Besoin d’aide pour création d’un syndic bénévole

Bonjour,
Je sollicite votre aide pour m’aider à reprendre en main la « gérance » d’une copropriété. Je vous explique en gros ma situation.
Monsieur R à rénové en 2008 un immeuble qu’il a divisé en 3 lots : un local commercial au rdc, un appartement au 1er et un autre au 2ème. Un règlement de copropriété a été rédigé en 2008 lorsqu’il était encore propriétaire des 3 lots.
L’appartement du 2ème a été vendu je ne sais quelle année, on a désormais 2 propriétaires.
J’ai acheté un appartement à monsieur R en 2015. Nous sommes désormais 3 propriétaires.
Nous nous sommes toujours arrangé entre nous pour la division au tantième de l’assurance des communs et pour la facture d’eau globale que l’on divise en fonction de notre compteur.
Cette année nous souhaiterions entreprendre des travaux sur la porte d’entrée des communs.
Aucun syndic n’a été créé depuis et je souhaiterais reprendre en main la copro car monsieur R ne s’en occupe pas du tout par négligence (retard de paiement de l’assurance ...)
Quelles sont les démarches à suivre ?
Faut il revoir le règlement de copropriété et le remettre à jour avec le nom des « nouveaux » propriétaires ?
Pour ouvrir un compte bancaire je dois faire un pv d’AG avez vous un exemple ?
Comment gérer l’élection du président d’AG, du secrétaire etc.. chaque représentant doit il être différent ?
Nous n’avons pas pas beaucoup d’entretiens à faire dans les communs donc inutile de passer par un syndic pro, je veux juste faire quelque chose de simple et bien fait pour que tout soit clair.
Merci de votre aide.

Charlotte