Indemnisation des frais kilométriques

Synd22 - 5 avril 2018 à 14:49 - Dernière réponse : Synd22 4 Messages postés jeudi 5 avril 2018Date d'inscription 5 avril 2018 Dernière intervention
- 5 avril 2018 à 20:21
Bonjour,

Je suis syndic bénévole d'une petite copro (nous sommes 4).

Nous avons décidé, quand cela est possible, de réaliser des travaux nous même sans passer par entreprise (petits travaux).

Ces travaux sont réalisés bénévolement.

Je prépare actuellement l'AG 2018.

Pour ces travaux et autres besoins justifiés collectivement, certains copropriétaires et moi-même sommes amenés à prendre nos véhicules pour acheter des matériaux, rencontrer des entreprises...

je me demandais s'il était possible d'indemniser les copropriétaires qui utilisent leur véhicule? Si oui, je pensais passer en AG une résolution du type :
-tout trajet de plus de 5 km entre la copropriété et la destination concernée.
-barème kilométrique des impôts 2017 (non révisable, sauf demande et validation de l'AG)
-rétroactivité au 1er janvier 2017
-versement sur présentation et validation en AG de chaque année échue du décompte individuel (date, objet, destination, distance) fournis au plus tard le 31 janvier

Est-ce possible légalement? Le mode opératoire vous apparait-il judicieux?

Merci
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10 réponses

Répondre au sujet
Rochat1 10119 Messages postés jeudi 3 mars 2011Date d'inscription 24 avril 2018 Dernière intervention - 5 avril 2018 à 15:15
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Utile
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Bonjour,

Vous ne pourrez pas verser des indemnités aux copropriétaires, ça ce n'est pas possible au niveau de votre comptabilité. Par contre vous pouvez effectuer des pleins d'essence, car vous possèderez des factures émanant de services commerciaux. Cette méthode est légale.

Cdlt.
Synd22 4 Messages postés jeudi 5 avril 2018Date d'inscription 5 avril 2018 Dernière intervention > rambouillet41 2584 Messages postés mercredi 27 janvier 2016Date d'inscription 24 avril 2018 Dernière intervention - 5 avril 2018 à 17:03
Bonjour,
qu'entendez-vous par "réduction des charges"? En tant que Syndic, je tient une compta exhaustive et détaillée de toutes les charges nécessaires au bon fonctionnement de la copro. Si demain je mettais en place l'indemnité kilométrique, elles seront intégrées dans les charges. Comme les tickets horodateurs par exemple.
Si vous faites références aux charges imputables aux locataires, je n'ai aucun regard sur ce que pratiques les autres bailleurs de l'immeuble.
Synd22 4 Messages postés jeudi 5 avril 2018Date d'inscription 5 avril 2018 Dernière intervention > rambouillet41 2584 Messages postés mercredi 27 janvier 2016Date d'inscription 24 avril 2018 Dernière intervention - 5 avril 2018 à 20:21
Merci pour votre analyse de ma proposition rambouillet41. Je le proposerai à la prochaine AG.
andre78fr 1531 Messages postés vendredi 13 mai 2011Date d'inscription 14 avril 2018 Dernière intervention - 5 avril 2018 à 16:42
Vous vous méprenez Rochat1 ; ce n'est pas forcément une "facture" mais une pièce justificative qui est nécessaire, dans le cas des indemnités kilométriques il faut un relevé qui précise les déplacements, les dates, les heures, les kilomètres, photocopie de la carte grise et on applique le barème fiscal qui change chaque année...
A l'inverse et a contrario, un plein d'essence qui ne concerne évidemment pas que la copropriété n'est pas, en toute rigueur, une pièce justificative valable...
rambouillet41 2584 Messages postés mercredi 27 janvier 2016Date d'inscription 24 avril 2018 Dernière intervention - 5 avril 2018 à 17:49
je voulais dire que ce remboursement ne doit pas venir en déduction des charges/provisions demandées à un copro.

Il ya d'un côté les charges trimestrielles demandées aux copros et d'autre part des remboursements, comme si le dit copro était un fournisseur.

Mais peut-être n'appliquez vous pas la compta fixée par les textes (décret et arrêté... ?)
Synd22 4 Messages postés jeudi 5 avril 2018Date d'inscription 5 avril 2018 Dernière intervention > rambouillet41 2584 Messages postés mercredi 27 janvier 2016Date d'inscription 24 avril 2018 Dernière intervention - 5 avril 2018 à 20:20
C'est fort possible, probablement n'est-elle pas à 100% conforme aux textes. En tout cas, ma préoccupation est qu'elle soit transparente et compréhensible par les autres copropriétaires.
En cas de recours, je pars du principe qu'un juge peut regarder le manque de compétence mais SURTOUT la malhonnêteté du syndic ou une gestion hasardeuse risquant de mettre en péril la copro. Si je me trompe, c'est sur des questions de technique comptable (nomenclature...). Je ne dis pas que ce n'est pas important, mais qu'en choisissant d'être géré par un syndic bénévole, il est difficile d'attendre la même rigueur qu'un pro (encore que...).
Merci de votre réponse :)
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