Vide grenier lieu privee et relation mairie

Bonjour
Nous sommes une association notre maire de commune nous a dit que le calendrier pour organiser une manifestation sur le domaine public de la commune et rempli pendant 2 ans et en conséquence on ne peut pas faire de manifestations.
Nous avions trouver une salle public payante sur une autre commune nous avons fais la demande en mairie qui nous a été refuser car les organisations de manifestations sont réserver aux associations de la commune et nous, nous sommes hors commune.
Nous avons trouver une salle avec parking pour organiser un vide grenier, cet foi ci c'est un lieux privée et la personne peut nous louer cette salle avec le parking avec un contrat à la journée. Nous avons vue qu'il faut, sur un terrain privée envoyer une demande préalable en mairie 15 jours avant la manifestation.
Ma question est de savoir si la mairie peut nous refuser la demande ? Au vue des éléments c un terrain privée avec contrat.
Sachant que nous allons engager des frais nous aimerions avoir des éléments convainquant pour ne pas avoir de refus de la mairie.
Concernant la sécurité nous allons tous mettre en oeuvre pour éviter les débordements et essayer de gérer aux mieux la circulation.
Nous aimerions savoir si on doit faire une demande en mairie si on veut mettre une buvette sur le parking qui est privée?
Merci par avance pour votre aide.