Absence de syndic pour une vente

Bonjour,
Je suis propriétaire d'un appartement dans une maison. Il y a deux appartements dans cette maison dont le miens. Il y a 10 ans, nous avons acheté la maison à deux avec un ami, lui propriétaire du bas et moi du 1er. Nous n'avons jamais fait de syndic ou quoi que ce soit car on s'est toujours arrangé à l'amiable. Aujourd'hui je suis sur le point de vendre et mon notaire m'a dis que la maison n'a pas de numéro d'immatriculation de syndic et qu'il faut l'enregistrer au près d'un organisme pour pouvoir faire la vente.
Après avoir fait quelques recherche sur internet, j'ai vu qu'on aurait du enregistrer notre syndic avant le 31/12/2018.
je voudrai savoir si on risque quelque-chose pour ne pas l'avoir fait avant cette date et je voudrais aussi savoir quelles sont les démarches à suivre.
Je suis novice en la matière et mon notaire ma balancé un charabia avec des mots savants dont je n'ai rien compris.
Merci d'avance pour vos réponses.