Frais de déplacement : somme fixé au préalabl

Bonjour,

J'ai essayer de me renseigner un peu sur le principire de remboursement de frais de déplacement. Mais je n'ai trouvé que des sujets concernant les frais au kilometre... Donc j'aimererais des infos, si quelqu'un sait quelqu'un est averti sur le cas suivant :
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Pour une prestation dans un festival, on offre jusqu'à 250 € de remboursement de frais de déplacement pour un groupe de musique. Dans le cas de dépassement de cette somme, peut on justifier dans la comptabilité des frais relevant par exemple d'un montant de 260€, et d'ajouter à celà un "contrat" justifiant le remboursement maximal de 250 €. ? Afin de justifier de la difference entre les fustificatitifs de remboursement, et la somme du remboursement .
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Merci pour vos réponses :).