DPAE (ex-DUE) : définition, déclaration en ligne, formulaire, délai

Comment déclarer l'embauche d'un salarié ? Toute la procédure à suivre pour accomplir une déclaration d'embauche. Définition, déclaration en ligne et délais.

Qu'est-ce que la DPAE ?

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est une formalité que doit accomplir l'employeur afin de déclarer à l'Urssaf et aux organismes de protection sociale un salarié qu'il vient de recruter. Elle prend la forme d'un formulaire à remplir. Cette déclaration est obligatoire pour tout employeur qui embauche un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale. En revanche, la déclaration d'embauche ne concerne pas le recrutement d'un stagiaire.

La déclaration d'embauche réunit à elle seule plusieurs formalités liées à l'embauche d'un salarié, telles que la demande d'immatriculation au régime général de la sécurité sociale, la demande d'affiliation à l'assurance chômage ou la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail. La DPAE a remplacé l'ancienne DUE (déclaration unique d'embauche).

Comment adresser la DPAE ?

La déclaration DPAE est accomplie sur Internet via un formulaire à remplir à partir du site www.net-entreprises.fr. A la réception de la demande, l'employeur reçoit un accusé de réception en ligne. L'employeur doit renseigner dans sa DPAE :

• sa dénomination sociale et son adresse ;
• le code APE de l'entreprise ;
• le numéro Siret ;
• s'il dépend du régime général de la Sécurité sociale : les coordonnées du service de santé au travail compétent ;
• le numéro de Sécurité sociale du salarié ainsi que son nom, son prénom, ses date et lieu de naissance et son adresse ;
• la date et l'heure de l'embauche ;
• la nature, la durée du contrat et de la période d'essai si le salarié est embauché en CDI ou pour un CDD d'une durée supérieure à 6 mois.

Pour les TPE et les PME de moins de 20 salariés, les démarches peuvent être simplifiées en ayant recours au Tese (titre emploi service entreprise). Ce dispositif proposé par l'Urssaf permet de simplifier les formalités sociales liées à la déclaration d'embauche. En cas d'adhésion au Tese, l'employeur doit utiliser le dispositif pour l'ensemble de ses salariés.

Quel est le délai pour envoyer une DPAE ?

La déclaration peut être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche. Elle doit être adressée avant le début des fonctions ou de la période d'essai. L'Urssaf remet un récépissé accusant réception de la déclaration d'embauche dans les 5 jours qui suivent la réception de celle-ci.

Faut-il remettre la DPAE au salarié ?

En principe, l'employeur doit remettre au salarié une copie de la déclaration d'embauche ou de son accusé de réception. Mais il peut se passer de cette formalité si le contrat de travail mentionne l'organisme destinataire de la déclaration.

Quelle sanction en cas de DPAE non-envoyée ?

L'employeur qui omettrait de déclarer son salarié s'expose à plusieurs sanctions. Il risque tout d'abord une amende administrative égale à 300 fois le montant horaire du minimum garanti. Il devra également régulariser la situation auprès de l'Urssaf en versant les cotisations sociales dues. Enfin, l'employeur s'expose à des poursuites pour travail dissimulé.

Quelles sont les autres démarches lors d'une embauche ?

D'autres démarches doivent être accomplies par l'employeur qui recrute un salarié. Il doit ainsi inscrire ce dernier au registre unique du personnel (dont la tenue est obligatoire dès le premier salarié). Il doit en outre accomplir les formalités d'affiliation auprès des organismes de retraite complémentaire (Agirc-Arrco). Enfin, l'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention (qui a remplacé les anciennes visites médicales d'embauche). Dans certains cas (exemple : lorsque l'entreprise recrute alors qu'elle n'avait plus employé de personnel depuis au moins 6 mois), l'employeur doit également déclarer l'embauche à l'inspection du travail par lettre recommandée.