Toutefois, en cas d'embauche la première année, le salarié a droit aux congés anticipés : il peut donc les prendre avant l'expiration de leur période d'acquisition.

Non-respect des dates et sanction

En revanche, un salarié ne peut pas imposer à l'employeur ses propres dates de congés en ne respectant pas celles préalablement fixées. Un salarié qui partirait plus tôt ou rentrerait plus tard de vacances risque donc une sanction disciplinaire, qui peut même aller jusqu'au licenciement pour absence injustifiée. Pour que cette sanction soit valable, il faut néanmoins que l'employeur ait bien respecté ses obligations en matière d'information des salariés sur la période de prise de congé ainsi que l'ordre et les dates de départ.

Embauche et première année

En matière de congés anticipés, la loi travail de 2016 a assoupli les règles en prévoyant que les congés payés peuvent être pris dès l'embauche (article L. 3141-12 du Code du travail). Avant cette loi, un salarié embauché pouvait parfois attendre un an avant de pouvoir prendre ses congés si l'employeur refusait de lui accorder des congés anticipés. Désormais, il peut prendre les congés qu'il a acquis sans avoir à attendre la fin de la période d'acquisition des congés (fixée généralement du 1er juin au 31 mai).

Congés imposés

Une entreprise a la possibilité d'imposer à ses salariés de prendre leurs congés. En pratique, c'est souvent le cas lorsque l'entreprise fait face à une baisse de son activité. Mais l'employeur qui souhaite contraindre un salarié à prendre un congé doit respecter les règles du Code du travail. Pour les connaitre, voir les conditions applicables aux congés payés imposés par l'employeur.

Acquisition

A l'exception des jours fériés chômés, les périodes d'absence ne sont pas comptabilisées dans le temps de travail ouvrant droit aux congés payés, même s'il s'agit d'absences pour maladie, chômage partiel ou grève.

En revanche, sont comptabilisés : le temps de formation, tous les congés payés (y compris ceux pour événement familial), les absences pour maladie professionnelle ou accident du travail, les repos compensateurs, le congé-maternité ou le congé d'adoption, ainsi que les jours d'absence consécutifs à un accident de trajet domicile-lieu de travail (Cour de cassation, 3 juillet 2012).
Les congés maladie de courte durée (moins de quatre semaines) ne sont pas comptabilisés dans le temps de travail mais ne changent rien au résultat final puisqu'on décompte alors par période de 4 semaines. Exemple : un salarié absent 4 semaines a droit à 30 jours comme un salarié qui n'a jamais été malade. Au-delà d'un mois, les congés maladie impactent la durée des congés payés, mais de nombreuses conventions collectives prévoient des dispositions plus favorables.

Maladie pendant le congé

Si un salarié est malade pendant son congé, il n'a droit à aucun jour supplémentaire. La même règle est appliquée en cas de congé-maternité pendant cette période.

En revanche, les jours de maladie intervenant pendant les congés ne seront pas comptabilisés dans le temps de travail.
M. Martin bénéficie de 15 jours d'arrêt-maladie avant de reprendre son travail. Il « perdra » 15 jours de travail effectif pour le calcul de ses futurs congés.

Quand le salarié tombe malade avant son premier jour de congé, il aura droit aux jours de congé qu'il n'a pas pu prendre du fait de sa maladie s'il reprend son travail avant la fin légale de la période de congés payés, c'est-à-dire le 31 octobre, Et l'employeur peut même lui imposer de les prendre avant le 31 octobre.
Exemple : M. Martin tombe malade le vendredi 27 juin, avec un arrêt de travail de sept jours. Son congé de trois semaines débute le lundi 30 juin. A son retour, le lundi 21 juillet, il aura droit encore à sept jours de congé supplémentaire.
Si le salarié reprend le travail après le 31 octobre, la durée de maladie est « perdue » pour lui. Il n'aura droit à aucun jour supplémentaire.

Le salarié qui tombe malade avant le premier jour de ses congés payés a toutefois le droit, selon la Cour de justice européenne, de reporter la période de congés. Voir : Salarié malade et congés payés

Décompte

Le décompte des congés se calcule en « jours ouvrables » et inclut donc le samedi. Mais le premier jour de congé ne compte pas si le salarié ne travaille pas dans l'entreprise ce jour-là.
M. Martin part en congé le vendredi soir pour revenir le mercredi de la semaine suivante. Le premier samedi ne compte pas. Il prend donc deux jours officiels de congé pour quatre jours de repos. M. Dupont part le jeudi soir pour revenir le mardi de la semaine suivante. le premier samedi compte. Il prend donc trois jours officiels de congé pour quatre jours de repos.

Les jours fériés chômés ne comptent pas dans la durée des congés. Mais les journées de « ponts » sont comptabilisées, même si l'entreprise est fermée ces jours-là. Tout comme les jours fériés pendant lesquels l'établissement est ouvert.

Depuis 2014, les salariés ont la possibilité de transmettre leurs jours de congés payés à un autre salarié dont l'enfant est malade ou handicapé. Pour en savoir plus, voir comment donner ses jours de congés à un collègue.

Préavis

Un salarié peut-il prendre des congés payés pendant un préavis de licenciement ou de démission ? Deux situations doivent ici être distinguées.

Si le préavis commence alors que les dates de congés ont été préalablement fixées par l'employeur, le préavis est suspendu pendant cette période de congés. Exemple en cas de licenciement : lorsque la date des congés a été fixée avant sa notification au salarié (date de départ du délai de préavis), le préavis sera temporairement suspendu pendant son absence.
A l'inverse, si le préavis débute avant la fixation des dates de congés payés, la prise de congé ne peut être imposée ni par le salarié ni par l'employeur. Elle ne peut alors être fixée que d'un commun accord entre eux. Dans le même sens, le report du préavis du fait de l'éventuelle prise de congé ne peut être décidé que d'un commun accord.

CDD

Le salarié en CDD acquiert ses jours de congés payés dans les mêmes conditions qu'un salarié en CDI, soit 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur.
Si le salarié en CDD ne prend pas les jours de congés qu'il a acquis, il a droit à une indemnité de congés payés que l'employeur doit lui verser à la fin de son contrat de travail.

Temps partiel

Un salarié à temps partiel bénéficie des mêmes droits qu'un salarié à temps complet. Il acquiert donc 2,5 jours ouvrables par mois de travail.

Pour décompter le nombre de jours de congés pris par le salarié à temps partiel, il faut fixer comme point de départ le premier jour d'absence où le salarié aurait normalement dû travailler. Ensuite, on ajoute les jours (jours ouvrables ou jours ouvrés) compris entre cette date et le jour de la reprise du travail.

Démission ou licenciement

Un salarié qui n'a pas pris tous les jours de congés payés qu'il a acquis à la date de son départ de l'entreprise a droit à une indemnité versée par l'employeur. Voir ainsi comment calculer l'indemnité compensatrice de congés payés.

Titres restaurant

Le salarié en congés payés ne peut pas réclamer des tickets restaurant correspondant à ses jours d'absence. L'employeur a le droit de suspendre leur versement pour les jours correspondant aux congés pris par le salarié.

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