Nom d'un concubin sur boite aux lettres

Bonjour,
Voila, mon amie et moi sommes locataire d'un immeuble ne possédant pas de boite au lettres individuelle autre que celle du gardien. C'est ce dernier qui distribue le courrier sous les portes(quand le courrier passe sous la porte).
Le bail est à mon nom et nous avons laisser un mot au gardien pour qu'il accepte les courriers au nom de mon amie. Seulement il est en vacances et c'est une autre gardienne qui distribue le courrier. Malheureusement elle n'a pas eu l'information concernant mon amie et ne se sert que de la liste des locataire qui est affichée à côté de la loge sur laquelle ne figure pas le nom de mon amie. Du coup plus de courrier pour elle.
J'ai appelé mon syndic pour lui demander si il était possible d'ajouter le nom de mon amie sur la liste des locataires de l'immeuble et ainsi ne plus avoir de souci de courrier. Seulement leur réponse a été que comme elle était pas sur le bail il ne pouvait pas le faire.... si nous avions des boîtes aux lettres le problème ne se poserait pas.
Est ce normal qu'ils refusent d'ajouter son nom sur la liste des locataires et est ce normal que nous n'ayons pas de boîtes aux lettres individuelles?