Frais de trajet et remboursement par l'employeur

Un salarié peut se faire rembourser ses frais de trajet domicile-travail, en train ou en bus, ou encore en voiture sur la base de frais kilométriques. Le point sur les obligations de l'employeur et l'indemnisation des frais de trajet.

Tout salarié peut déduire ses frais de trajet domicile-travail en optant pour les frais réels et en abandonnant la déduction forfaitaire de 10%. Dans certains cas, ces frais de trajet peuvent aussi être totalement ou partiellement pris en charge par l'employeur. Les conditions et modalités de cette prise en charge varient selon qu'il s'agit de transports publics ou de transport en voiture ou en moto.

L'employeur prend-il en charge l'abonnement de transport ?

L'employeur doit prendre en charge 50% du prix des abonnements de transports publics souscrits par le salarié pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail (Pass Navigo, titres Sncf, etc.), sur la base d'un voyage en seconde classe. Le remboursement des frais de transport en commun est une obligation légale posée par l'article L. 3261-3 du Code du travail.

Quand les horaires du salarié à temps partiel sont inférieurs à un mi-temps, la prise en charge est proportionnelle au temps de travail. Alors qu'elle est intégrale pour les salariés qui travaillent au moins à mi-temps.

Ainsi :

• lorsque le salarié travaille pour un nombre d'heures égal ou supérieur à 50 % de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, il a droit à un remboursement égal à 50 % des frais ;
• lorsque le salarié travaille pour une durée inférieure, la prise en charge est calculée à due proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Les frais de transport sont-ils pris en charge en cas de congé ?

Lorsque le salarié est en congé (congé maladie par exemple), la prise en charge de ses frais de trajet se trouve en principe suspendue. Mais cette suspension du remboursement ne débute qu'à compter de la fin du mois pendant lequel débute le congé.

Le remboursement des frais de transports est-il imposable ?

Le remboursement des frais de transport par l'employeur n'est pas soumis aux charges sociales et il est exonéré d'impôt sur le revenu. Toutefois, les salariés qui optent pour la déduction des frais réels (au lieu de la déduction forfaitaire de 10%) doivent :

• 1. ajouter cette contribution de l'employeur à leur revenu ;
• 2. déduire ensuite la totalité des frais de trajet.

Ils peuvent également ne tenir aucun compte de ces frais de trajet (et donc rien ajouter ni retrancher à ce titre).

Les trajets en voiture sont-ils pris en charge par l'employeur ?

Le salarié peut aussi utiliser un véhicule personnel pour se rendre à son travail. Dans ce cas, la prise en charge des frais de trajet par l'employeur est soit facultative, soit prévue par un accord collectif. Comme il ne s'agit pas d'une obligation légale, l'employeur décide librement (ou par accord collectif) de la part des frais de trajet prise en charge.

Il s'agit alors de remboursement de frais professionnels classiques, qui sont soumis aux règles générales sur le plan fiscal et social. Le remboursement des frais de carburant, sur la base du barème administratif, est toutefois exonéré de charges sociales et d'impôt sur le revenu, dans la limite de 200 euros par salarié et par an. Dans le cas d'un véhicule électrique, hybride ou à hydrogène, le salarié peut également bénéficier du forfait mobilité durable.

Les trajets en vélo sont-ils pris en charge par l'employeur ?

Si le salarié se rend à son travail en utilisant un service public de location de vélo (vélib, Velo'v...), il a droit au remboursement d'une partie de son abonnement selon les mêmes règles que celles applicables aux transports en commun (cf ci-dessus). Si le salarié utilise son propre vélo pour se rendre à son travail, il bénéficie de l'indemnité kilométrique vélo mise en place par la loi de transition énergétique ou, depuis le 1er janvier 2020 du forfait mobilité durable.

Un employeur peut-il mettre fin au remboursement des frais de trajet ?

Les juges considèrent qu'un employeur ne peut pas arrêter d'indemniser son salarié sans justification dès lors que ce dernier bénéficiait du remboursement de ses frais de déplacement au titre des trajets entre son domicile et son lieu de travail et qu'aucun changement n'avait eu lieu dans l'exercice de ses fonctions (arrêt n° 14-22740 rendu par la chambre sociale de la Cour de Cassation rendu le 8 juin 2016).