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Indemnisation des frais kilométriques

Synd22 - 5 avril 2018 à 14:49
Synd22 Messages postés 4 Date d'inscription jeudi 5 avril 2018 Statut Membre Dernière intervention 5 avril 2018 - 5 avril 2018 à 20:21
Bonjour,

Je suis syndic bénévole d'une petite copro (nous sommes 4).

Nous avons décidé, quand cela est possible, de réaliser des travaux nous même sans passer par entreprise (petits travaux).

Ces travaux sont réalisés bénévolement.

Je prépare actuellement l'AG 2018.

Pour ces travaux et autres besoins justifiés collectivement, certains copropriétaires et moi-même sommes amenés à prendre nos véhicules pour acheter des matériaux, rencontrer des entreprises...

je me demandais s'il était possible d'indemniser les copropriétaires qui utilisent leur véhicule? Si oui, je pensais passer en AG une résolution du type :
-tout trajet de plus de 5 km entre la copropriété et la destination concernée.
-barème kilométrique des impôts 2017 (non révisable, sauf demande et validation de l'AG)
-rétroactivité au 1er janvier 2017
-versement sur présentation et validation en AG de chaque année échue du décompte individuel (date, objet, destination, distance) fournis au plus tard le 31 janvier

Est-ce possible légalement? Le mode opératoire vous apparait-il judicieux?

Merci
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1 réponse

Réponse 1 / 1
Rochat1 Messages postés 12859 Date d'inscription jeudi 3 mars 2011 Statut Membre Dernière intervention 23 avril 2024 5 937
5 avril 2018 à 15:15
Bonjour,

Vous ne pourrez pas verser des indemnités aux copropriétaires, ça ce n'est pas possible au niveau de votre comptabilité. Par contre vous pouvez effectuer des pleins d'essence, car vous possèderez des factures émanant de services commerciaux. Cette méthode est légale.

Cdlt.
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Synd22 Messages postés 4 Date d'inscription jeudi 5 avril 2018 Statut Membre Dernière intervention 5 avril 2018
5 avril 2018 à 15:58
Merci de votre retour.
Bien cordialement
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andre78fr Messages postés 2668 Date d'inscription vendredi 13 mai 2011 Statut Membre Dernière intervention 25 avril 2024 597
5 avril 2018 à 16:22
Je ne vois pas en quoi le remboursement d'une facture d'essence serait plus légale ou orthodoxe que des indemnités kilométriques... ça se fait dans beaucoup d'entreprise sur un simple justificatif des déplacements effectués et ça se traite très bien en comptabilité même si le compte 625 de la compta générale a été, une nouvelle fois, oublié ;-)
0
rambouillet41 Messages postés 9329 Date d'inscription mercredi 27 janvier 2016 Statut Membre Dernière intervention 26 avril 2024 3 427
5 avril 2018 à 16:28
Bonjour,

Je confirme, il est tout à fait possible de rembourser des frais kilométriques aux copros, il suffit que l'AG le décide. Votre proposition me semble correcte.
Par contre, il faut éviter que ceci vienne en déduction des charges, sinon personne n'y comprendra plus rien dans quelques années. Or il faut justifier la compta durant 10 ans.
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Rochat1 Messages postés 12859 Date d'inscription jeudi 3 mars 2011 Statut Membre Dernière intervention 23 avril 2024 5 937 > andre78fr Messages postés 2668 Date d'inscription vendredi 13 mai 2011 Statut Membre Dernière intervention 25 avril 2024
5 avril 2018 à 16:39
Bonjour,

il est tout à fait possible de rembourser des frais kilométriques aux copros

La compta doit payer des prestations sur facture. Une indemnité sollicitée par un copropriétaire ne peut donner lieu à une facture, d'où la difficulté. J'ai été confronté à ce problème. Tandis que si vous faites un plein d'essence, vous possédez un élément comptable.

Cdlt.
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andre78fr Messages postés 2668 Date d'inscription vendredi 13 mai 2011 Statut Membre Dernière intervention 25 avril 2024 597
5 avril 2018 à 16:42
Vous vous méprenez Rochat1 ; ce n'est pas forcément une "facture" mais une pièce justificative qui est nécessaire, dans le cas des indemnités kilométriques il faut un relevé qui précise les déplacements, les dates, les heures, les kilomètres, photocopie de la carte grise et on applique le barème fiscal qui change chaque année...
A l'inverse et a contrario, un plein d'essence qui ne concerne évidemment pas que la copropriété n'est pas, en toute rigueur, une pièce justificative valable...
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