Frais et remboursement

- - Dernière réponse :  Komar - 4 déc. 2018 à 17:52
Nos employés beneficient de cartes de crédits de l'entreprise qui leur permet de payer tous les frais engagés. Toutefois, il arrive fréquement qu'ils ne nous soumettent pas les justificatifs (nous les découvrons lors du rapprochement bancaire) ou qu'ils les soumettent aprés plusieurs mois: quel recours juridique puis-je avoir? je ne peux leur demander d'avancer les frais car des fois les frais engagés peuvent se réveler importants mais de mon côté j'ai besoin des justificatifs pour la comptabilité.

De plus un employé qui est en contact avec le client mais qui n'est pas commercial, peut-il réclamé un remboursement de frais/indemnité annuelle de representation (achat d'un costume) à hauteur de 200€?
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4 réponses

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vendredi 8 décembre 2017
Dernière intervention
13 décembre 2018
0
Merci
il suffit simplement de leur envoyer un avertissement ...

c'est votre convention qui prévoit le remboursement des vêtements ?
Commenter la réponse de Any--Ly
0
Merci
Bonjour.

Parfois il suffit d'un accessoire pratique pour le rangement des notes de frais dans les véhicules.
Ou une petite prime pour les salariés qui ramènent toutes leurs notes, en compensation de vos pertes de temps, et en prime pour vous économie de stress.

Cdt
Commenter la réponse de gitane2229
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Merci
Je trouve réellement injuste de verser une prime à des salariés pour faire leur dû surtout qu'ils sont très bien payés (5000€/mois) de plus si je commence ce système, quel est la limite? dois toujours mettre une prime pour obtenir ce qui nous reveint de drit en tant qu'entreprise? surtout que s'ils mettent un timbre sur leur note de frais pour l'envoyer ils me demandent le remboursement (ce que je ne réchigne pas à faire) mais il me semble que la réciprocité est de mise, non? on en demande trop vous pensez? dans d'autres entreprises les employés avancent les frais et se font remboursés sur justificatifs, alors que nous leur épargnons ce désagrément, cela ne suffit-il pas?
Commenter la réponse de Suzanne
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Merci
cher gitane 2223 désolée j'ai cliqu" et la réponse est partie trop vite, avant que je ne termine mon message et te remercier pour ton retour, car on a toujours besoin d'un retour objectif de la part de tiers. Je retient le rangement dans la voiture, excellente idée.
La prime n'était qu'une suggestion, c'est tout.

Il y aurait peut-être une solution : système d'avance/frais permanente à utiliser en parallèle avec les paiements avec leurs cartes privées.
Vous avancez à chaque salarié concerné par ses frais une somme, et en contrepartie, le salarié signe un document leur expliquant l'objet de cette avance financière, et vous mentionnez bien que cette avance leur sera déduite sur leur dernière fiche de paie s'ils quittent l'entreprise. Ca n'est donc pas du salaire.

Puis, chaque mois, le salarié vous ramène ses notes de frais que vous lui remboursez en totalité après contrôle de votre part.
4 avantages pour vous :
- écritures en banque considérablement diminuées
- vous ne remboursez que les tickets (1 remboursement mensuel par salarié),
- vous n'avez qu'une écriture comptable mensuelle par salarié (préparer une feuille récapitulative avec ventilation des frais si besoin). Le comptable vous indiquera l'écriture comptable précise.
- un pointage unique des frais par mois et par salarié
1 inconvénient pour vous :
- avance de trésorerie du fait de l'avance permanente (l'équivalent de 15 jours de frais par rapport à ce que vous pratiquez actuellement).

Le principe financier est le suivant :
vous versez l'avance permanente unique ==) le salarié a l'argent disponible pour le mois
puis au dernier jour du mois (après 30 jours) ===) l'avance faite au salarié tourne autour de 0 (+ ou -)
vous remboursez les frais de ces 30 jours ===) le salarié retrouve son avance permanente

Mais ne connaissant pas l'amplitude de variation desdits frais, je ne sais si ça conviendrait dans votre entreprise.
Si vous l'adoptez, vos corvées administratives s'en trouveraient grandement allégées, et pour les rappels des tickets manquants ça sera terminé...

Cdt
Dans ma boite, nous avons aussi un carte à débit différé. En outre, pas de rapprochement bancaire ==> celle-ci sont adossés à notre compte perso ! Charge à nous de faire les notes de frais dans les temps afin d'être remboursé à temps avant le débit.
Commenter la réponse de Suzanne
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