Changement d'usage d'un lot dans une copro bénévole

Bonjour à tous, 

Nous nous sommes rendu compte que notre règlement de copro n'avait jamais été mis a jour suite à des travaux, il doit dater de 1950, est ce légal?

le syndic est bénévole il s'agit d'une petite copro de 4 propriétaires et l'un deux s'occupe des factures pour les partie communes mais nous n'avons jamais fait d'AG ou de réunion de ce genre, est ce normal?

De plus, sur la répartition et la définition des lot, notre maison est considérée comme un hangar, hors il s'agissait en effet d'une ancienne menuiserie, qui a été entièrement rénovée en loft atelier. Au niveau de l'urbanisme et du foncier tout est en règle depuis des années il s'agit d'une habitation, mais comment faire exactement pour que cela puisse paraitre sur le règlement de copropriété, sans avoir la possibilité de faire appel a un organisme de gestion externe? est ce un service payant que l'on peut faire ponctuellement?

Merci d'avance pour tout éclairage que vous pourrez m'apporter sur ce sujet, je suis preneuse d'infos!!