Probleme date état des lieux final de sortie

Bonjour,
La demande de congés de mon logement a été acceptée pour le 31 janvier.
Cependant la société d'HLM qui me loue ce logement me propose le 5 février à 9h comme date d'état des lieux de sortie et que si cette dernière ne me convient pas de les contacter par téléphone.
Je les ai contactés à plusieurs reprises en leur expliquant que nous partons nous installer à plus de 800 km et que nous sommes dans l'impossibilité de revenir après le 31 pour faire l'edl de sortie.
J'ai proposé de faire celui-ci le 31 janvier vers 18h puisque nous louons un camion qui ne sera disponible qu'à 15h30 et le temps de le charger et de nettoyer l'appartement... J'ai également posé mon problème au gardien qui m'a expliqué qu'en cas d'indisponibilité de la responsable d'agence HLM, il est possible que l'edl de sortie soit fait par lui mais pas après 18h car lui même termine son service à cette heure-ci.
Voici ce qui m'est répondu à chaque fois par l'agence HLM : il est impossible pour eux de faire un edl à 18h cela fait trop tard (je suppose que la responsable termine sont travail à 17h...) J'ai donc parlé de la solution du gardien et on m'a répondu que ce n'est pas au gardien d'effectuer l'edl final. On m'a dit que cependant j'avais possibilité de donner procuration à une personne de mon choix pour signer l'edl à ma place! Je les ai contactés 3 fois et on m'a chaque fois répondu la même chose en me disant que la responsable me recontacterait!! et ceci depuis le 24/12 !!
Merci de me dire ce que vous me conseillez de faire car je ne connais pas la loi à ce sujet.
Je pense qu'il faut que je leur adresse une lettre en RAR mais j'aimerais leur montrer que je suis dans mon droit (si c'est bien le cas) et stipuler les textes de loi qui correspondent.
Vous en remerciant,

Cordialement,

Mathy