Recuperation charges

Bonjour,
Nous avons signé un bail de location avec charges estimées (provision pour charges). En fin d'année, ou dès que disponible suivant réception des comptes du syndic, nous faisons un état avec les charges payées et les charges réelles, et nous remboursons le locataire ou nous lui demandons un complément. Le locataire est parti avant que nous recevions le décompte du syndic, et il ne nous rembourse pas la somme en question. Est-il en droit de le faire ou devons nous insister pour récupérer ce dû? si oui comment devons nous faire ? (l'envoi avait été fait par mail, une lettre recommandée avec ar s'impose peut etre .....) merci de votre aide