L'état des lieux d'entrée et de sortie (location)

[ETAT DES LIEUX] L'état des lieux doit être établi avec vigilance lors d'une location. Comment bien remplir l'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie. Les droits et obligations du locataire et du bailleur.

Qu'est-ce qu'un état des lieux ?

L'état des lieux est un document écrit décrivant en détail l'état du logement donné en location et de ses équipements, pièce par pièce, à l'entrée dans le logement et à la sortie. Il est établi et signé par le locataire et le bailleur ou son représentant. Lors d'une location, les parties doivent établir ensemble deux documents : l'état des lieux d'entrée (en début de bail) et l'état des lieux de sortie (en fin de bail avant la remise des clefs) afin de pouvoir les comparer. Cette comparaison des deux états des lieux permet de vérifier que, pendant la durée de l'occupation du logement, le locataire a bien rempli les obligations qui étaient les siennes en matière de réparations et d'entretien.

Comme le précise l'article 1730 du Code civil, « s'il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le preneur, celui-ci doit rendre la chose telle qu'il l'a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure ». Conformément à cet article de loi, le bailleur peut se fonder sur les informations inscrites dans l'état des lieux de sortie pour prélever sur le dépôt de garantie le coût des travaux de réparation ou d'entretien que le locataire aurait dû prendre en charge.

Où trouver un formulaire d'état des lieux gratuit ?

Un modèle d'état des lieux gratuit peut être utile pour le bailleur qui souhaite louer un logement sans passer par un professionnel de l'immobilier. Pour rédiger vos états des lieux d'entrée et de sortie, vous pouvez télécharger gratuitement un modèle en ligne puis l'imprimer et le remplir avec le locataire. Ce modèle d'état des lieux gratuit est directement téléchargeable via le bouton suivant. Ce formulaire reprend les éléments essentiels d'un état des lieux et permet de décrire avec précision l'état du logement à l'entrée comme à la sortie de la location.

Télécharger un modèle d'état des lieux

Quelles sont les mentions obligatoires d'un état des lieux ?

Les états des lieux d'entrée et de sortie doivent au minimum comporter les informations prévues par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (pris en application de la loi Alur). Parmi ces mentions obligatoires figure notamment la description de l'état, pièce par pièce, des sols, des murs, des plafonds, des équipements et des éléments du logement. L'état des lieux doit aussi comprendre l'inventaire de toutes les clés permettant d'accéder au logement ainsi que, le cas échéant, les relevés des compteurs d'eau, de gaz ou d'électricité. L'état des lieux de sortie doit en outre comporter l'adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire.

Sur quelle forme établir l'état des lieux ?

Les états des lieux d'entrée et de sortie peuvent être réalisés sur le même document ou sur deux documents distincts. Mais mieux vaut opter pour deux formulaires d'état des lieux à la présentation similaire afin de faciliter la comparaison entre les renseignements inscrits à l'entrée et à la sortie. L'état des lieux est généralement établi sur support papier, mais il peut également prendre une forme électronique.

En combien d'exemplaires rédiger l'état des lieux ?

L'état des lieux doit être daté et signé en autant d'exemplaires que de personnes intéressées au contrat (locataire, propriétaire, mais aussi caution éventuelle). Mais un état des lieux établi en un seul exemplaire reste valable s'il a été établi contradictoirement : d'après la Cour de cassation, il ne s'agit pas d'une convention réciproque mais d'un simple constat d'une situation de fait (arrêt n°01-00938 de la 3e chambre civile du 23 mai 2002). Dès lors, le fait d'établir un seul original de l'état des lieux ne lui retire pas sa valeur probante.

Comment remplir un état des lieux d'entrée ?

Avant la remise des clés, l'état des lieux d'entrée est une étape importante dans une location. S'il néglige cette formalité, le locataire s'expose au risque de payer sur son dépôt de garantie le coût des travaux de réparation ou d'entretien pour des vices existant pourtant avant son entrée dans les lieux, mais non mentionnés dans l'état des lieux. Voici les principales précautions à prendre avant de signer ce document.

Avant l'état des lieux

Avant de prendre rendez-vous, vérifiez que l'électricité est bien présente dans le logement au moment de l'état des lieux. Un état des lieux effectué le soir avec un mauvais éclairage est propice à des oublis et à des défauts non-signalés. L'alimentation en électricité vous permettra également de vérifier le bon fonctionnement des éventuels appareils électriques (radiateurs, réfrigérateur, plaques chauffantes, etc.) et de faciliter le relevé du compteur électrique.

Dans le même sens, assurez-vous que l'eau et le gaz sont fournis dans le logement. Vous pourrez ainsi tester le fonctionnement de la robinetterie, de la douche, et de tout appareil fonctionnant au gaz (chaudière, plaques de cuisson, etc.).

Pendant l'état des lieux

L'état des lieux doit analyser le logement pièce par pièce (entrée, séjour, cuisine, salle de bain...). Les équipements doivent également être décrits en détail. Il convient aussi de vérifier l'état des sols, des murs et des plafonds en mentionnant tout type de défaut (traces, fissures, peinture qui s'effrite, etc.).

Il faut aussi être particulièrement vigilant sur l'état des vitres, des revêtements, des fenêtres, des volets, des portes, des poignées, des serrures... Pensez également à ouvrir tous les placards et tiroirs. N'hésitez pas non plus à tester le fonctionnement des prises et des appareils électriques, et notamment des radiateurs (si chauffage électrique), du frigo ou des plaques électriques. S'il n'y a pas encore d'électricité dans l'appartement au moment de l'état des lieux, alors mieux vaut formuler expressément des réserves sur le fonctionnement de ces appareils. Notez les ampoules éventuellement absentes.

Globalement, les mentions figurant sur l'état des lieux doivent être aussi précises que possible. Les termes trop généraux (« bon état, état correct, etc.) doivent donc être évités. N'oubliez pas non plus de relever les compteurs d'eau, d'électricité et de gaz. De manière générale : n'hésitez pas à prendre votre temps ! Certains propriétaires ou agences ont malheureusement tendance à bâcler l'état des lieux d'entrée tout en étant, à l'inverse, très méticuleux au moment de l'état des lieux de sortie... Pensez enfin à prendre des photos (avec votre téléphone portable par exemple). Les photographies des pièces et des équipements peuvent constituer des éléments précieux en cas de litige avec le propriétaire ou l'agence.

Modifications et réserves

Le locataire peut apporter des précisions et des réserves y compris après la signature de l'état des lieux d'entrée. En effet, il n'est pas rare que le locataire relève un défaut important lors des premiers jours d'occupation du logement. Par mesure de précaution, il a alors intérêt à le signaler au bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception.

La loi Alur a introduit un délai de 10 jours pendant lequel le locataire bénéficie d'un droit de rectification de l'état des lieux d'entrée. En cas de refus du propriétaire, le locataire pourra saisir la commission départementale de conciliation territorialement compétente (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989).

La loi a en outre prévu que le locataire puisse faire modifier l'état des lieux au cours du premier mois de chauffe du logement en cas de défauts du système de chauffage (art. 3-2 de la loi de la loi du 6 juillet 1989). A l'inverse, il n'existe pas de droit de modification de l'état des lieux de sortie a posteriori si jamais le bailleur découvre une dégradation après la signature du document.

Comment remplir un état des lieux de sortie ?

L'état des lieux de sortie est naturellement aussi important que l'état des lieux d'entrée. C'est ce document qui prouvera que le locataire sortant a bien entretenu le logement.

Il donne généralement lieu à la remise des clés par le locataire, qui n'a donc plus accès au logement à l'issue de l'état des lieux.

L'état des lieux de sortie est à la charge exclusive du bailleur, contrairement à l'état des lieux d'entrée. Par conséquent, en cas de recours à un agent immobilier, ce sera au bailleur de rémunérer son intervention.

C'est seulement en cas de recours à un huissier, suite à un désaccord entre locataire et propriétaire, que les frais d'état des lieux de sortie peuvent être partagés entre le locataire et le bailleur (réponse ministérielle publiée au JOAN du 15/9/2015).

Les conseils pour l'état des lieux sont globalement les mêmes que ceux indiqués ci-dessus pour l'état des lieux d'entrée. Il est important de veiller à ce que l'électricité, le gaz ou l'eau ne soit pas coupés afin que l'état des lieux se déroule dans les meilleures conditions, ce qui permettra d'éviter tout malentendu ou litige.

Quel recours en cas de litige lié à l'état des lieux ?

En cas de désaccord sur l'état du logement et de ses équipements, l'une des deux parties peut faire appel à un huissier de justice. Celui-ci devra alors prévenir de son passage le locataire et le bailleur au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception.

L'huissier étant un officier public assermenté, son état des lieux s'imposera aux deux parties et ne pourra être contesté en cas de litiges. Mais rien n'empêche le locataire ou le propriétaire d'émettre des réserves sur tel ou tel point s'ils ne sont pas tout à fait d'accord avec la description du logement par l'huissier.

La Cour de cassation précise qu'un tel document constate une situation de fait jusqu'à preuve de contraire. Ainsi, un locataire peut parfaitement contester par la suite cet état des lieux, en produisant, par exemple, un rapport de la direction départementale de l'action sanitaire et sociale constatant l'insalubrité du logement (arrêt du 23 mai 2002).

Vétusté

Murs, sols, plafonds, équipements... Avec l'usage, un logement occupé se dégrade toujours au fil des années. Conformément à l'article 7 de la loi du 6 juillet 1989, le locataire n'a pas à prendre à sa charge les réparations locatives dues à la vétusté du logement. Leur coût ne peut donc pas être retenu sur le dépôt de garantie. Une règle qui, en pratique, crée souvent des désaccords entre locataires et bailleurs à la sortie du logement.

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 apporte quelques précisions sur ce point. Il définit tout d'abord la vétusté comme "l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments d'équipement" du logement.

Le texte précise en outre que le propriétaire et le locataire peuvent décider d'appliquer une grille de vétusté au moment de la signature du bail afin de mieux définir les contours de leurs responsabilités respectives. La référence à cette grille a deux intérêts :

• elle précise la durée de vie théorique des principaux matériaux et équipements du logement ;
• elle fixe des coefficients d'abattement forfaitaire annuels applicables au prix des éventuelles réparations réclamées au locataire.

La grille doit être choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un accord collectif de location ou d'un accord collectif local.

Quel est le coût d'un état des lieux ?

Le prix de l'état des lieux varie selon que les parties font intervenir ou non un tiers pour le réaliser. En sachant qu'il existe un plafond des frais d'agence en cas de location.

Procédure contradictoire

Quand il est établi de façon contradictoire et à l'amiable par le locataire et le propriétaire, l'état des lieux, à l'entrée comme à la sortie, ne doit entraîner aucun frais. Le bailleur ne peut donc pas facturer l'état des lieux au locataire.

Agent immobilier

Si l'une des parties (généralement le bailleur) fait appel à un intermédiaire (agent immobilier le plus souvent) pour rédiger l'état des lieux d'entrée, le coût est alors partagé entre le locataire et le propriétaire. En revanche, cette règle de partage ne s'applique pas à l'état des lieux de sortie.

Le prix de l'état des lieux est encadré par la réglementation : la part du locataire est plafonnée à 3 euros par mètre carré de la surface habitable du logement et ne peut pas dépasser le montant payé par le bailleur.

Huissier

En cas de désaccord, les parties peuvent aussi faire appel à un huissier de justice. Le coût de son intervention est alors partagé par moitié entre le locataire et le propriétaire.

Le montant total des frais d'huissier est encadré. Il varie selon la surface du logement. Comptez 110,47 euros pour un logement de moins de 50 m2 en métropole. Ce tarif forfaitaire passe à 128,70 euros pour un logement dont la surface est comprise entre 50 et 150 m2, et à 193,05 euros pour un logement d'une surface supérieure à 150 m2. A ces tarifs doivent être rajoutés la TVA, les frais de déplacement ainsi que les frais de convocation à l'état des lieux.

Quelles sont les conséquences en cas de refus d'état des lieux ?

L'état des lieux doit obligatoirement être joint au bail. Mais son éventuelle absence ne remet pas en cause la validité juridique du contrat de location : on ne peut pas demander la résiliation du bail pour absence d'état des lieux.

Si aucun état des lieux n'est établi, l'article 3-2 alinéa 3 de la loi du 6 juillet 1989 fait référence au Code civil : « s'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire. » (art. 1731).

En d'autres termes, le locataire est supposé prendre et rendre le logement en parfait état, en l'absence d'état des lieux. Conséquence : si le propriétaire refuse de faire un état des lieux d'entrée, le locataire doit lui envoyer une mise en demeure en recommandé avec demande d'avis de réception. Si le bailleur persiste dans son refus, ce sera à lui de prouver qu'il a délivré un logement en bon état d'usage et que le locataire est responsable des éventuelles dégradations constatées à la sortie.

Colocation

Le cas de la colocation peut présenter des complications en matière d'état des lieux, puisqu'il existe plusieurs colocataires qui ne sont pas tous amenés à entrer ou sortir de la location à la même date. Pour éviter tout litige, il est conseillé de réaliser un état des lieux à chaque fois qu'un colocataire rejoint ou quitte la colocation. Après le départ d'un colocataire, sa responsabilité ne peut plus être engagée en cas de dégradation.