AG de copropriété : convocation, ordre du jour, formalités

La convocation de l'assemblée générale de copropriété doit respecter certaines règles et formalités, notamment en terme de délais, d'ordre du jour, de participation, de quorum. Qui peut convoquer l'AG et comment ?

Qu'est-ce qu'une assemblée de copropriété ?

C'est au cours des assemblées générales de copropriété que sont prises toutes les décisions affectant l'immeuble. L'AG de copropriété est le seul mode légal de consultation des copropriétaires. Il est impossible, par exemple, d'organiser une simple consultation écrite.

Le fonctionnement et les attributions des assemblées générales sont définis par les articles 22 à 26 de la loi du 10 juillet 1965. Le règlement de copropriété ne peut en aucun cas prévoir des règles contraires à ces dispositions, qui sont d'ordre public. Les votes en AG de copropriété sont réglementés et prévoient plusieurs type de majorités. Dans certains cas, un copropriétaire peut contester une décision d'AG de copropriété.

Qui peut convoquer une AG de copropriété ?

D'après l'article 7 du décret du 17 mars 1967, l'assemblée générale de copropriété doit se réunir au moins une fois par an, en principe sur convocation du syndic. Le syndic peut aussi convoquer l'assemblée chaque fois qu'il le juge nécessaire pour la bonne gestion de l'immeuble.

L'assemblée doit en principe de tenir dans la commune où est situé l'immeuble.

Peuvent aussi demander au syndic la convocation de l'assemblée :

• soit le conseil syndical,
• soit un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix. Le règlement de copropriété peut prévoir un pourcentage inférieur.

Tout copropriétaire peut également demander la tenue d'une assemblée générale de copropriété pour débattre de questions sur ses propres droits et obligations. Mais il doit assumer la totalité des frais de convocation et de tenue de l'AG de copropriété. Le syndic dont lui communiquer le montant des frais dans les 15 jours suivant la demande et convoquer l'AG dans les 45 jours suivant le paiement de ces frais.

Comment convoquer une AG de copropriété ?

La demande d'AG, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée est demandée. Si le syndic ne convoque pas l'assemblée dans les huit jours qui suivent cette demande, le président du conseil syndical peut procéder à cette convocation et la notifier au syndic.

Si les procédures ci-dessus demeurent infructueuses, tout copropriétaire peut s'adresser au tribunal judiciaire (TJ) pour demander la nomination d'un copropriétaire ou d'un mandataire de justice chargé de convoquer l'assemblée.

La convocation doit parvenir au moins 21 jours avant la date de la réunion, par lettre recommandée ou par remise en main propre contre récépissé. Le non-respect de ce délai entraîne la nullité de l'assemblée. Ce délai n'est pas applicable en cas de travaux urgents ou s'il s'agit d'une seconde assemblée générale devant statuer à la majorité simple.

Que doit contenir la convocation à l'AG ?

La lettre de convocation à l'AG doit comporter certaines mentions obligatoires. Elle doit contenir la date, l'heure et le lieu de la réunion. Celle-ci peut par exemple avoir lieu dans les parties communes de l'immeuble ou dans les locaux du syndic. Les modalités de consultation des justificatifs des charges de copropriété doivent également être indiquées.

La convocation doit aussi mentionner les questions inscrites à l'ordre du jour. La communication de certains documents peut aussi s'avérer obligatoire selon la nature des décisions à prendre. C'est par exemple le cas de projets de contrats si des travaux doivent être votés.

Qu'est-ce que l'ordre du jour ?

La convocation doit contenir la liste précise de chaque question soumise au vote de l'assemblée. Il incombe au syndic de procéder à la rédaction et au déroulement de l'ordre du jour. Ne peuvent être soumises au vote que les questions mentionnées dans cet ordre du jour. Une question non inscrite à l'ordre du jour pourra toujours être discutée lors de l'assemblée générale mais elle ne pourra pas faire l'objet d'un vote. La convocation doit aussi contenir l'ensemble des documents comptables et financiers nécessaires à l'examen de l'ordre du jour (comptes de l'exercice, projets de résolution, budget prévisionnel, devis et contrats proposés, etc.).

Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Mais la demande doit parvenir au syndic avant la convocation à l'assemblée. Cette demande doit être adressée en courrier recommandé avec avis de réception.

Si l'assemblée doit approuver les comptes, l'ensemble des pièces justificatives doit être tenu par le syndic à la disposition des copropriétaires, au moins pendant une journée entre la réception de la convocation et la date de l'assemblée.

Qui peut participer à une assemblée de copropriété ?

Tout copropriétaire a le droit de participer à l'assemblée générale même s'il n'est pas directement concerné par les questions débattues. Les personnes étrangères à la copropriété ne peuvent participer à l'assemblée, sauf si celle-ci les y autorise ou si elles sont munies d'un mandat.

Peuvent toutefois y assister sans autorisation préalable les représentants des associations des locataires de l'immeuble, sous réserve soit d'être affilié à l'une des organisations agréées, soit de représenter au moins 10% des locataires. Naturellement, ces délégués ne peuvent pas voter mais seulement émettre des observations.

Dans certains immeubles, le règlement de copropriété peut prévoir que seuls certains copropriétaires paieront les charges liées à telle ou telle partie de l'immeuble ou des équipements. Dans ce cas, les copropriétaires concernés peuvent tenir une assemblée spéciale à laquelle ils sont seuls à participer.

Quelles sont les formalités de tenue d'AG ?

Au début de la réunion, l'assemblée élit le président de séance (qui ne peut pas être le syndic) et les éventuels assesseurs. La feuille de présence est signée par tous les copropriétaires ou mandataires présents. Elle sera ensuite annexée au procès-verbal d'assemblée. Ce document est important, puisque c'est lui qui permettra de s'assurer que les majorités de vote sont bien atteintes.

Dans un délai d'un mois, le procès-verbal, dressé à l'issue de la réunion, doit être adressé par lettre recommandée avec accusé de réception aux copropriétaires qui étaient absents ou qui se sont opposés à une décision prise. En l'absence de notification, les copropriétaires peuvent contester les décisions de l'assemblée pendant dix ans.

Doit-on informer les locataires ?

Le syndic doit informer les locataires des décisions prises lors des assemblées générales de copropriété. Les décisions qui doivent être communiquées par le syndic sont celles qui pourraient avoir des conséquences sur la vie quotidienne et éventuellement les charges locatives payées par les occupants. Sont notamment concernées les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits, les études techniques. Les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires doivent également être communiquées.

Le syndic peut informer les locataires soit par le biais d’un affichage pendant un mois dans les parties communes de l’immeuble, soit via un courrier remis à chaque locataire. Les locataires doivent être informés dans un délai maximal de 3 mois à compter de la réunion de l’assemblée des copropriétaires.