Syndic bénévole et conservation des documents
RésoluGorilleEclatant70 Messages postés 3 Statut Membre -
Bonjour,
Je suis syndic bénévole de copropriété et je me demandais si, s'agissant de la conservation des documents (factures, quittances, PV des AG, etc.), il fallait obligatoirement conserver le format papier.
Effectivement, je ne souhaiterais conserver que le format numérique de ces documents (par le biais de scan de documents), pour un gain de place évident.
Est-ce possible ?
Ou doit-on conserver tout de même, et obligatoirement, en parallèle, le format papier ?
Bien évidemment, ces documents numériques seraient conservés sur plusieurs endroits à la fois (serveur sécurisé, disque dur externe, etc.).
Merci de vos lumières !
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2 réponses
De manière générale, il vaut à minima mieux garder les originaux tant que c'est contestable au tribunal, donc 5 ans en général.
Quant aux décisions d'AG, au règlement de copropriété et ses modifications, elles sont imprescriptibles, dans le sens où elles sont valables peu importe quand elles ont été prises et tant qu'aucune décision inverse ne les annule. Il faut donc toutes les conserver.
Pour les archives, je n'ai pas souvenir que soit précisé le mode de conservation dans les textes.
Sachant que les dernières modifications de la loi, de 1965 sur la copropriété ont eu tendance à fortement encourager la dématérialisation.
Bonjour,
Il suffit de pouvoir répondre à cette question : un copro présent, ancien de 5 ans (voire 10 ans pour la compta), ou nouveau pourra-t-il avoir accès à des archives s'il ne dispose lui-même d'aucun moyen informatique
Question subsidiaire : un copro pourra-t-il vérifier contrats, factures et comptes lors du contrôle annuel, s'il vient les mains dans les poches ......
Bonjour,
Prenons un autre exemple : lorsqu’un impôt est supérieur à 300€, il est désormais obligatoire de le payer de façon dématérialisée, c’est-à-dire en ligne ou par prélèvement.
Me concernant, tous les copro ont un accès informatique. J'ai mis en place un serveur sécurisé où je dépose les documents, avec accès dès demande (ou parfois même un accès illimité via un lien sur certains documents).
Lors des AG, j'imprime les documents strictement nécessaires à cette AG. Ni plus, ni moins.
La législation juridique et financière évolue en permanence...