contrôle des comptesRésolu

Question

Bonjour,
Je suis copropriétaire et en tant que contrôleur aux comptes pour la 1ère fois, je vais vérifier prochainement les comptes 2013. Dores et déjà, 2 problèmes se posent  :

a) malgré une résolution votée en AG (juin 2013) qui prévoyait le remboursement intégral d'une avance travaux non utilisée, le syndic a d'abord réglé des frais de notaire et de géomètre pour une cession de voirie à la commune, avant de nous rembourser le solde et non l'intégralité de l'avance;

b) l'AG a validé l'achat d'une tondeuse auto-portée pour 1848.00 €. Aucun appel de fond supplémentaire n'a été fait pour cette dépense exceptionnelle puisque le financement a été "oublié" lors de l'AG. Seul l'achat a été prévu à l'ordre du jour. La tondeuse a été acheté et réglé par le syndic mais avec quel argent ? En début d'exercice, les comptes sont à 0 : après approbation des comptes, si le solde est créditeur, le syndic le déduit du 3ème appel de charges courantes de l'année suivante et si le compte est débiteur, il fait un appel supplémentaire avec le  2ème trim. de l'année suivante.
Mauvaise gestion du syndic, car cela laisse supposer que les comptes seront débiteurs ! Sauf, si les appels de charges sont été supérieurs aux dépenses, auquel cas, les comptes seraient créditeurs ! Mais je ne pense pas que ce soit la bonne façon de gérer une copropriété ....
En tant que contrôleur aux comptes, que dois-je faire à par demander des explications ? En tant que copropriétaire, je n'approuverais pas les comptes mais cela ne changera pas grand chose d'autant plus que nous sommes gérés par un syndic bénévole coopératif ! A par 5 ou 6 autres copropriétaires, nous serons bien les seuls !!!!
Merci d'avance pour votre réponse, ma requête est bien longue mais il fallait tout les éléments pour bien comprendre; Merci encore.
Rileva03

Rochat1 · Answer

Bonjour,

Je suis copropriétaire et en tant que contrôleur aux comptes 

De bien grands mots pour une simple vérification des comptyes !! Vous êtes certainement élu au conseil syndical et comme tous les élus de cette instance, vous êtes appelé à "vérifier" les comptes. Cela consiste à analyser les factures en insistant sur les taux de TVA qui sont parfois appliqués n'importe comment. Toutes les factures doivent être répertoriées sur le document final appelé aussi "grand livre". Quant au syndic il doit appliqué à la lettre "et dans le cadre de la loi" les décisions d'assemblée générale. 

Quant au bilan créditeur ou débiteur, ce n'est, en principe, pas forcément de la faute du syndic. Il suffit que vous ayez quelques dépenses non prévues, je pense à des pannes de chaufferie ou des fuites de canalisations etc. et les factures parviennent et doivent être réglées.

Pour ne pas approuver les comptes, il faut de sérieuses raisons. Votre décision doit être argumentée. 

En ce qui concerne votre syndic bénévole, le fait de prendre connaissance du mot  BENEVOLE m'inspire le respect car voyez vous le bénévolat se meurt à cause de critiques incessantes vis à vis de cette générosité. 

Je n'ai peut-être pas utilisé les mots que vous auriez aimé entendre mais c'est ma réponse. 

Bonne chance.

Cdlt.

mpmp93 · Answer

Bonjour,

Vous ne pouvez pas désapprouver les comptes au seul motif que "Aucun appel de fond supplémentaire n'a été fait pour cette dépense exceptionnelle"

Il faut bien comprendre que un gestionnaire a des dépenses fluctuantes et que les appels de charges sont faits par rapport à un budget prévisionnel.

Ainsi, ce n'est pas parce que on demande 10.000€ qu'on est obligé de les dépenser. 

Votre seul rôle en tant que contrôleur des comptes est de vérifier:
 - que chaque facture est bien comptabilisée
 - que toutes les factures sont bien justifiées et réglées

Concernant l'exercice comptable, supposons que le syndic a appelé 10.000 euros de fonds et dépensé 11250 dans l'année (la différence étant prise sur le fond de roulement), il y a une sur-dépense de 1250€. Le syndic émettra un récapitulatif des comptes avec une régularisation qui a valeur d'appel de charges exceptionnel qui ventile cette sur-dépense sur chaque lot.

J'ai géré une copro pendant 10 années. J'ai eu des années avec des dépenses inférieures au budget prévu et inversement. Une année, j'ai même "sauté" un appel trimestriel, jugeant qu'il était inutile de demander de l'argent alors que visiblement la trésorerie resterait créditrice!
 
Vous dites: "Mauvaise gestion du syndic, car cela laisse supposer que les comptes seront débiteurs !"....

QUESTION: le compte bancaire de la copropriété a-t-il été débiteur? Si non, alors je ne vois pas où est la mauvaise gestion!

Un bon syndic effectue toujours une régularisation des comptes individuels en répartissant les frais réels et en déduisant les appels de fond effectués.

Prenons pour 2013 les dépenses réelles: DR
Prenons pour 2013 les appels de charges payés: AP

Le solde comptable est DR-AP

Si ce solde est négatif il se déduit des appels à venir,

Si ce solde est positif il se rajoute aux appels à venir....

Et ça c'est une BONNE GESTION.

A+

public function meilleurProgrammeurDuMonde() { return "MOI"; } // humour

rileva03 · Answer

Merci à Rochas1 et mpmp93 pour leur réponse. 

Pour ce qui est d'être "contrôleur aux comptes", c'est simplement le titre que l'on m'a attribué, vérificateur me va très bien ! Et j'ai le + grand respect pour les bénévoles ayant été  membre du conseil pendant 14 ans.

Dans le cas présent, je pense simplement que le syndic a fait une erreur en ne prévoyant pas les fonds pour cette dépense. 

Une dépense exceptionnelle ne peut pas être intégrée dans le budget prévisionnel, doit être votée en AG et faire l'objet d'un appel de fond spécial ainsi que d'une date d'exigibilité. C'est le cas de notre tondeuse.

Sauf dans le cadre d'une dépense exceptionnelle non prévue urgente : par ex, en cas d'une rupture de canalisation qui nécessite une réparation immédiate : le syndic n'aura pas besoin de l'aval de l'AG, il engagera  la dépense de suite qu'il fera ratifier lors de la prochaine AG. 

Certes, il y a eu un budget voté et 4 appels de fond demandés mais qui ont servi uniquement à régler les ch. courantes et non cette dépense ! Et qu'il y ai plus de dépenses ou moins de dépenses que prévu, ne change rien au problème. 

Par ex, budget ch. courantes/appel de fond : 12850 €
Dépense réelles ch courantes : 11380
Dépense exceptionnelle : 1950 €
donc solde fin d'exercice 12850 - 11380 = 1470 € -1950 =  -480 solde débiteur

ou Budget /appel de fond : 12850
dépenses réelles  : 13010
Dépenses exceptionnelle : 1950
solde : 12850-13010=-160 -1950= -2110 solde débiteur

Que le solde soit débiteur parce que nos dépenses sont plus importantes que prévue, il n'y a rien de méchant d'autant plus que nos dépenses sont constantes d'une année sur l'autre. C'est ce que j'appellerai une bonne gestion !  

Par contre, ne pas prévoir le financement d'une dépense exceptionnelle alors que c'est obligatoire, c'est une mauvaise gestion,  en plus du fait de ne pas respecter les décisions d'AG. 

Le but de ma démarche n'est pas de critiquer mon syndic qui est d'ailleurs une amie, seulement d'essayer d'apporter des amélioration à notre gestion. Et ce n'est pas toujours facile car le droit de la copropriété est parfois bien complexe pour les bénévoles que nous sommes. 

Encore merci pour vos éclaircissements !

Rileva03

Contrôle des comptes

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