Aider notre mère avant la vente de son appartement

Bonjour,
Notre mère est dans une résidence pour seniors depuis plusieurs mois et nous comptions sur la vente de son appartement pour faire face aux factures de l'établissement.
Mais les acheteurs ne se précipitent pas et si la vente n'intervient pas rapidement, nous voyons, mes deux soeurs et moi, arriver le moment où nous devrons aider notre mère pour régler ses frais de résidence.
Nous allons bien entendu le faire mais nous souhaitons mettre en place un document qui puisse permettre à chacun de nous, lors de la conclusion de la vente chez le notaire, de récupérer les fonds qu'il aura avancé ainsi que des sommes correspondant aux achats nécessaires à la complète rénovation des sols par l'un des beaux frères.
Un texte sous seing privé, que nous appellerions "Convention d'assistante à N... notre mère" précisant qui avance quoi et auquel serait annexées les preuves d'achat des moquettes pour les sols et des virements au compte de notre mère pour les fonds que nous avancerons serait-il suffisant?
Merci pour votre aide.
Gendreville