Quand programmer ses congés payés

Bonsoir,
Nous sommes une petite entreprise, nous n'avions pas d'obligation à fixer nos dates de congés payés à l'avance ; nous nous arrangions de façon à ne poser aucun soucis.
Désormais, nous sommes plus donc j'aimerais savoir s'il existe un accord pour fixer nos congés à l'année ainsi chacun est au courant et nous pouvons organiser nos vacances.