Convocation à un entretien de licenciement : absence, maladie et délai

L'entretien préalable est une étape importante de la procédure de licenciement. Les règles du Code du travail et les démarches à respecter par l'employeur.

Le salarié peut-il refuser de se rendre à une convocation pour un licenciement ?

Le salarié n'a aucune obligation de se rendre à l'entretien préalable de licenciement lorsqu'il reçoit une convocation. En cas d'absence, l'employeur doit simplement continuer la procédure applicable. Cependant, en cas de licenciement pour motif disciplinaire, les tribunaux considèrent que l'absence du salarié ne dispense pas l'employeur de vérifier la réalité des faits reprochés.

Peut-on convoquer un salarié en arrêt maladie à un entretien préalable ?

Au regard du droit du travail, rien n'empêche un employeur de convoquer son salarié à un entretien préalable de licenciement, même lorsque celui-ci se trouve en arrêt maladie. Et ce quels que soient les motifs invoqués par l'employeur. La maladie a néanmoins un impact sur les horaires de l'entretien. Si l'heure du rendez-vous est déterminée par l'employeur, elle ne peut pas être fixée n'importe quand. L'horaire doit ainsi à la fois :

• correspondre aux horaires habituels du salarié lorsque celui-ci travaillait ;
• se conformer aux horaires de sortie autorisés lorsque l'employeur était informé de l'arrêt maladie du salarié.

Le salarié malade peut toujours demander un report de son entretien préalable de licenciement, mais la jurisprudence considère que rien n'oblige l'employeur à accepter sa demande sauf si une convention collective prévoit des règles en ce sens.

Comment calculer le délai entre la convocation et l'entretien préalable de licenciement ?

Le délai minimal entre la convocation et l'entretien est de 5 jours ouvrables. Ce délai minimum court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre ou de sa remise en main propre. Si ce délai prend fin un samedi, un dimanche ou un jour férié, l'entretien doit avoir lieu au plus tôt le lundi qui suit. Lorsqu'il est convoqué, le salarié peut toujours demander à décaler la date de l'entretien. Pour ce faire, il doit adresser une lettre de demande de report d'entretien préalable au licenciement. L'employeur n'est néanmoins pas tenu d'accepter cette demande dès lors qu'il a accompli la procédure dans le respect des règles et des délais prévus par la loi.

Le délai de 5 jours court à compter du jour qui suit la présentation de la lettre de convocation à l'entretien préalable. Un arrêt de la chambre sociale de la Cour de Cassation (arrêt n° 22-11661 du 6 septembre 2023) éclaire les modalités d'application de cette règle. Dans cette affaire, l'employeur a convoqué le salarié par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier a été adressé le 10 janvier pour un entretien préalable prévu le 24 janvier. La lettre recommandée a été présentée le 12 janvier, mais le salarié n'est venue la retirer que le 22 janvier, soit seulement deux jours avant la date de l'entretien. Mais pour les juges, le point de départ du délai de 5 jours est fixé au 13 janvier, c'est-à-dire au lendemain de la présentation du recommandé. La procédure de licenciement était donc valable, l'employeur ayant respecté le délai minimal de 5 jours entre la présentation de la lettre et le jour de l'entretien (24 janvier).

Comment convoquer un salarié à un entretien préalable de licenciement ?

La convocation à l'entretien préalable est la toute première étape à respecter par l'employeur qui envisage de se séparer d'un salarié. Tout licenciement verbal avant l'envoi de cette convocation est proscrit puisqu'il rendrait la procédure irrégulière, y compris lorsque l'employeur tenterait ensuite de réparer son erreur en envoyant une convocation à l'entretien (Cour de Cassation, arrêt n°15-13007 du 10 janvier 2017).

La convocation à l'entretien doit être adressée soit par lettre recommandée, soit par lettre remise en main propre contre décharge. Dans ce second cas, le salarié doit dater et signer un double ou un récépissé. Si vous êtes employeur, vous pouvez utiliser notre modèle de convocation à l'entretien préalable de licenciement pour vous aider à rédiger votre courrier.

Cette formalité du récépissé n'est qu'un moyen légal visant à prévenir les litiges liés à la date de convocation. Mais dès lors que le juge constate qu'un salarié a bien reçu sa convocation en main propre, un salarié ne peut pas demander des indemnités pour non-respect de la procédure de licenciement au seul motif de l'absence de récépissé (Chambre sociale de la Cour de Cassation, arrêt n° 16-19934 rendu le 28 février 2018).

Lorsque l'employeur envisage un licenciement pour motif disciplinaire, il doit lui adresser le courrier dans un délai maximal de 2 mois courant à partir de la date où l'employeur a pris connaissance des faits reprochés. Lorsque le licenciement est envisagé pour un motif non-disciplinaire, le droit du travail n'impose pas de délai particulier.

Adresse du salarié

Si l'employeur envoie la convocation au domicile du salarié, attention aux erreurs d'adresse qui pourrait remettre en cause la validité de la procédure. L'employeur sera toutefois réputé avoir suivi une procédure régulière si le salarié a omis de signaler sa nouvelle adresse lors d'un changement de domicile.

Mentions obligatoires

Le Code du travail (art. R. 1232-1) prévoit certaines mentions obligatoires dans la lettre de convocation à l'entretien préalable de licenciement. La réglementation impose ainsi la mention de :

• l'objet de l'entretien (en mentionnant expressément qu'une mesure de licenciement est envisagée) ;
• sa date ;
• son heure ;
• son lieu ;
• la possibilité pour le salarié de se faire assister pendant l'entretien.

Si l'un de ces éléments ne figure pas dans la convocation, les tribunaux considèrent que la procédure doit être considérée comme irrégulière. L'employeur comme le salarié doivent donc veiller à ce que chacune de ces mentions figure dans la convocation. En revanche, l'employeur n'a pas à mentionner précisément les griefs reprochés au salarié dans sa lettre de convocation à l'entretien préalable (pour un exemple, voir l'arrêt n° 14-23198 rendu par la chambre sociale de la Cour de Cassation le 6 avril 2016). Ces motifs ne seront évoqués qu'au cours de l'entretien.

Assistance du salarié

La lettre doit indiquer la possibilité pour le salarié de faire appel à un représentant d'institutions représentatives du personnel dans l'entreprise (un membre du comité social et économique par exemple), ou, à défaut, à un membre du personnel de son choix ou à un conseiller extérieur. Le courrier de convocation doit indiquer l'adresse des services où la liste de ces conseillers peut être consultée, notamment à la mairie ou à l'inspection du travail (article L. 1232-4 du Code du travail).

La jurisprudence (arrêt n° 15-12522 rendu par la chambre sociale de la Cour de Cassation le 14 juin 2016) considère toutefois que la lettre de convocation n'a pas à préciser l'identité des représentants du personnel présents dans l'entreprise et pouvant assister le salarié pour être valable. Le Code du travail ne prévoit pas la possibilité pour le salarié de se faire assister par un avocat pendant l'entretien préalable. L'employeur est donc en droit de refuser une telle demande du salarié.

Lieu de l'entretien préalable

Le lieu de l'entretien préalable au licenciement est en principe le lieu d'exécution du contrat de travail ou le siège social de l'entreprise concernée, au choix de l'employeur. Ce dernier peut aussi choisir de convoquer le salarié à un autre endroit, mais il doit justifier de motifs légitimes pour le faire et rembourser les frais de transport au salarié. Exemple : dans un arrêt du 20 octobre 2009 (arrêt n° 08-42155), la chambre sociale de la Cour de cassation a condamné un employeur qui avait fixé le lieu de l'entretien préalable dans une société filiale du groupe sans justifier d'aucune circonstances particulières, le salarié ayant obtenu des dommages et intérêts pour non-respect de la procédure de licenciement.

L'employeur doit dans tous les cas impérativement mentionner le lieu de l'entretien dans sa lettre de convocation, et ce même si l'entreprise n'a qu'une seule adresse et un seul établissement (chambre sociale, arrêt n° 07-44245 du 13 mai 2009).

Comment se déroule un entretien préalable de licenciement ?

Si le salarié choisit de se présenter à l'entretien (ce n'est pas une obligation), l'employeur (ou son représentant) doit tout d'abord indiquer les motifs pour lesquels un licenciement est envisagé. Il doit alors recueillir les explications du salarié. Mais attention : l'employeur ne doit pas annoncer sa décision au salarié pendant l'entretien préalable. Sa décision n'est officialisée que par l'envoi de la lettre de licenciement. Dans le même sens, il n'est pas possible de négocier une éventuelle transaction pendant l'entretien préalable. Cette négociation, si elle a lieu, ne peut intervenir qu'après la notification du licenciement au salarié. Si le salarié ne parle pas français, l'entretien doit être réalisé dans une langue parlée couramment par les deux parties. A défaut, celles-ci doivent faire appel à un traducteur. Afin de prévenir tout litige, l'employeur peut faire rédiger un compte-rendu d'entretien que le salarié est libre de signer ou non.

L'employeur (ou son représentant) peut lui aussi se faire accompagner pendant l'entretien préalable de licenciement. Mais la personne qui l'accompagne doit appartenir au personnel de l'entreprise. Le fait d'être accompagné par une personne extérieure (un avocat, un huissier, un expert-comptable...) rend la procédure irrégulière, y compris lorsque cet accompagnateur est le fils du dirigeant, actionnaire et ancien salarié de la société (arrêt de la chambre sociale de la Cour de Cassation n° 08-44241 rendu le 28 octobre 2009).