Litige propriétaire+gestion

Bonjour
Je suis heureuse de voir qu'un site comme celui-ci existe, et voici ma question.

Dans l'appartement depuis septembre 2012, à la mi octobre quand les temperature ont commencé à descendre nous nous sommes rendus compte que notre chaudiere ne marchait pas.
Nous avons contacté la propriétaire qui a pris pas moins d'un mois et dix jours pour finalement la réparer en colmantant une fuite. (apres nous avoir quasi imposé de changer tout le systeme en chauffage electrique chose que nous avons refusé (cela nous aurait couté une fortune avec le simple vitrage) puis de nous prêter un chauffage electrique dappoint pour lappartement de 80m carré.) Inutile de dire que pendant cette periode, etant en rez de chausse simple vitrage avec baies vitrées sur tout une facade chambre et salon, nous sommes tombés malade, et avons tres mal vécu cette periode. Nous travaillons à domicile. Nous avions precedement payé 95e pour la chaudiere qui en fait était en panne.
N'étant pas procéduriers, nous n'avons pas appelé d'huissiers. Simplement fait part de notre mécontentement. Nous avons payé le mois d'octobre en entier, mais avons laissé le mois de novembre en suspend attendant un geste de leur part pour le mois quasi et demi à -2 la nuit et 10degres l'apres midi.
La propriétaire nous envoit des mails en nous disant que la chaudiere netait pas defectueuse. Mais en panne. Et nous octroie un 200e de dedomagement. Son ton moqueur à plusieurs reprises alors que nous avions l'impression de faire des efforts pour supporter cette situation nous a fait decider de ne pas accepter cela.
Nous avons donc laissé le mois de novembre en suspens. En decembre nous recevons une lettre qui dit que c'est un cainet de gestion qui s'occupe du loyer. Et nous envoie un commandement d'huissier à payer la somme de 800e. Mais il y a quelque chose que je ne comprends pas: c'est que legalement ces 800e, sur quoi sont ils basés, c'est une somme lancé comme cela dans le vide?
Nous avons deposé un preavis pour le 31 mai 2013. Nous avons ecris des mails très polis en expliquant à quel point ce mois et demi nous avait couté (on a pas dormi pendant deux semaines dans l'appartement)
Ironie, mi janvier, la chaudiere tombe totalement en rade cette fois ci, l'agence prends un ton mielleux durant cette periode, on nous la changeant au bout de 5 jours (cetait la pire periode, -5 la journée) ils nous ont fait acheter pour 100e de chauffage d'appoint, qu'ils nous ont pas remboursé (soit disant lors de l'état des lieux) Je pense que j'aurais du payer un huissier à ce moment là. Je suis bien trop gentille.

Nous avons encore ces 800e quils nous reclame sous huissier en permanence, et reçu un rappel (avocat qui va contacter cautionnaire etc) comment fait on de telles demarches sur une somme que nous avons contesté et par recommandé en plus. Nous avons demandé un accord à l'amiable et aucune reponse?

Et enfin , nous avons demandé les quittances, et lagence de gestion nous a donné uniquement celle à partir de decembre, avant cette periode je cite "cela regarde les proprietaire"
Alors pourquoi l'agence se mele des 800e?

Merci, je me sais pas claire, à cause de l'émotion.
J'espere trouver une reponse...