Organisation de soirée / association

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mercredi 29 janvier 2014
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 jeandubois999 -
Bonjour,

Je suis artiste musicien dans un duo musical. Nous avons été contacté par une amie (novice dans le milieu) qui veut organiser une soirée (avec des DJ) dans un lieu associatif (avec un bar et une scène pour les DJ). Nous ne serons pas payé (ce que nous avons accepté contre quelques verres durant la soirée) alors que nous le sommes habituellement.

Seulement, cette amie nous contacte maintenant pour que nous lui "prêtions" notre association (que nous la fassions jouer dans l'organisation de la soirée) car le bar associatif lui a demandé les papiers de son asso (elle n'en a pas et trouve cela trop compliqué d'en créer une). Notre association n'a pas de numéro de SIRET et la soirée est dans un mois.

Nous sommes plutôt ok pour aider. Ceci dit, elle nous demande quelle assurance nous avons l'habitude de prendre. Nous n'avons jamais pris d'assurance donc la réponse est : aucune. Elle nous dit que notre association n'aura aucune responsabilité dans l'affaire car elle mettra son nom sur le contrat avec l'assurance.

Nous ne la connaissons que depuis peu et n'avons pas forcément une confiance plus grande pour elle que pour un passant dans la rue.

Le souci est que :
Nous ne savons pas si nous serons responsables si quoi que ce soit qui n'est pas couvert par le contrat d'assurance arrive (une bagarre n'est pas couverte par exemple, selon ce que j'ai lu sur internet). Est-il donc vrai que ce sera bien elle la responsable ou nous autres?

Nous ne voulons prendre aucune responsabilité car ce n'est pas nous qui organisons la soirée, ce n'est pas "notre" soirée. Nous sommes musiciens et non pas organisateurs pour cette soirée.

Merci si vous pouvez m'éclairer à ce sujet.

Bien cordialement,
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10 juillet 2020
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Bonsoir,

J'ai été longtemps trésorier puis président d'une asso sans but lucratif.

Nous avions une assurance pour le cas ou un problème surviendrait lors des réunions que nous organisions (c'était une asso de protection de l'environnement contre l'installation d'un incinérateur géant et nous organisions des rencontres auprès de la population dans les communes environnantes).
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Bonjour,

Toute association doit être déclarée en Préfecture, posséder un numéro d'agrément, des statuts avec un président, un comptable et un secrétaire. En plus, si vous organisez souvent des soirées, les tarifs de locations de salles sont moins élevés pour les associations (bon à savoir). Il vaut donc mieux réserver une salle au nom de l'association plutôt qu'en temps que particulier.

Lorsque vous êtes rémunérés, vous le déclarez comment ? C'est du noir ?

Votre amie ne peut se faire passer pour votre association car non seulement c'est interdit (elle n'en fait pas partie), mais en plus, votre association n'existe pas sur le plan réglementaire.

Si vous jouez dans un lieu avec boissons payantes (alcool), méfiez-vous car l'organisateur doit aviser la Douane et la Gendarmerie. Et en faisant des recoupements et leur petite enquête, ils se rendront vite compte des incohérences.

L'organisateur doit prendre une assurance, ce qui n'empêche pas l'association d'en avoir une aussi, c'est mieux (pour le matériel).

Nous ne rémunérons personne. Nous déclarerons les sommes perçues comme étant réinvesties dans l'asso pour les prochains événements ou actes de soutien.

Comment ça pas réglementaire? Toute asso est déclarée en pref etc... c'est bien notre cas, Dalma (ci-dessous) confirme qu'il n'y a pas besoin de n° Siret si c'est à ça que vous faites allusion. Dans tous les cas, là n'est pas le problème.

Si c'est interdit car elle ne fait pas partie de l'asso, d'accord.

Le lieu étant déjà associatif, il s'occupe certainement déjà de l'aspect vente alcool non?

Donc si je comprends bien, il lui faudrait une assurance juste pour le matériel (et cela devrait être au nom de quelqu'un qui est dans l'asso).

Qu'en est-il du risque de bagarre? Qui est responsable (puique l'assurance ne l'est pas)? Toujours le responsable de l'asso?
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24 août 2015
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Bonjour,

Je répondais de manière globale sur les associations, et pas vraiment sur le cas précis de votre soirée.

Dans votre 1er message, vous disiez " Nous ne serons pas payés... alors que nous le sommes habituellement." D'où ma question, de manière générale.

Ensuite, comme vous évoquiez un numéro SIRET, je pensais que vous n'étiez pas du tout déclaré en Préfecture.

S'agissant des déclarations Douanes, Gendarmerie, et même SACEM, logiquement, c'est à l'organisateur de les faire. Outre le problème d'assurance, votre amie s'était-elle posé toutes ces questions ?

Pour l'assurance, il est préférable d'en avoir une au cas où. En cas de problèmes de toutes natures, on saura bien reprocher à l'organisatrice son absence d'assurance. Il faut au moins une responsabilité civile. Votre amie paie-t-elle déjà une assurance habitation ? Si oui, voir avec son assurance si elle s'étend à ce genre d'activité ponctuelle ?
Merci pour vos éclairements, la solution de prendre sa propre assurance est la plus simple au finale effectivement.
" Notre association n'a pas de numéro de SIRET et la soirée est dans un mois. "

Vous n'avez pas besoin de numéro de SIRET.
Par contre, pourquoi le bar aurait-il besoin qu'une association s'occupe de l'organisation si vous n'êtes pas rémunérés et n'avez donc pas de facture à éditer ?

aucune idée. Le lieu lui a dit ça je présume. Ils n'acceptent pas les soirées proposées par des organisateurs qui ne sont pas constitués en association (au moins), j'imagine.
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9 juillet 2020
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bonjour

une solution
elle organise la soirée à titre privé , et elle demande à son assurance une attestation qui provisoirement la couvre pour l'organisation de cette soirée

cdlt

Donc pas d'asso dans l'histoire? Mais le lieu n'acceptera éventuellement pas, car c'est une jeune de 19 ans qui n'a jamais organisé de soirée de sa vie...
cela sous-entend aussi que la police ne doit pas surprendre les clients "occasionnels" ou "non prévus" à l'entrée [ce qui est certainement gérable avec des excuses en carton ("je les connais, je les ai invité")], non?
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