Solde de tout compte - calcul, reçu et délais

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"DF : Solde de tout compte"

[SOLDE DE TOUT COMPTE] Ce qu'il faut savoir sur le solde de tout compte et la signature du reçu de solde de tout compte par le salarié à la fin de son contrat de travail, CDD ou CDI. Calcul du solde et délais de contestation. Modèle et exemple.


Définition

Le solde de tout compte est un document qui précise, liste et détaille toutes les sommes versées au salarié au moment de la rupture de son contrat (art. L1234-20 du Code du travail). Etabli par l'employeur, il est remis au salarié contre reçu (le reçu pour solde de tout compte).

Le solde de tout compte dresse ainsi la liste des différents éléments de la rémunération et des indemnités payées au salarié lors de son départ de l'entreprise. Il doit être remis au salarié aussi bien en cas de licenciement qu'en cas de fin de CDD, de CDI, de rupture conventionnelle, de démission, de départ à la retraite, etc. Et cela quels que soient la nature et le motif de la rupture du contrat de travail.

Pour que ce reçu pour solde de tout compte ait une valeur juridique, certaines obligations doivent être respectées par l'employeur.

Obligations

Le solde de tout compte est remis par l'employeur lors de la rupture du contrat de travail, quelle que soit la forme de cette rupture (et y compris lorsqu'elle intervient pendant la période d'essai).

Juridiquement, le solde de tout compte présente surtout un intérêt pour l'employeur.

  • S'il ne remet pas ce document au salarié contre reçu, ce dernier peut contester le montant des sommes versées au moment de son départ de l'entreprise dans un délai de deux ans.
  • A contrario, si le salarié signe le reçu du solde de tout compte sans formuler de réserve, son délai pour contester le montant des sommes mentionnées est réduit à 6 mois.

Contenu

Le solde de tout compte détaille les sommes versées au moment de la rupture du contrat, comme le salaire dû jusqu'au dernier jour du contrat de travail, les heures supplémentaires non récupérées, les indemnités de licenciement, le prorata d'un éventuel 13e mois, les congés payés restants, les éventuelles primes, etc.

Pour avoir un effet libératoire pour l'employeur, le solde de tout compte doit précisément lister toutes les sommes versées au salarié, et non juste comporter une mention de portée générale prévoyant par exemple que l'employeur s'est simplement acquitté des sommes dues au salarié. L'employeur ne peut pas, par exemple, se contenter d'indiquer une somme globale dans le reçu pour solde de tout compte et de renvoyer à la fiche de paie annexée au reçu pour le détail des sommes versées au salarié (arrêt n°16-16617 de la Cour de Cassation rendu le 14 février 2018).

En cas d'oubli d'une somme due au salarié, la Cour de Cassation (arrêt n° 12-24985 du 8 décembre 2013) considère que le solde de tout compte n'a d'effet libératoire que pour les sommes mentionnées sur le document, et cela même si le reçu prévoit que le salarié reconnait que tout compte avec son employeur se trouve « entièrement et définitivement apuré et réglé ». Ce type de mention n'empêche donc pas le salarié d'agir pour réclamer d'autres sommes ne figurant pas sur le reçu.

Formalités

Le solde de tout compte est remis au salarié par l'employeur soit en mains propres, soit par lettre recommandée avec accusé de réception.

Mais le solde de tout compte est quérable et non portable : l'employeur n'a pas l'obligation d'adresser le solde de tout compte au domicile du salarié. Il peut donc, par exemple, simplement informer le salarié qu'il peut venir chercher le document.

Pour être valable, le reçu pour solde de tout compte doit comporter la mention "pour solde de tout compte" écrite à la main par le salarié, suivie de sa signature. Il doit obligatoirement être établi en deux exemplaires : l'un est remis au salarié, l'autre est conservé par l'employeur.

Date

Comme le certificat de travail et l'attestation Pôle emploi, le reçu pour solde de tout compte est l'un des documents remis au salarié à la fin de son contrat de travail. Il doit impérativement être remis à l'expiration du contrat de travail du salarié, et non avant la fin de celui-ci. Mais si le salarié est dispensé de préavis, le reçu pour solde de tout compte peut lui être remis le jour où le salarié quitte physiquement l'entreprise, sans avoir à attendre l'expiration du délai de préavis.

La date de signature du reçu pour solde de tout compte doit figurer sur le document. En revanche, peu importe que cette date soit inscrite ou non par le salarié de sa main : la date est valable dès lors qu'elle est certaine (arrêt n° 17-27600 rendu par la chambre sociale de la Cour de Cassation le 20 février 2019).

Retard

En pratique, il arrive que l'entreprise tarde à remettre le solde de tout compte. Dans cette situation, le salarié peut adresser un courrier en recommandé avec demande d'avis de réception à l'employeur afin que ce dernier exécute son obligation. Si le retard persiste, il peut agir devant le conseil de prud'hommes qui pourra contraindre l'employeur à remettre le reçu en prononçant éventuellement une pénalité par jour de retard.

Contestation

Le montant figurant sur le document remis par l'employeur peut ne pas correspondre au montant calculé de son côté par le salarié. Lorsque ce dernier estime que l'employeur a fait une erreur dans le calcul du solde de tout compte ou que des sommes ont été oubliées, il peut contester les montants qui y figurent.

Délais

Les délais pour contester un reçu pour solde de tout compte varient selon que le salarié a signé ou non le document.

  • S'il l'a signé, le document devient libératoire pour l'employeur pour les sommes mentionnées au bout d'un délai de 6 mois.
  • S'il n'a pas signé le reçu pour solde de tout compte, le délai pour contester devant les Prud'hommes est de :
    • 1 an pour les sommes liées à la rupture du contrat (indemnité de licenciement, indemnité de préavis, etc.)
    • 2 ans pour les sommes liées au contrat de travail (heures supplémentaires, etc.)
    • 3 ans pour les salaires non versées.

Réserves

Au moment de signer le reçu, le salarié peut formuler des réserves lorsqu'il estime que le montant de tout ou partie des sommes figurant sur l'inventaire est inexact. Pour ce faire, il doit mentionner ses réserves sur le document, en apposant la mention "avec réserves" par exemple.

Cette précaution a des conséquences importantes sur le plan juridique puisque le reçu sera dès lors privé de tout effet libératoire pour l'employeur.

Signature

Le reçu pour solde de tout compte signé sans réserves par le salarié peut toujours être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature.

En revanche, la signature du reçu pour solde de tout compte n'empêche pas le salarié de contester son licenciement devant le tribunal par la suite. Le salarié peut donc parfaitement intenter une action devant les prud'hommes contre son employeur sans que la signature du reçu ne puisse lui être opposée.

Refus de signer

L'employeur ne peut pas conditionner le versement des sommes dues à la signature du reçu pour solde de tout compte. Par conséquent, un salarié qui refuse de signer le reçu doit tout de même percevoir les sommes qui y sont inscrites.

Dans le même sens, un employeur ne peut pas se prévaloir d'un reçu pour solde de tout compte non-signé par le salarié pour prouver qu'il lui a bien versé les sommes dues. L'employeur doit alors prouver le paiement par un autre moyen (arrêt n° 18-12792 rendu par la chambre sociale de la Cour de Cassation le 27 mars 2019).

Comment dénoncer

La réglementation (article D1234-8 du Code du travail) impose au salarié de dénoncer le reçu pour solde de tout compte par lettre recommandée. Le courrier doit mentionner les raisons précises de la contestation. Vous pouvez vous aider de notre modèle de courrier de contestation de solde de tout compte pour accomplir vos démarches.

Si l'employeur refuse de vous verser les sommes litigieuses après avoir reçu votre demande, le salarié peut agir aux prud'hommes.

Trop perçu

Il peut aussi arriver qu'un employeur verse une somme supérieure au montant réellement dû au salarié. Dans ce cas là, l'employeur dispose d'un délai de trois ans pour réclamer les sommes versées en trop. Pour en savoir plus, voir les règles applicables au trop-perçu de salaire.

Modèle de solde de tout compte

Exemple

Le reçu pour solde de tout compte doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour être libératoire. Il doit donc être rédigé avec précaution. Pour avoir un exemple de reçu pour solde de tout compte à faire signer au salarié, l'employeur peut s'aider de notre modèle gratuit de reçu pour solde de tout compte.

Cesu

Si vous avez eu recours au Cesu (en cas d'embauche d'une assistante maternelle par exemple), vous pouvez utiliser un formulaire mis en ligne par l'Urssaf.
Télécharger le formulaire de reçu pour solde de tout compte Cesu.

Réalisé en collaboration avec des professionnels du droit et de la finance, sous la direction d'Éric Roig, diplômé d'HEC
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