Litige locataire sortant/bailleur

Bonjour à vous,

Voilà je vous expose la situation peut-être un peu complexe : résidant dans un logement ayant pour propriétaire la commune, nous avons décidé de déménager. Nous avons donc correctement posé le préavis, etc...
Puis le moment de l'état des lieux de sortie est arrivé : l'appartement avait besoin de pas mal de travaux : pose d'une chaudière individuelle, électricité à refaire entièrement (encore des fils avec gaine de coton, des dérivations plus que douteuses, et je vous parle pas du tableau électrique...) notamment mais il s'agit là bien évidemment de soucis déjà présent avant notre arrivée dans ce logement.
Autre travaux prévus : démolition d'une cloison et réfection des fenetres murs et sols + portes mais cela à la demande du futur locataire qui se trouvait être un employé de la mairie...

Bon l'état des lieux se fait, signé de nous et d'un représentant de la commune (le bailleur), mais nous n'en avons pas eu de copie. Cela s'est passé début août 2008 et nous sommes aujourd'hui en mars 2009 : toujours pas d'état des lieux en notre possession.

En revanche ce que nous avons reçu samedi matin au courrier, c'est un titre exécutoire du Trésor Public exigeant à titre de travaux réalisés dans cet ancien logement près de 700 € desquels ont été déduits les 300 € de notre caution... Soit un total restant dû à notre charge de près de 400 €...
La facture jointe à ce document mentionne des réparations qui ne figuraient pas sur notre état des lieux, mais nous n'avons aucun moyen de le prouver car nous n'en avons pas la copie !!

Nous avons pourtant réclamé par deux fois depuis août 2008 cette copie mais à chaque fois par courrier simple et nous n'avons jamais eu de réponse... Autant dire que nous n'avons rien fait...

Mon inquiétude est la suivante : sommes nous coincés et obligés de payé cette facture faute de pouvoir prouver que ces réparations ne sont pas de notre fait ?

Après quelques recherches sur internet j'ai vu qu'il faudrait que je réclame par recommandé avec AR une copie de cet état des lieux, mais je redoute qu'il n'ait été corrigé entre temps et ce pas forcément de façon visible...
Comment puis-je lutter contre cela ??
D'après ces recherches le simple fait de ne pas avoir eu de copie de l'état des lieux le jour de son établissement prive celui-ci de toute valeur... Mais que dois-je faire pour me prévalloir de cette absence de valeur ? Cela me couvre-t-il de ces frais que le Trésor Public me réclame ??

Dois-je effectuer une action au contentieux ? Je le redoute car nous n'avons que très peu de moyens financiers...

J'ai aussi vu que l'ADIL la plus proche de chez moi pourrait me renseigner mais je ne peux pas y aller tout de suite, et j'ai peur que ce titre du Trésor Public ne me mette en quelque sorte le couteau sous la gorge, me privant d'un délai suffisant pour me renseigner dans un organisme compétant...

Je vous remercie d'avance du temps pris pour lire ce message et éventuellement de la réponse que vous y apporterez...

A bientôt.