Héritage, porte à faux, enfants d'un défun

Bonjour,
Je me tourne vers vous car je cherche divers renseignements au sujet d'un héritage.
Il y a deux semaines mon grand père est décédé, il était veuf et a laissé une certaine somme sur son compte bancaire. Comme bien souvent, des histoires diverses et variées naissent entre les héritiers mais le silence reste de mise en ce qui concerne le partage.
Il avait 5 enfants dont l'un d'eux est décédé (mon père) laissant lui même 3 enfants.
L'un de mes oncles a décidé de s'occuper des papiers sans en informer les autres. Mon grand père vivait chez lui mais n'était pas sous sa tutelle.
Aujourd'hui on nous parle du fait qu'il se serait mis en "porte à faux" en demandant un document à sa mairie, qu'elle a accepté de lui délivrer alors que normalement c'est à un notaire de le faire (?) à condition que ses frères et soeurs donnent une copie de leur carte d'identité ainsi qu'un RIB, mais mon père étant mort et ma mère non remariée, elle aurait le droit à sa part et donc de ce fait doit leur procurer elle aussi ces fameux documents.
Nous sommes elle et moi en train de nous interroger et nous souhaiterions donc que vous nous éclairiez sur divers points.
Le premier étant la définition de se "porte à faux" et ses conséquences. Ensuite nous sommes étonnées qu'aucun document n'est à signer par les héritiers, concernant le solde, les droits de chacun etc et nombreux sont ceux déjà passés par les droits de succession et autres joies de l'héritage à s'étonner que ce soit elle qui hérite.
Enfin pour finir, dans le cas où une somme serait versée via virement par la banque (la raison de la demande du RIB ?), quel justificatif serait délivré à chaque héritier et par qui, pour que chacun puisse être couvert aux yeux de l'administration fiscale.
Vous remerciant de votre aide.