Remplacement serrure copro et remise des clefs

Bonjour, notre syndic a dû remplacer la serrure de la porte de l'immeuble. Nous avons été prévenu de ce changement mais pas de la manière dont allaient nous être remises les nouvelles clés. C'est le jour même de l'intervention, un vendredi, que l'entreprise a indiqué avoir déposé les clefs dans les boîtes aux lettres se trouvant à l'intérieur de l'immeuble. Cependant n'habitant pas sur place je ne me suis jamais attitré de boîtes et mon locataire n'en a pas besoins.
Mon locataire s'est retrouvé dehors à minuit. Il a réussi à entrer en sonnant chez un voisin. Mais lez boîtes aux lettres étant vétustes et pour la moitié cassées il n'a pas trouvé de clés dans les boîtes ouvertes.
Bref Est ce normal que le syndic procède ainsi pour la remise des nouvelles clés ? N'aurait il pas dû trouver une autre solution ou au moins nous prévenir sur une solution de remise des clés au préalable?

J'en profite pour demander quand le syndic doit nous transmettre la facture car nous ne savons pas le montant de cette intervention.

Je vous remercie