Comptabilité en copropriété

Question

Bonjour, 

Nous avons décidé de devenir syndic bénévole dans notre copropriété suite à de nombreux problèmes avec 2 syndics différents. 

Notre copropriete n'a pas vraiment besoin de l'aide d'un professionnel. Toutefois, nous aurions besoin de quelques précisions.
En effet, notre ancien syndic, dont je ne donnerai pas le nom, nous a jamais expliqué certains points importants en comptabilité, d'où notre souhait de ne peut pas les garder. Nous souhaitons faire un bilan et vérifier que tout soit en ordre pour reprendre les comptes correctement. 

Lors de la dernière convocation, le syndic nous a adressé des annexes comptables, et, bien qu'ayant cherché des réponses sur le net, je ne parviens pas à trouver les réponses à mes interrogations.

En effet, il existe, sur l'annexe comptable numero 1, divers montants, répartis sur différents comptes. 

SITUATION FINANCIERE ET TRESORERIE :
Comptes 50 = fonds placés
Comptes 51 = compte courant 

PROVISIONS ET AVANCES :
Avances de trésorerie : 
Avances travaux :
Autres avances :
Fonds travaux  :

Pouvez vous m'expliquer exactement à quoi correspond chacun de ses comptes ? Quelle différence entre avances de trésorerie et fonds placés, et ou est trouve le fond ALUR obligatoire la dedans ? 

Je vous remercie de bien vouloir m'éclairer.


Jean Luc.

andre78fr · Answer

Si vous voulez vraiment comprendre la comptabilité des copropriétés vous devriez acheter un livre, c'est pas si simple ou intuitif que ça !

A gauche de l'annexe 1 ; l'actif ou emploi des fonds, ce qui est en banque, ce que les copropriétaires doivent encore payer... 
A droite de l'annexe 1 ; le passif ou les ressources, en haut les fonds propres, ce sont des sommes "décidées", l'équivalent du capital social d'une SARL, et en bas les dettes (fournisseurs à payer). Les fonds propres sont ventilés entre les provisions pour travaux (décidé), l'avance de trésorerie (prévue dans le règlement ou décidées), les autres avances puis le fonds travaux obligatoire (loi ALUR) est sur la ligne 105. Enfin le solde des travaux en attente.

marc · Answer

bonjour,       Combien de lots dans cette copropriété ?

attention : on ne peut plus monter un syndic bénévole comme avant, il faut que ce soit sous forme d'association.   Rapprochez vous de la "maison des associations" de votre ville pour vous renseigner.

Il faut bien comprendre qu'un syndic ne finance rien avec son propre argent, et qu'il doit avoir une réserve de sécurité pour les réparations urgentes qui peuvent se présenter.  

Il faut voir aussi ce qu'il y a à gérer :   chauffage collectif ?  eau chaude collective ?  eau de la ville avec compteur général et compteurs divisionnaires ?          
Reste ensuite, l'électricité des communs, le ménage avec entreprise de nettoyage, l'assurance de l'immeuble, l'assurance de l'association qui tient lieu de syndic, sortie des poubelles par l'entreprise de nettoyage dans certains cas, entretien courant.

Il faut espérer qu'il n'y a pas de mauvais payeur.

rambouillet41 · Answer

Bonjour,

Marc :
on ne peut plus monter un syndic bénévole comme avant, il faut que ce soit sous forme d'association. 
Où avez vous été cherché cette bêtise ??????......

Jean-Luc :
1 )- Quelle est clairement la différence entre "FONDS PLACES" et " AVANCES DE TRESORERIE" ? Car ces 2 comptes ont le même intérêt, celui d'indiquer les fonds disponibles et de ne pas y toucher ???

Fonds placés : ce sont les résultats très voisins des relevés bancaires : au 50 les comptes bancaires qui sont rémunérés (livret A ou autres comptes à termes) et au 512 : le compte bancaire courant. Je dis très voisins car en fin d'exercice, la banque ou les fournisseurs n'ont pas forcément enregistrés leurs chèques envoyés par le syndicat.
Avances de trésorerie : ce sont des "avances" que les copros ont "prêté" au syndicat pour absorber des à coups de trésorerie, comme une assurance payer annuellement, ou une citerne de fioul, etc.... Ces avances sont en général (mais pas forcément) incluses dans le compte 512.

2) Imaginons qu'en haut a gauche de l'annexe 1, nous avons :FONDS PLACES : 2000 euros.COMPTE COURANT : 5000 eurosEt en haut a droite :AVANCE DE TRESORERIE : 1000 EUROS105: FONDS TRAVAUX : 4500 euros

La case en haut à gauche et celle en haut à droite ne s'additionnent pas, elles peuvent s'expliquer entre elles avec le grand livre... 

Si le 105 est plus fort que le 50, cela signifie que le syndic n'a pas fait son boulot, il doit placer les fonds Alur sur un compte rémunéré donc un des comptes 50 (livret A ou comptes à terme). Pour l'avance de trésorerie 1000€, elle se trouve normalement dans le compte courant 512. Et en sus dans ce 512 soit le solde de l'exercice est positif soit des fournisseurs n'ont pas été payés encore (ou ils n'ont pas encaissé leurs chèques). Mais attention là aussi il peut y avoir des exceptions et j'en cite une : fin d'exercice le 31/12/N, mais le syndicat a pu encaisser les virements de charges du 01/01/N+1...

Etc.... donc pas toujours facile de répondre à toutes les questions techniques sans avoir entre les mains le grand livre..... Cette annexe 1, sans le GL, n'est pas toujours explicable.... 

Le document le plus important est le grand livre (à mon avis...)

andre78fr · Answer

J'approuve pleinement cette réponse !

Une entreprise fonctionne sur le même principe, j'apporte 10 000 € de capital social que je dépose sur un compte courant ; mon bilan présente 10 k€ à l'actif et autant au passif.
J'utilise 4 k€ pour acheter des machines, 3 k€ pour acheter des stocks ; il n'y a plus que 3 k€ sur le compte bancaire mais le capital social ne bouge pas et reste à 10 k€... mais on n'additionne pas pour avoir 20 k€, ça serait trop beau !!!

Utilisateur anonyme · Answer

Bonjour,
Le compte courant et l'avance de trésorerie ont le même objectif : faire face aux dépenses courantes de la copropriété.
Si des réparations urgentes sont nécessaires et que la trésorerie le permet, vous payez avec le compte courant.
Si des travaux importants et hors budget courant sont nécessaires, il faut faire voter en AG un montant spécifique sur la base de devis, les appels de fonds correspondants et leur date(s), et si le fonds Alur serait utilisé ou pas;
Le fonds travaux Alur c'est une "cagnotte" qui se constitue au fil des années pour au moins 5% du budget courant, et ne peut être utilisé que pour faire des travaux.
Ne pas confondre "travaux" et "réparations"

PS : il n'y a pas que la comptabilité à apprendre pour être syndic bénévole... achetez un bouquin, et/ou adhérez à une association qui propose des formations !

rambouillet41 · Answer

Vos questions montrent qu'il fut vous informer sur le fonctionnement d'une copropriété :
1) Est ce que le budget voté vient impacter la somme du compte courant dès qu'il est voté ? exemple :Compte courant : 25 000 eurosBudget voté : 15 000 euros.Le compte courant se retrouve t-il à 10 000 euros des lors que le budget est voté ? Ou bien le compte courant diminue t-il en TANT REEL, c'est à dire au fur et à mesure des opérations et travaux passés ?
Budget voté et compte courant n'ont rien à voir. De plus quand vous vous posez cette question, est ce à l'instant T ou en fin d'exercice.
Sachez que le budget voté et quelque soit les sommes sur le compte courant, vous devez appeler le montant voté (15000 €) suivant les modalités fixées par l'AG et sinon en 4 fois le 1er jour civil de chaque trimestre.
Le compte courant sert à payer les fournisseurs....  

2)Ce que je ne comprends pas bien, c'est pourquoi les sommes de '" l'avance de trésorerie" (qui peuvent représenter 80% du compte courant) sont destinées à ne PAS être placées sur un compte épargne, mais juste à s'aditionner avec le compte courant, alors que le fonds alur, quant à lui, s'il devient important, doit être placé sur le compte épargne ?
Un syndic pro ne place jamais l'avance de trésorerie sur un compte rémunéré car la gestion en serait trop difficile, surtout avec une cinquantaine de syndicats. Mais un syndic non pro peut le faire rien ne l'interdit. Il faut aussi que vous sachiez que cette avance de peut pas dépasser 1/6 du budget voté.

3)Enfin, que faut-il regarder pour savoir si la copropriété est en mesure de payer des travaux ?Les travaux hors budget doivent il être ponctionnés sur le compte alur ou le compte courant ? Ou bien même sur l'avance de trésorerie ? Imaginons un imprévu, 2500 euros de réparation du portail automatique ???
Tout dépend de c e que vous appelez "travaux" :

 si ce sont des travaux courants, le budget le prévoit et les fonds rentrant au fur et à mesure (1xtrimestre), les factures sont payées au fur et à mesure. Un budget bien pensé, doit prévoir une somme pour pallier les imprévus (votre portail) au compte 615 dans le budget.
 pour les travaux exceptionnels (peinture d'un escalier), leur financement fait appel à une décision d'AG et les fonds appelés exprès pour cela suivant un calendrier voté par l'AG. Le syndic ne peut donner l'ordre de service que quand tous ces fonds spéciaux/exceptionnels sont rentrés. 

Donc pour votre portail, 
soit la somme est prévue dans les imprévus de votre budget et dans ce cas vous payez avec le compte courant
soit la somme n'est pas prévue dans le budget, dans ce cas la réparation attend jusqu'à l'AG où vous voterez des fonds exceptionnels pour y pallier
soit vous faites une AG spéciale sur ce point et vous appelez les fonds et ensuite vous donnez l'OS et vous paierez avec le compte courant.

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