Mentions obligatoires d'une facture : obligations et sanctions

Une facture doit comporter certaines mentions obligatoires pour être valable sur le plan juridique, comptable et fiscal. Le détail des mentions à faire figurer sur une facture. Définition et obligations.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document officiel émis par un professionnel sur un papier à en-tête de son entreprise, qui détaille les conditions de délivrance d'une marchandise ou d'une prestation de service. Elle constitue une preuve de vente pour le vendeur, et une preuve d'achat pour l'acheteur. Pour le vendeur, la facture constitue donc un titre de créance émis à destination de son client. Son établissement est obligatoire au-delà d'un certain montant. La facture est un document de nature à la fois juridique, fiscale et comptable. Il est édité en deux exemplaires et doit être, en principe, conservé pendant dix ans.

Dans quels cas la facture est-elle obligatoire ?

La délivrance d'une facture est obligatoire quand il s'agit d'une vente ou d'une prestation de services entre professionnels. Pour les ventes de marchandises, elle est obligatoire entre un professionnel et un particulier, quand celui-ci le demande, ou en cas de vente à distance. Pour les prestations de services entre un professionnel et un particulier, la facture doit être établie quand le prix dépasse 25 euros, ou à la demande du particulier (y compris en cas de dépannage à domicile).

Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture ?

Une facture doit être établie en langue française et en deux exemplaires. Elle doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :

• la date à laquelle elle a été émise ;
• son numéro d'ordre : chaque facture comporte un numéro unique, basé sur une séquence continue (exemple : 2021-XX), une facture ne pouvant pas être supprimée ;
• la date de la vente ou de la prestation de services ;

• le nom et l'adresse du siège social du vendeur ou du prestataire de services, avec :

  • pour un entrepreneur individuel : son nom et son prénom (éventuellement suivis du nom commercial) ;

  • pour un commerçant : son numéro d'immatriculation au registre du commerce suivi du nom de la ville de son greffe d'immatriculation ;

  • pour un artisan : son numéro Siren suivi de son numéro d'immatriculation au répertoire des métiers puis du numéro du département d'immatriculation ;

  • pour une société : sa dénomination sociale suivie de son numéro Siren et de son code NAF, avec la mention de la forme juridique (SARL par exemple) et du montant du capital social ;

• le nom et l'adresse de l'acheteur ;

• l'adresse de livraison ;
• le numéro individuel d'identification à la TVA (sauf quand le montant total de la facture hors taxes est inférieur à 150 euros) ;
• le descriptif exact du produit ou de la prestation de services ;
• le décompte détaillé des quantités et des prix ;
• le prix unitaire hors taxes du produit ou le taux horaire hors taxes de la prestation fournie ;
• les éventuelles majorations (frais de transport, frais d'emballage...) ;
• le taux de TVA et le montant total de la TVA correspondante ;
• les éventuels rabais ou ristournes ;
• la somme totale hors-taxes et la somme totale TTC ;
• la date d'échéance du paiement et les éventuelles conditions d'escompte applicables en cas de paiement anticipé.

Deux autres mentions obligatoires s'ajoutent à cette liste :

• l'adresse de facturation si celle-ci est différente de l'adresse de livraison ;
• le numéro du bon de commande si celui-ci a été préalablement émis par l'acheteur.

Dans certains cas, le vendeur ou le prestataire peut être adhérent d'un centre de gestion agréée. La facture doit alors mentionner : « membre d'une association agréée, le règlement par chèque est accepté. » Quand le vendeur ou le prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA, la facture doit mentionner : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ».

Cette liste n'est pas exhaustive car il existe d'autres cas de mentions particulières. Exemple : les références de l'assurance professionnelle lorsque celles-ci sont obligatoires. Pour établir votre facture, vous pouvez vous fonder sur notre modèle gratuit de facture.

Comment annuler une facture ?

Il peut arriver qu'une facture soit annulée ou corrigée après son émission. Dans ce cas, le vendeur ou le prestataire de service doit adresser à son client soit un avoir pour annuler l'ancienne facture (accompagné de la nouvelle facture), soit une nouvelle facture émise en remplacement de la précédente, qui doit faire clairement référence à cette dernière

Quelles sont les sanctions en cas d'erreur sur une facture ?

L'oubli d'une mention obligatoire ou une mention inexacte peuvent être sanctionnés d'une amende de 15 euros. En cas de fausse facture, de facture de complaisance ou de défaut de facturation, l'entreprise risque une amende égale à la moitié du montant de la transaction. Toutefois, s'il s'agit d'une vente sans établissement de facture, l'amende peut être réduite à 5 % dès lors que cette vente a été comptabilisée dans les 30 jours qui suivent la mise en demeure de l'administration.

En cas de facturation entre professionnels, l'entreprise risque en outre une amende administrative. L'amende maximale encourue est de 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale (ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019).