Récupération de caution et régularisation charges futures

Bonjour,

Désolée d'avance, cela est un peu long car le cas est complèxe mais j'ai vraiment besoin de retours et de conseils ! :)

Je suis étudiante et locataire d'un meublé et j'ai fait mon état des lieux de sortie ce week end après une location de 2 ans allant de Juin 2024 à Juin 2026. Cet état des lieux de sortie étant considéré comme conforme à celui d'entrée, j'ai demande au bailleur comment il voulait procéder au remboursement du dépot de garantie qui correspond à 2600€.

Je vous mets d'abord en contexte mes charges et l'antécédent avec mon bailleur car cela est ici important : pour le contrat, j'avais signé en Juin 2024 pour 50€ de provisions de charges en plus d'un loyer de 1300€. En Septembre 2025 (soit 1 an et demi après la signature du bail de location), le bailleur régularise les charges car je paye en provisions, et le montant divisé par 12 me fait un total de 155€ par mois au lieu des 50€ estimés pour les charges dans mon contrat (pour la période de Juin 2024 à Juin 2025). Une somme énorme par rapport à l'estimation qui est censée être proche du réel, sachant que l'appartement avait auparavant été loué à d'autres étudiants ! Il y avait aussi eu dans le litige une régularisation de charges internet que le bailleur voulait me facturer, avec des factures modifiées qui ont toujours été réfutées par les opérateurs wifi lors de mes appels pour faire vérifier l'authenticité des factures. Le bailleur n'a jamais reconnu cette "fraude" et ne m'a jamais envoyé les vraies factures même après demande en conciliation.

Nous avons donc été en conciliation en Janvier 2026 à ce sujet ; et avons signé un avenant dans lequel il est stipulé que le bailleur fait grâce de la régularisation de charges (car considérée abusive) pour la période allant de Juin 2024 à Juin 2025. Mais que ce "don" n'est pas à prendre pour acquis pous la prochaine période (soit de Juin 2025 à Juin 2026). Il est aussi stipulé qu'à partir de Janvier 2026, je paye 100€ de charges au lieu de 50€ pour éviter toute future régularisation abusive. Soit. Je me doutais bien qu'il y aurait donc une prochaine régularisation en Septembre 2026 pour la période Juin 2025 - Juin 2026 assez conséquente puisque je savais donc à présent que le vrai montant des charges était de 155€/mois au lieu des 50€ du contrat initial.

Pour en revenir à la caution et à comment le bailleur veut procéder pour me la rendre ;

Le bailleur m'a répondu la chose suivante : qu'il allait essayer de faire une "demande exceptionnelle" au syndic afin d'obtenir les justificatifs des charges pour le lot de l'appartement que j'ai loué, avant le mois de Septembre. Ceci, afin de déduire de ma provision de 100€ le montant que je vais devoir régulariser pour la période Juin 2025 - Juin 2026. Puis qu'il me restituerait ce qu'il reste de la caution une fois le montant de la régularisation des charges déduit. Cela dit, pour moi, il y a ici plusieurs choses qui clochent et c'est là que je prends vos retours :

1 - l'an dernier, la régularisation à eu lieu en Septembre 2025 pour la période précédente (juin 2024 à juin 2025). J'en déduis donc que l'arrêté des comptes, l'assemblée générale et l'approbation de l'exercice comptable par la syndic s'est fait dans les mois Juillet-Aout (peut-être me trompe-je là dessus ?). Donc pour moi, faire la "demande exceptionnelle" au syndic de recevoir les papiers avant leur assemblée relève presque de l'impossible, et implique de régulariser les charges sans avoir attendu l'approbation des montants transmis aux copropriétaires par le syndic et la copropriété. Malheureusement, étant locataire, je n'ai aucun moyen de demander à syndic quand est leur assemblée.

2 - le bailleur ayant déjà modifé des factures et autres justificatifs qu'il m'a transmis lors de la dernière régularisation, j'ai peur que cette demande soit en fait une excuse ficelée pour refaire des documents modifiés en m'affirmant que c'est le syndic qui les lui a transmis suite à sa demande exceptionnelle, et garder un montant exagéré de ma caution.

3 - cette pratique relève t-elle d'une régularisation anticipée (car visiblement, l'an dernier tout était calé pour début septembre et non pour juin) ? Et si c'est le cas, n'y doit-il pas y avoir accord écrit entre bailleur et locataire pour procéder à la régularisation des charges de façon anticipée, sans attendre l'approbation des comptes par le syndic ?

4 - Le bailleur à le droit de conserver un montant de la caution lorsque le locataire part avant la régularisation annuelle des charges. Mais ce montant doit, il me semble, être de maximum 20% de la caution (soit 520€ pour mon cas). Ici, le bailleur n'a pas mentionné cette pratique qui est pourtant assez renseignée et encadrée. De plus, si c'est le bailleur qui déduit lui-même le restant des charges que je lui dois de ma caution, il me semble difficile de faire valoir mes droits en cas de nouveau litige, n'ayant pas la main sur le montant car c'est comme s'il "possédait" déjà ma régularisation de charges. Cette pratique est-elle légale ? Elle n'est répertoriée nulle part et toutes les infos que j'ai me renvoient aux 20% de la caution que le bailleur peut conserver en attendant la régularisation des charges.

5 - Si je me base sur la régul de charges de l'an dernier (donc 150€/mois), et sur l'augmentation de mes charges à compter de Janvier 2025 à 100€ au lieu de 50€, je vais devoir régulariser environ 900€ pour la période allant de Juin 2025 à Juin 2026. Si après 1 mois (délai de remboursement de la caution par le bailleur), mon bailleur me rembourse donc 2600€ - 900€, puis-je considérer qu'il a gardé plus des 20% légaux de la caution en prévision de la régularisation de charges, et qu'il aurait légalement dû attendre l'assemblée du syndic, leur approbation de l'exercice comptable et des montants, et me laisser moi-même régulariser en pleine connaissance et conscience des montants ?

J'aimerais être la plus au fait possible du procédé exact qui peut être appliqué, car étant étudiante, je ne peux que me permettre des démarches à l'amiable et sans frais de justice ou d'avocat si cela va plus loin !

Voilà, je n'ai certainement pas tous les termes exacts et j'ai essayé de faire clair malgré la situation compliquée et qui implique de nombreux paramètres. N'hésitez pas à me dire ce que vous pensez de tous ces points, de comment les syndics procèdent généralement (si vous le savez) et des limites de la légalité dans ce que veut faire mon bailleur.

Merci à vous !