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Toute assemblée générale d'une société, ordinaire ou extraordinaire, doit faire l'objet d'un procès-verbal. Comment rédiger un PV d'AG de société.
Quel que soit le résultat du vote, une délibération d'assemblée de société (Sarl, SA, etc.) doit être constatée par l'établissement d'un procès-verbal (PV) une fois la réunion terminée. Sa forme et ses modes de conservation suivent principalement les mêmes règles dans toutes les sociétés, mais certaines mentions figurant en son sein peuvent varier en fonction de la forme sociale.
Il convient d'établir les PV dans un registre spécial tenu au siège social. Ce document est coté et paraphé dans la forme ordinaire soit :
Aucun frais n'est à verser à l'autorité paraphant le registre.
Cependant, l'établissement de l'ensemble des PV dans un même registre n'est pas sans poser des inconvénients pratiques. Le Code de commerce (art. R221-3) prévoit ainsi la possibilité d'établir les PV sur des feuilles mobiles. Celles-ci doivent être :
L'ordonnancement de ces feuilles est règlementé par le Code de commerce. Ainsi, dès qu'une feuille a été remplie, même partiellement, elle doit être jointe à celles précédemment utilisées. Est interdite toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles.
Si la société décide de conserver ces feuilles mobiles dans un registre, celui-ci n'a pas à être coté et paraphé.
En cas d'erreurs ou omissions, les rectifications peuvent être faîtes selon les procédés utilisés dans les actes notariés.
Le procès-verbal d'assemblée générale doit obligatoirement contenir les mentions suivantes :
En cas de consultation écrite, il en est fait mention dans le procès-verbal, en y annexant également la réponse de chaque associé. Le PV doit alors être également signé par les gérants.
Dans les SNC, le procès-verbal doit être signé par chacun des associés présents. Mais des règles différentes existent au sein des SARL et des SA.
En plus des mentions citées précédemment, le PV d'une assemblée de SARL doit également contenir (art. R223-24 du Code de commerce) :
Les procès-verbaux sont établis et signés par les gérants et, le cas échéant, par le président de séance.
Le PV d'assemblée d'une SA doit, en plus des mentions obligatoires s'imposant à toute société (art. R225-106 du Code de commerce) :
Comme pour la SARL, la survenance éventuelle d'un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique ayant perturbé le déroulement de l'assemblée doit également être mentionnée (art. R225-99 du Code de commerce). Mais il est à noter qu'il n'est pas fait obligation de mentionner les noms et prénoms des actionnaires présents.
Le président, les administrateurs ou les membres du directoire d'une SA omettant d'indiquer l'une des mentions obligatoirement prévues au sein du PV s'exposent à une amende de 3750 € (art. L242-15 du Code de commerce). Mais cette sanction n'est pas applicable lorsque ces personnes omettent uniquement de mentionner la survenance éventuelle d'un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique ayant perturbé le déroulement de l'assemblée.
Pour des raisons formelles, le PV doit être signé par les membres du bureau. Cependant, il convient de signaler qu'aucune sanction n'est applicable lorsque l'un d'entre eux ne le signe pas.
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