Permis de construire difficile à obtenir

Bonjour, je me permets de vous contacter car je suis désemparée. Mon conjoint et moi même, avons déposé début juin 2013, une demande de permis de construire au sein de la commune ou nous habitons depuis 4 ans, afin de pouvoir vivre dans une maison plus grande et à notre goût. Une petite semaine plus tard, je reçois dans ma boîte aux lettres le récépissé de dépôt de permis daté et tamponné en mairie du 3 juin. Jusque là, tout va bien. Sur ce dernier, un tas d'informations dont la précision que le délai d'instruction et de 2 mois mais que la mairie peut nous contacter le mois suivant le dépôt, pour pièces manquantes et/ou autres motifs. Le 27 juin dernier, toujours aucunes nouvelles de la mairie, je commence à me réjouir en me disant chouette toujours pas de nouvelles, à priori bonnes nouvelles, jusqu'à ce que j'aille chercher le courrier, et là, une enveloppe avec le cachet de la mairie, absolument pas affranchie, donc qu'on m'a gentiment glissé dans la boîte, demandant une pièce manquante... En lisant en détail ce courrier, je me rend compte que cette demande de pièces manquantes à été tamponnée et signée par mr le mairie le 14 juin (soit à peine 10j après le dépôt de permis), et qu'on aura mis plus de 10j pour venir la glisser dans ma boîte aux lettre qui se trouve à 250m de la mairie de ce tout petit village de 300 hab... Bref je renvoie ce qu'il manque et nous revoilà parti à zéro... La mairie réceptionne les documents le 5 juillet (tampon faisant foi) et c'est réparti pour deux mois si aucunes nouvelles... Hier 5 septembre, toujours rien, mon conjoint et moi sommes ravis, le constructeur aussi et me dit qu'il va contacter la Marie pour envoyer les documents officiels etc... Et dans la demi heure qui suit, le constructeur me rappelle, désolé, en me disant que le permis n'est pas validé car la mairie souhaiterait avoir des informations sur la clôture, qu'elle nous aurait fait parvenir courant juillet et dont elle n'a toujours pas de nouvelles... On se concerte, personne n'a rien reçu, et là, la secrétaire de mairie se rend compte qu'elle a envoyé la demande au mauvaise constructeur (mauvaise foi ?!) et qui plus est, par mail...
Ma question est donc, peut on faire une demande de pièces manquantes par mail (si tant est que ce soit à la bonne personne) ou il n'y a que la cachet de la poste qui fait foi ?

Merci pour votre réponse qui l'aidera à me retourner car ayant signé un sous seing privé en avril concernant le terrain, avec clauses suspensives (acceptation PC et prêt bancaire), si au 6 octobre le permis n'est pas validé, le sous seing sera caduc...