RELEVE DE CHARGES ET DEPART LOCATAIRE

Bonjour,
Propriétaire, je suis en train de faire le solde de tout compte de mon locataire suite à son départ. Le problème est que le syndic a beaucoup de retard dans l'établissement des relevés annuels des comptes de copropriété et je ne suis, à ce jour, qu'en possession du relevé de l'année 2006, ledit relevé m'étant parvenu le 27 décembre 2007. Je recevrai fin décembre 2008 le relevé concernant la période s'étalant du 01 janvier 2007 au 31 décembre 2007. Seulement, mon locataire est resté dans l'appartement en 2007 et 2008. Comment faire pour lui rendre son solde de tout compte sachant que je ne disposerai des éléments précis relatifs aux charges que fin 2009 (pour ce qui concerne l'année 2008) ? Je compte provisionner sur la caution la somme de 20€ par mois car le prix du fuel a énormément augmenté ces derniers mois. Ce décalage est, me semble-t-il, impossible à éviter étant donné que les propriétaires payent désormais des appels prévisionnels réajustés l'année suivant lesdits appels. Quelqu'un peut-il me donner quelques conseils pour expliquer à mon locataire le pourquoi de cette retenue sur son solde de tout compte. D'avance merci