conservation des archives dormantes

Question

Pouvez-vous me dire quelle est la réglementation en vigueur au sujet de la conservation des archives dormantes d'une copropriété
Merci

rambouillet41 · Answer

Bonjour moi aussi ... et je vous remercie du vôtre...
On ne peut répondre à une question aussi large. IL vaudrait mieux nous dire votre problème et expliciter ce qui dans votre esprit sont des "archives dormantes d"une copropriété".

77mb · Answer

Bonjour,
je donne des informations supplémentaires sur ma question :
on appelle les archives dormantes d'une copropriété les archives qui datent de plus de 3 ans ex PV AG, comptes, etc
Jusqu'à présent, le syndic gérait toutes les archives : actives et dormantes.
Désormais, il demande au conseil syndical de donner son accord pour externaliser les archives dormantes (gain de place) à une société (désignée par lui) spécialisée pour l'archivage, moyennant finance  env 4 € par lot.
Outre le fait que, d'après ce que j'ai lu, la gestion des archives relevait des missions des syndics, il faut se poser la question de la responsabilité (ex en cas de perte)
Il dit que la loi l'autorise : quelle loi ? qui peut donner la réglementation en vigueur sur cette question.
Je pense qu'il veut dire la loi ALUR : mais je ne connais pas entièrement les détails de cette loi
merci

rambouillet41 · Answer

Les archives que vous citez ne sont pas des archives dormantes, mais des archives tout cours.
La loi de 1965 dit dans son article 18, entre autres, :
"de soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité de l'article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic ;"
Donc il soumet (c'est une obligation) cette proposition à une AG ; rien d’anormal....
Par contre, la loi dit aussi que si l'AG fait ce choix, cela ne doit pas entraîner une hausse des honoraires (pour la transmission).
Est ce bien ou est ce mal, cette externalisation ?

 désavantages : - les archives s'éloignent du syndic, donc si le CS ou un copro demande une copie d'une archive, qui paie quoi ? cela est à définir dans la résolution.
- ralentissement de l'information

 avantages : - ces sociétés sont en général spécialisées et protégées contre l'incendie, mieux que chez un syndic
-* en cas de changement de syndic, les archives restent en place et sont récupérées facilement par le nouveau syndic.
Ce qui est important dans le transfert de l'archivage, c'est soit le syndic fait stocker un carton envoyé tous les ans et la socité le place sur une étagère, soit la société numérise, classe, répertorie, etc...  Et à mon avis, quitte à payer, peut-être vaut-il mieux la seconde solution. Il faut aussi décider de ce qui est transféré.....

Jan_vanDS · Answer

Oui et comme aujourdhui un bon syndic numérise tout, les archives physiques (papier) seront stockées chez un professionnel du stockage, ce qui ne pénalisera en rien le fonctionnement de la copropriété puisque le syndic dispose d'une version numérique de tous les documents. Les syndics considèrent souvent que lorsqu'un exercice est terminé on archive et on passe à autre chose. Or une copropriété et un immeuble ça à une histoire, et c'est important de la connaître.

77mb · Answer

Bonjour,
Je rappelle que le syndic nous propose l'externalisation des archives de la copropriété avec un cout pour les copropriétaires.
Par ailleurs, toute consultation ou copie sera facturée en plus avec un cout pour le transport.
Je souhaiterais connaître la réglementation légale sur ce sujet.
Se pose aussi la question sur la responsabilité en cas de perte
jusqu'à présent, la conservation des archives était incluse dans les honoraires du syndic.

Jan_vanDS · Answer

Bonjour, toutes le réponses ont été données plus haut.

Conservation des archives dormantes

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