Poser ses congés payés : comment poser ses jours

La procédure à respecter par le salarié qui souhaite poser ses jours de congés pour partir en vacances.

Est-ce à l'employeur ou au salarié de fixer les dates de congés ?

Tout d'abord, sachez que, sauf stipulations particulières de la convention collective, d'un accord collectif ou existence d'un usage d'entreprise, il appartient à l'employeur de décider des dates de congés de ses salariés. La loi lui laisse une importante liberté en la matière. Mais les salariés ont bien entendu le droit de lui soumettre leurs propositions. En pratique, les salariés adressent le plus souvent leur souhait à l'employeur qui arbitre ensuite entre les différentes demandes afin de fixer l'ordre des départs en congés.

Cet ordre est alors fixé par l'employeur de façon unilatérale. L'employeur doit tenir compte des critères de choix fixés par l'article L. 3141-16 du Code du travail, tels que la situation familiale ou l'ancienneté du salarié. Les collègues mariés ou pacsés qui travaillent dans la même entreprise ont dans tous les cas droit à un congé simultané (droit prévu par l'article L. 3141-14 du Code du travail).

Quelles sont les formalités de demande de jours de congés ?

Le Code du travail ne précise pas la procédure à suivre pour poser ses jours de congés payés. Il appartient dans tous les cas au salarié qui souhaite poser ses jours d'adresser sa demande à l'employeur, ce dernier pouvant ensuite l'accepter ou la refuser.

En pratique, beaucoup d'entreprises mettent en place une procédure interne pour que les salariés puissent poser leurs jours. Elles peuvent par exemple avoir recours à un logiciel interne ou éditer un formulaire de congés payés à remplir par le salarié sur lequel l'employeur formulera ensuite sa décision d'accorder ou de refuser les dates proposées.

En l'absence de procédure spécifique, le salarié doit adresser une lettre de demande de congés payés (voir notre modèle) à sa direction ou à son service RH, ce courrier mentionnant les dates d'absence souhaitées.

Dans certaines entreprises, les jours de congés payés sont même fixés oralement par l'employeur. Mais cette absence de formalités constitue un risque pour le salarié : si ce dernier part sans l'autorisation de son employeur, son absence peut être considérée comme un abandon de poste... d'où l'intérêt de formaliser l'accord de l'employeur. La formalisation de l'accord par un écrit permet en outre d'éviter les confusions et les éventuels litiges sur les dates exactes de départ et de retour de congés.

Quel est le délai de prévenance pour prendre ses congés ?

Il n'existe pas non plus de délai légal de prévenance du salarié ni de délai légal de réponse pour l'employeur. Le Code du travail précise simplement que l'ordre et les dates de départ fixés par l'employeur ne peuvent pas être modifiés dans un délai fixé par accord d'entreprise ou de branche, ou à défaut, dans le délai d'un mois avant la date prévue du départ.

Pour connaître les règles applicables en matière de délais, il convient donc, là aussi, de se référer à l'usage en cours dans l'entreprise en matière de prise de congés. Naturellement, adresser votre demande de congés le plus en amont possible vous permettra dans tous les cas d'augmenter vos chances d'obtenir une réponse positive de votre employeur...