Durée de conservation des papiers et documents d'une entreprise

Les documents d'une entreprise doivent être conservés un certain temps : ils peuvent être utiles en cas de demande de l'administration ou de litige. Voici les délais de conservation à connaitre.

Les délais pendant lesquels un entrepreneur ou une société doit conserver ses archives varient en fonction de la nature et du domaine (commercial, fiscal, social, juridique..) des pièces concernées. Voici la période minimale pendant laquelle l'entreprise doit nécessairement conserver les traces écrites de ses opérations pour disposer d'une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc. Les durées figurant dans cette fiche ne sont que des délais minimum : il est conseillé dans l'absolu de conserver ces pièces pendant une période illimitée.

Dossier commercial

Un contrat avec un fournisseur ou un client doit être conservé pendant au moins 5 ans. C'est la durée au terme de laquelle, sauf prescriptions spéciales plus courtes, les obligations d'un commerçant nées à l'occasion de son commerce sont prescrites, que le cocontractant soit un commerçant ou un non-commerçant. Il en est de même de la correspondance avec les fournisseurs ou les clients, qui doivent être gardées 5 ans pour la même raison que précédemment. Un contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros doit lui être conservé 10 ans. Le professionnel doit également garantir l'accès au document à son cocontractant si celui-ci en fait la demande.

Dossier fiscal

Les délais applicables aux justificatifs fiscaux courent à compter de l'année d'imposition. Exemple pour l'IR et l'IS : la durée de conservation étant fixée à 3 ans, les pièces portant sur les revenus de 2020 et déclarés en 2021 doivent être conservées jusqu'en 2023. Pour les impôts sur le revenu et sur les sociétés tous les justificatifs utiles doivent être conservés pendant au moins 3 ans, tout comme ceux liés à la CFE, à la CVAE et à la TVA. Les justificatifs liés aux BIC, BNC et BA en régime réel doivent être gardés 2 ans.

Dossier comptable

Les délais applicables aux documents comptables courent à compter de la clôture de l'exercice. Les factures émises ou reçues, les bons de commande, bons de livraison, bons de réception ou les livre et registre comptables doivent être conservés pendant au minimum 10 ans.

Dossier social

Le dossier social concerne tous les documents relatifs à la gestion du personnel de l'entreprise. Le registre unique du personnel doit être conservé 5 ans. Tout comme les bulletins de paie  et tous les documents concernant les salaires, les primes, les indemnités et les soldes de tout compte. Pour les données individuelles (contrat de travail, convocation à un entretien, lettre de licenciement, etc.), mieux vaut les conserver de façon illimitée : la conservation de ces pièces permet notamment de prévenir un éventuel litige devant les prud'hommes. Tous les justificatifs liés aux charges sociales et taxe sur les salaires doivent être conservées pendant au moins 3 ans. Enfin, les documents liés aux accidents du travail doivent être conservés 10 ans, soit la période au terme de laquelle l'action en responsabilité de la victime est prescrite.

Dossier juridique

Les statuts de la société doivent être conservés 5 ans. Ce délai ne court qu'à compter de disparition de la société, à savoir au moment de sa radiation au RCS. Les procès-verbaux d'assemblées doivent également être gardés 5 ans, cette période courant à compter du dernier PV. Les justificatifs liés aux feuilles de présence, aux pouvoirs et aux convocations doivent être conservés pendant 3 ans à compter de la date de la réunion concernée. Les rapports du gérant et des CAC doivent également être gardés pendant 3 ans, étant précisé que ce sont les trois derniers exercices qu'il convient de prendre en compte. Enfin, la période de conservation des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) est fixée à 10 ans, ce délai commençant à compter de la clôture de l'exercice.

Dossier immobilier

Le contrat d'achat ou de cession d'un immeuble ou d'un terrain doit être gardé pendant 30 ans, les actions réelles immobilières se prescrivant par trente ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. Le contrat de bail commercial doit être conservé pendant 5 ans à compter de la fin du bail.

Dossier bancaire

Les relevés de compte bancaire de l'entreprise et les talons de chèque doivent être conservés pendant 5 ans.

Gérer ses documents en ligne

Pour gérer vos archives de façon numérique et éviter ainsi tout risque de perte, vous pouvez vous adresser à un service de stockage en ligne. Pour un chef d'entreprise, ce service présente différents avantages tels que :

• une diminution des risques de pertes ou de dégradation ;
• un accès et un classement facilités ;
• un partage des documents simplifié.