Frais de transport et abonnement : remboursement par l'employeur

Les employeurs doivent rembourser la moitié du prix des frais et abonnements de transport public entre le domicile du salarié et son lieu de travail (pass Navigo, transports en commun, etc.). Voici les règles prévues par le Code du travail et les tribunaux.

Quand prendre en charge les frais de transport en cas de télétravail ?

Précision préalable : pendant cette période d'épidémie de Coronavirus - Covid, de nombreux salariés sont passés en télétravail et ne prennent plus les transports en commun. Les salariés en télétravail à domicile en continu n'effectuent plus de trajet entre leur lieu de résidence et leur lieu de travail. Par conséquent, l'employeur n'a pas à prendre en charge leurs frais de transport. L'entreprise peut donc suspendre le remboursement des salariés passés en télétravail en raison de la crise sanitaire liée à l'épidémie de Covid. Le salarié doit de son côté demander une suspension de son abonnement de transport. Si le salarié ne peut pas suspendre son abonnement, le ministère du Travail invite les employeurs à prendre en charge ses frais pour les mois non-utilisés. Il ne s'agit néanmoins que d'une recommandation et non d'une obligation.

En revanche, si le salarié doit être présent sur son lieu de travail un ou plusieurs jours de la semaine, le remboursement des frais de transport ne peut pas être suspendu. Il ne peut pas non plus être réduit au pro-rata des jours de télétravail accomplis dans la semaine, le montant de l'abonnement de transport n'étant, lui, pas modifié. Ces règles s'appliquent même si le salarié n'est venu travaillé que quelques jours dans le mois.

Quelles sont les conditions de remboursement de l'abonnement aux transports ?

Le remboursement porte sur l'abonnement utilisé par le salarié pour se déplacer de sa résidence habituelle à son lieu de travail. Les déplacements pris en charge peuvent être effectués en transports publics (bus, train, métro...) ou via un service public de location de vélos (Vélib à Paris par exemple). L'abonnement peut être annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite, comme par exemple le Pass Navigo en Ile-de-France. Le remboursement des frais d'abonnement se fait sur la base des tarifs deuxième classe.

Attention à ne pas confondre les règles de remboursement de l'abonnement à un service de location de vélos avec celles prévues par le forfait mobilité durable. Sous certaines conditions, les salariés qui effectuent leurs déplacements en véhicule personnel peuvent bénéficier du remboursement des frais de carburant.

La prise en charge par l'employeur des titres d'abonnement est égale à 50 % de leur coût (article R. 3261-1 du Code du travail). Ce montant doit être mentionné sur le bulletin de paie. Ces remboursements sont exonérés d'impôt sur le revenu.

L'employeur doit rembourser les titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. La prise en charge des abonnements annuels est répartie mensuellement pendant la période d'utilisation.

A titre de justificatifs, le salarié doit remettre ou, à défaut, présenter les titres utilisés à l'employeur. Un accord collectif de travail peut cependant prévoir d'autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport.

Quand l'employeur peut-il refuser de rembourser des frais de transport ?

Si le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à 50 %, l'employeur est en droit de refuser la prise en charge. Naturellement, l'employeur est aussi en droit de refuser le remboursement des frais de transport si le salarié ne produit pas de justificatif (article R. 3261-5 du Code du travail).

Qu'est-ce que la résidence habituelle ?

Le remboursement concerne les frais de transport liés au trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail. Un salarié qui réside habituellement (depuis près de 10 ans) dans un logement en semaine où il possède un minimum d'affaires ne peut pas demander le remboursement des frais de trajet entre son lieu de travail et un autre logement qu'il ne rejoint que le week-end, quand bien même son conjoint et ses enfants habitent dans ce second logement (arrêt n° 15-15986 de la chambre sociale de la Cour de Cassation rendu le 22 juin 2016).

Quelle est la distance maximale de prise en charge ?

La loi n'apporte aucune précision quant à l'éloignement entre le domicile du salarié et le lieu de travail. Alors que, de son côté, l'administration fiscale plafonne à 40 km le trajet domicile-travail quand le salarié opte pour les frais réels au lieu de la déduction forfaitaire pour frais de 10%. Conséquence : les remboursements par les employeurs sont souvent plafonnés sur la base de cette distance maximale.

Un arrêt de la Cour de cassation en date du 12 décembre 2012 (N°11-25.089) a contredit cette pratique. Le libre choix du domicile étant un droit fondamental et la loi n'imposant aucune réserve ou condition quant à l'éloignement entre le domicile et le lieu de travail, l'employeur ne peut pas plafonner le remboursement des frais de transport.

Et il devra vraisemblablement acquitter des cotisations sociales sur une partie de ces remboursements. En effet, la sécurité sociale considère que les frais de transport domicile-travail ne peuvent pas être assimilés à des frais professionnels exonérés de charges quand la distance est anormalement élevée et qu'elle n'est pas justifiée par des circonstances exceptionnelles (mutation, etc.).

Forfait mobilité durable

L'employeur a la possibilité de recourir au forfait mobilité durable visant à encourager le recours par les salariés à des modes de transport plus propres. Ce dispositif permet de financer les déplacements en vélo ou le covoiturage. Le forfait mobilité durable est cumulable avec le remboursement des frais d'abonnement pour les transports en communs.