Annuler contrat d'archives -problème paiement

"-Que peut-on faire pour annuler cette prestation qui nous semble douteuse ? (Des frais sont prévus pour rapatrier les document, s'ils ont été réellement transférés)."

Le faire voter en AG pour commencer.

Sachant qu'en tant que membre du conseil syndical il vous est vivement conseillé d'exiger des explications et des justificatifs du syndic au préalable de préférence par LRAR.

Le syndic est dans l'obligation de vous les transmettre sous peine de devoir payer une astreinte de 15€/jour à compter du 30eme jour sans réponse.

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"-Doit-on attendre l’arrivée du nouveau syndic ? (2023/2024). "

C'est rarement une bonne idée d'attendre sans agir.

Bonjour,

Il est vraisemblable que dans l'extranet, vous avez le devis signé par Pro-archives et non le contrat signé, mais cela ne veut pas dire que le contrat ne soit pas signé. Il faudrait demander à votre syndic par LRAR, sinon le président(e) du CS essaye directement auprès de à ProArchives une copie de ce contrat.
Cette copie est obligatoire pour savoir quand démarre le contrat puisque vous avez des échéances de 5, puis 3 ans. (" 2 mois au moins avant l’expiration de la période en cours lors de sa dénonciation".)

Ensuite il faudrait savoir si les 203.82 € sont la facturation pour un an ou pour le retard. 

Quelque soit la date de démarrage, vous ne pouvez l'arrêter avant la mi-2024, donc vous avez le temps mais notifier au syndic la résolution à mettre à l'OdJ de la prochaine AG : arrêt de la prestation archivage extérieur. Attention, ceci devra entrer en compte pour le contrat avec votre nouveau syndic.

Mais faites bien le calcul économique : arrêt de la prestation avec les frais associés et montant du contrat de syndic :
"7.1.4. Prestations qui peuvent être exclues des missions du syndic sur décision de l'assemblée générale des copropriétaires

En application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, l'assemblée générale des copropriétaires peut, par décision spéciale prise aux conditions précisées par cet article :

-dispenser le syndic d'offrir un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés (6) ;

-confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat.

En cas de décision régulièrement adoptée par l'assemblée générale antérieurement à la conclusion du présent contrat, la prestation considérée n'est pas incluse dans le forfait."

Bonjour

Je reviens sur le problème de ce contrat. Il est daté et signé de chez PROARCHIVES sans signature du syndic dans l'extranet. Après réclamation auprès du syndic nous recevons un 2ème contrat qui est lui tamponé et signé par le syndic sans précision de date sinon celle existante du 1er exemplaire soit le 20/08/2019.

PRO ARCHIVES vient de nous adresser un devis et confirme que la fin du contrat est au 05/05/2025 en présentant une feuille "convention de preuve" d'une signature électronique avec une ligne dactylographiée "Signée le 5/05/2020 à 15:16 par Arnaud Iemboli" (qui est le gérant du syndic A2I)

Un mail a été adressé à PROARCHIVES stipulant que ce document n'était pas suffisant d'autant que nous avons plusieurs versions de ce contrat.

Comment pouvons-nous obliger PROARCHIVES à justifier cette signature électronique ou à accepter sa date de signature au 20/08/2019 ? Le montant total qui nous est facturée est pour 2 années. (soit 428,62€)

L'utilisation d'un certificat qualifié : La signature électronique doit être basée sur un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié. Un certificat qualifié est un certificat électronique qui répond à des normes spécifiques de sécurité et d'identification émises par les autorités compétentes.

Merci de vos conseils.

Bien cordialement.