Syndic de copropriété : définition, mandat, honoraires, rôle

[SYNDIC] Quel est le rôle du syndic de copropriété. Ses fonctions, ses missions et ses responsabilités telles qu'elles sont fixées par la loi du 10 juillet 1965.

Qu'est-ce qu'un syndic de copropriété ?

Un syndic de copropriété est une personne physique ou morale dont le rôle consiste à administrer une copropriété et à gérer ses finances. Il est le représentant légal du syndicat de copropriétaires. Le syndic est généralement un professionnel, mais il peut aussi être bénévole.

Comment désigner un syndic ?

L'assemblée générale de copropriété doit désigner le syndic de copropriété à la majorité absolue de tous les copropriétaires, présents ou absents (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). A défaut, une seconde assemblée peut statuer à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés (article 24). Le renouvellement de son mandat est soumis aux mêmes règles de majorité.

A défaut de nomination, le syndic est désigné par le tribunal judiciaire (TJ) saisi à la demande d'un ou plusieurs copropriétaires. Le syndic ainsi désigné devra procéder à la convocation d'une nouvelle assemblée chargée de désigner un syndic définitif.

Toute personne morale ou physique peut exercer les fonctions de syndic. Mais une personne physique doit être titulaire de la carte professionnelle quand il n'est pas syndic bénévole.

Quelle est la durée du mandat du syndic ?

Le mandat de syndic est limité à trois ans. Il s'agit donc d'un contrat à durée déterminée, qui ne peut pas faire l'objet d'un renouvellement par tacite reconduction. L'assemblée doit donc désigner un nouveau syndic ou renouveler le mandat du titulaire au moins tous les trois ans.

La durée du mandat est limitée à un an pendant la période de garantie décennale quand le syndic, ses parents jusqu'au 3ème degré ou ses employés ont participé à la construction. Cette clause concerne surtout les promoteurs qui conservent leur fonction de syndic après la première assemblée.

Quelles sont les fonctions du syndic ?

L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 confère au syndic de copropriété les pouvoirs d'un organe exécutif. Il est ainsi notamment chargé :

• d'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des décisions de l'assemblée générale (travaux, entretien courant, gestion du personnel, recouvrement des charges, etc.) ;
• d'administrer l'immeuble, de veiller à sa conservation et à son entretien ;

En cas d'urgence, il doit faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous les travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. Mais il doit convoquer immédiatement l'assemblée afin de faire ratifier les décisions prises. Sans décision préalable de l'assemblée et après consultation du conseil syndical, il peut aussi demander le versement d'une provision spéciale représentant au plus le tiers du devis des travaux en question.

• d'établir le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l'assemblée générale. Il doit tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie ;
• de percevoir les avances sur trésorerie et provisions sur travaux ;

Après sa désignation et au moins tous les trois ans, il doit soumettre au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité de l'article 25 (majorité absolue de tous les copropriétaires présents ou absents).

• d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat ;
• de représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice ;
• le syndic doit également informer les locataires des décisions d'AG de copropriété.

Qu'est-ce que le carnet d'entretien ?

La loi lui impose également d'établir et de tenir à jour un « carnet d'entretien », à la disposition de chaque copropriétaire. Le syndic devra également afficher dans les parties communes le compte-rendu des décisions d'assemblée ayant trait aux travaux et à l'entretien de l'immeuble.

Quand un lot est mis en vente, le syndic peut fournir une copie du carnet d'entretien à tout vendeur qui en fait la demande. Le décret du 30 mai 2001 en a précisé le contenu. Le carnet doit notamment mentionner, pour chaque bâtiment, les références des contrats d'assurance et leurs dates d'échéance, l'année de réalisation des travaux importants (réfection des toitures, ravalement des façades, remplacement de l'ascenseur, de la chaudière, des canalisations, etc.) ainsi que l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux, la référence des contrats d'assurance dommages-ouvrage en cours, les références différents contrats d'entretien en cours et leur date d'échéance, et s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel des travaux décidé par l'assemblée générale. D'autres mentions complémentaires sur l'état de l'immeuble pourront être décidées par cette dernière.

La responsabilité du syndic

La responsabilité du syndic est engagée devant les copropriétaires s'il n'exerce pas correctement ses fonctions ou s'il ne respecte pas les règles de fonctionnement de la copropriété. Il peut ainsi être condamné à verser des dommages-intérêts à la copropriété si ses actes ou ses négligences ont causé un préjudice financier ou contribué à la dégradation de l'immeuble. Sa responsabilité ne peut plus toutefois être engagée si l'assemblée a approuvé les actes du syndic en accordant le quitus (voir la définition d'un quitus de copropriété).

Comment sont calculés les frais du syndic ?

La loi Alur a renforcé l'encadrement des honoraires du syndic. Les contrats de syndic se trouvent soumis à une réglementation plus stricte qu'auparavant. Le syndic professionnel perçoit une rémunération forfaitaire (forfait de base annuel) pour l'exercice de ses fonctions. Il peut également percevoir des honoraires spécifiques en complément de ce forfait de base mais seulement pour les prestations dont la liste figure au sein de l'annexe 2 du contrat de syndic type.

Comment changer de syndic de copropriété ?

Qu'il soit à l'initiative du conseil syndical ou du syndic lui-même, le non-renouvellement du contrat doit être inscrit à l'ordre du jour d'une assemblée générale intervenant au moins trois mois avant la fin du mandat.

En cas de désignation d'un nouveau syndic, l'ancien titulaire doit fournir l'ensemble des archives, la situation de trésorerie et les fonds disponibles dans le délai d'un mois. Il dispose ensuite de deux mois supplémentaires pour produire l'état des comptes des copropriétaires et le solde des fonds.

S'il ne respecte pas ces délais et après une mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure.

Quitus au syndic

Le quitus de copropriété est la décision par laquelle les copropriétaires d'un immeuble approuvent la gestion du syndic de copropriété. En donnant leur accord, on dit que les copropriétaires "donnent quitus" au syndic. Cet acte a des conséquences importantes d'un point de vue juridique, puisque le quitus sans réserve donné par l'assemblée entraîne la ratification de tous les actes du syndic portés à la connaissance de la copropriété. Le syndic se trouve par conséquent déchargé de sa responsabilité concernant ces actes.

Révocation du syndic

Le contrat peut faire l'objet d'une résiliation anticipée si le syndic manque à ses obligations (résolution pour inexécution selon l'article 1224 du Code civil). En l'absence de motif réel et sérieux, celui-ci peut exiger des dommages-intérêts. C'est le conseil syndical qui notifie les motifs au syndic en demandant que cette question soit mise à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Celle-ci décide donc de la résiliation du contrat, la date de cessation de fonctions ne pouvant intervenir au plus tôt un jour franc après l'AG.
Sauf dispositions contraires du règlement de copropriété, si le syndic ne peut pas exercer ses fonctions (ou refuse de les exercer) pour une raison quelconque, toute personne intéressée, y compris un tiers à la copropriété, peut demander à la justice de désigner un administrateur provisoire en charge de tous les pouvoirs du syndic.