Convocation de l'Assemblée Générale : société anonyme, Sarl, Snc

Les formalités de convocation d'une Assemblée Générale (AG) dépendent du type de société. Elles doivent être scrupuleusement respectées sous peine de nullité de l'AG. Comment convoquer une assemblée générale de société anonyme, de SAS ou de sarl.

L'organe chargé d'adresser la convocation à l'AG d'une société varie en fonction de la forme sociale adoptée. Mais dans toutes les formes de sociétés, le non-respect des formalités de convocation peut, sauf exceptions, entraîner la nullité de l'assemblée. Il convient par conséquent d'être vigilant quant au respect des différentes démarches à suivre.

Où trouver les règles de convocation en AG ?

Avant de réunir une assemblée, la loi peut prévoir différentes formalités tant sur le plan du contenu que des modalités d'envoi de la convocation adressée aux associés ou aux actionnaires. Mais une liberté statutaire, plus ou moins large selon la forme de la société, est néanmoins accordée. Les actionnaires ou les associés peuvent donc prévoir des clauses imposant certaines formalités liées à l'envoi de la convocation en vue de suppléer ou de compléter les règles posées par le Code de commerce.

Comment envoyer une convocation en AG de société anonyme ?

Les règles de convocation de l'assemblée générale sont très encadrées pour les sociétés anonymes. La loi laisse une liberté procédurale moindre aux statuts d'une société anonyme et d'une société en commandite par actions. Cette rigueur s'illustre notamment dans l'obligation pour l'organe chargé de cette procédure de se soumettre à des formalités préliminaires à l'envoi de la convocation aux actionnaires. Par la suite, la loi prévoit des règles précises tant sur le plan de son contenu que sur celui de son mode et de son délai d'envoi.

Le contenu de la convocation

Dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions, les règles posées par le Code de commerce concernant le contenu de la convocation sont plus strictes que celles prévues pour les autres sociétés puisqu'elles imposent l'envoi d'un avis de convocation ainsi que les mentions devant nécessairement y figurer.

L'élément principal de la convocation est, comme dans les autres formes de société, l'ordre du jour. Celui-ci est essentiel, l'assemblée ne pouvant délibérer sur une question n'y étant pas inscrite, hormis en cas de révocation d'un administrateur ou d'un membre du conseil de surveillance (art. L. 225-105 du Code de commerce).

Le mode et les délais de convocation

Aux termes de l'article R. 225-67 du Code de commerce, les modes de convocation prévus pour les SA et les SCA sont les suivants :

• l'avis de convocation doit être inséré dans un journal habilité à recevoir les annonces légales dans le département du siège social ;
• si les actions de la société sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou si toutes ses actions ne revêtent pas la forme nominative, l'avis de convocation doit également être inséré au Bulletin des annonces légales obligatoires ;
• si toutes les actions de la société sont nominatives, les deux insertions prévues précédemment peuvent être remplacées par une convocation faite, aux frais de la société, par lettre simple ou recommandée adressée à chaque actionnaire.

L'envoi postal prévu lorsque toutes les actions de la société sont nominatives peut être remplacé par un envoi électronique. Au préalable, la société doit avoir recueilli par écrit l'accord des actionnaires intéressés qui indiquent alors leur adresse électronique. Leur accord peut être donné par voie postale ou électronique. Si les actionnaires ayant donné leur accord souhaitent ensuite revenir à un envoi postal, ils peuvent à tout moment le demander expressément à la société par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Une assemblée réunie par simple convocation verbale peut ainsi être annulée hormis lorsque tous les actionnaires étaient présents ou représentés. Dans ce dernier cas, le Code de commerce (art. L225-104) précise en effet que l'action en nullité n'est pas recevable.

Les convocations individuelles

En plus de ces formalités, la loi prévoit également des destinataires à l'attention desquels la société doit obligatoirement transmettre une convocation individuelle :

• aux actionnaires titulaires de titres nominatifs depuis un mois au moins à la date de l'insertion de l'avis de convocation (art. R225-68 du Code de commerce). Cet envoi se fait par lettre ordinaire mais les actionnaires peuvent demander à être convoqués par lettre recommandée, à charge pour eux de payer les frais de recommandation à la société. Il est également possible de les convoquer par courrier électronique ;
• aux commissaires aux comptes titulaires et ce pour toutes les assemblées d'actionnaires quelle que soit leur nature (art. L823-17 du Code de commerce). Le Code de commerce (art. R823-9) prévoit que cet envoi doit se faire par lettre recommandée avec demande d'avis de réception et au plus tard lors de la convocation des actionnaires.
• à toute autre personne appelée à assister aux assemblées, telle qu'un représentant du comité social et économique (CSE) ou de la masse des obligataires par exemple.

Les délais de convocation

Entre la date de la convocation et la date de l'assemblée, le délai doit être au moins :

• de quinze jours sur première convocation ;
• de six jours sur deuxième convocation.

Ces délais sont applicables aussi bien pour une convocation s'effectuant via l'insertion dans un journal d'annonces légales que pour des convocations individuelles.

Comment convoquer à une AG de Sarl, SAS ou SNC ?

Quelle que soit la forme de la société, l'ordre du jour de la réunion doit en principe figurer au sein de la convocation. Celui-ci permet aux associés ou aux actionnaires de prendre connaissance de l'ensemble des questions inscrites au programme de la séance et, par conséquent, de la nature des décisions qu'ils auront à prendre. Il est à noter que cette obligation n'est pas en vigueur dans les SAS, mais il est néanmoins conseillé de la prévoir dans les statuts afin que les actionnaires puissent prendre leur décision en toute connaissance de cause.

Dans les SARL, l'article R. 223-20 du Code de commerce précise par ailleurs que, hormis pour les questions diverses représentant une importance minime, les questions inscrites à l'ordre du jour doivent être libellées de telle sorte que leur contenu et leur portée apparaissent clairement, sans qu'il y ait lieu de se reporter à d'autres documents.

En pratique, l'auteur de la convocation mentionne également le lieu et l'heure de la convocation, la liste des documents y étant éventuellement annexés, ou encore la faculté pour l'associé ou l'actionnaire de se faire représenter.

Le mode et les délais de convocation

Un délai entre l'envoi de la convocation et la date de la réunion doit être respecté en vue de permettre l'exercice du droit de communication des associés ou des actionnaires. Les statuts peuvent stipuler un délai plus long que celui prévu par la loi. Il doit être au minimum de :

• quinze jours dans les SNC et les SARL, étant précisé que, pour ces dernières, ce délai est ramené à huit jours lorsque l'assemblée est convoquée en raison du décès du gérant unique ;
• dans les SAS, aucune règle particulière n'est prévue, si bien que les statuts peuvent prévoir n'importe quel délai de convocation.

Dans les SARL, le Code de commerce prévoit que l'envoi de la convocation s'effectue par lettre recommandée. En revanche, dans les SNC, les SCS et les SAS, la forme de la convocation est librement déterminée par les statuts. Cependant, il est dans tous les cas conseillé au gérant de l'adresser également par lettre recommandée afin d'acquérir une preuve de l'envoi en cas de litige ultérieur avec un associé prétendant ne pas avoir été régulièrement convoqué.