Retenue sur salaire pour absence ou retard : droit du travail

Une retenue sur salaire n'est pas interdite par le Code du travail mais doit respecter certaines règles légales. Calcul, plafond et conditions d'une retenue sur salaire pour absence ou retard au travail.

Qu'est-ce qu'une retenue sur salaire ?

Une retenue sur salaire est une déduction faite par l'employeur d'une partie du salaire normalement versé à un salarié. La somme retenue est directement déduite de la rémunération versée et inscrite sur la fiche de paie. Il s'agit d'une pratique autorisée par le droit du travail mais soumise à des conditions strictes.

Le droit du travail ne s'oppose pas à ce que des retenues sur salaire en cas de retard ou d'absence non autorisés soient appliquées par l'employeur vis-à-vis de ses salariés. En effet, le salaire est versé en contrepartie du travail accompli par le salarié. Si ce travail n'est pas totalement exécuté pour cause d'absences ou de retards, alors l'employeur n'a plus l'obligation de verser le salaire correspondant au temps non-travaillé et n'ayant pas été ultérieurement récupéré. Il peut dès lors procéder à une retenue sur la rémunération du salarié concerné pour la durée non-travaillée, et cela y compris lorsque l'absence ou le retard s'explique par une grève ou des intempéries.

Une retenue sur salaire est-elle une sanction pécuniaire ?

Une retenue sur salaire ne doit pas être décidée en vue de sanctionner un salarié. Le Code du travail (article L. 1331-2) interdit en effet aux employeurs de mettre en oeuvre des amendes ou des sanctions pécuniaires. Mais pour la jurisprudence (voir par exemple un arrêt de la chambre sociale de la Cour de Cassation du 21 mars 2012 n° 10-21097), la retenue opérée par un employeur sur le salaire en raison de l'absence du salarié et à proportion de sa durée ne constitue justement pas une sanction disciplinaire. Par conséquent, la retenue sur salaire est autorisée.

Dans de rares cas, une retenue sur salaire peut parfois être appliquée pour un autre motif qu'une absence ou un retard. L'employeur est par exemple en droit d'effectuer une retenue sur salaire correspondant à la participation du salarié au financement des titres-restaurant (arrêt n°15-18333, chambre sociale de la Cour de Cassation, 1er mars 2017).

Quelles sont les conditions pour appliquer une retenue sur salaire ?

La retenue sur salaire ne se trouve soumise à aucune procédure particulière à suivre par l'employeur, mais certaines conditions doivent cependant être réunies. Si la retenue sur salaire n'est pas interdite par la loi, sa mise en oeuvre doit néanmoins respecter plusieurs critères pour être valable juridiquement.

La retenue sur salaire doit être proportionnée

Le montant de la retenue (dont les modalités de calcul sont exposées plus bas) doit tout d'abord être proportionnel au temps d'absence du salarié. Lorsqu'il est sanctionné, le salarié doit donc recalculer le montant de la retenue afin de vérifier que celle-ci ne dépasse pas le montant pouvant être déduit de son salaire. La retenue ne doit donc pas excéder le temps non-travaillé, sous peine de constituer une sanction pécuniaire interdite par la loi. De plus, la période de retard ou d'absence ne doit pas avoir été ultérieurement récupérée par le salarié. La récupération des heures de travail perdues est en effet soumise à des règles spécifiques.

Le motif de la retenue sur salaire doit être prouvé

En cas de contestation du salarié et de litige devant le conseil de prud'hommes, l'employeur devra apporter la preuve de ce temps d'absence. Pour ce faire, il peut, par exemple, s'appuyer sur les données récoltées par un logiciel de pointage.

Retenue sur salaire en cas de congé ou de maladie

Naturellement, l'employeur ne peut pas non plus retenir une partie du salaire lorsque l'absence du salarié est due à une prise de congés payés. Mais en pratique, des litiges peuvent naître si aucun document n'a formalisé la prise de congés par le salarié et que son employeur considère son absence comme injustifiée. D'où l'importance de bien formaliser le départ en congé du salarié en suivant la procédure pour poser ses jours de congés. En cas d'arrêt maladie, les sommes touchées par le salarié font l'objet d'un régime particulier puisque la rémunération du salarié est en principe maintenue via le versement d'indemnités journalières par l'assurance maladie.

Comme calculer une retenue sur salaire ?

Pour calculer la retenue sur salaire, le montant déduit se détermine à partir du rapport entre le montant du salaire mensuel et le nombre d'heures de travail dans l'entreprise pendant le mois pris en compte. Exemple : pour une absence de 7 heures sur le mois, un salaire de 2000 euros et un nombre d'heures de travail mensuel égal à 154 heures, le calcul de la retenue sera le suivant : 7 X 2000/154 = 91 euros.

Peut-on appliquer une retenue sur salaire pour grève ?

En cas de grève d'un salarié, l'employeur est en droit d'opérer une retenue sur son salaire correspondant aux jours d'absence. Cette pratique ne remet pas en cause le droit de grève. En revanche, elle doit être proportionnelle au temps non-travaillé. L'employeur doit donc bien veiller à ne pas faire d'erreur de calcul, car si le montant de la retenue excède la durée de l'arrêt de travail, la retenue sur salaire s'analyse alors comme une sanction pécuniaire, ce qui constitue une pratique interdite. En revanche, le salarié qui exerce légitimement son droit de retrait ne peut faire l'objet d'aucune retenue sur salaire (article L. 4131-3 du Code du travail).

Une retenue sur salaire conduit-elle au licenciement ?

Dans certains cas, l'absence d'un salarié entraînant la retenue sur salaire peut justifier son licenciement par l'employeur. Voici quelques exemples tirés de la jurisprudence dans lesquels le licenciement a été considéré comme licite par les tribunaux :

• Un pompier dont la mission consiste à assurer la sécurité dans un aéroport s'absente pour faire une sieste. Faute grave (CA Bordeaux, 27 février 2016).
• Un chef de fabrication s'absente pendant plusieurs heures pour aller chercher sa voiture en réparation (arrêt n° 97-41697 rendu par la chambre sociale de la Cour de Cassation le 26 mai 1999).