Date limite régularisation des charges ?

Question

Bonjour, 

Je loue un appartement depuis Juillet 2015 dans une résidence avec piscine et espaces vert, géré par une agence qui s'occupe aussi de la gestion du bien.
J'ai envoyé un mail au service gestion afin de connaitre la répartition des charges de l'année 2015 pour régularisation.
La réponse du service gestion m'a largement interloqué "A partir de la clôture de l'exercice, il faut compter 10 mois de délai en moyenne pour la régularisation des charges, donc vous la recevrez l'année prochaine car vous êtes arrivé en Juillet 2015"

J'ai du mal à comprendre ce délais. Mes anciens propriétaires dès réception du récapitulatif des charges de l'année N-1 (généralement au mois de mai de l'année N), les propriétaires m'envoyaient les justificatifs de charges et le réajustement des provisions. 
Y-a-t'il une raison ou une explication de ce délais technique de 10 mois pour régulariser ces charges ?

Je crois savoir qu'un délais de 5 ans existe pour cette régularisaiton. Or, avec mes 69 € de provisions sur charges, j'ai peur que mes provisions sur charges soient largement sous estimées et je n'ai pas envie de me rendre compte mi Juillet 2017 que mes provisions sur charges de l'année 2015 (avec 1 an et demi de retard) auraient dû être de 120 €/mois par exemple (au lieu de 69 €)

Ai-je un moyen de pression auprès du service gestion pour que cette régularisation de charges aient lieu rapidement si aucune raison technique n'empêche cette régularisation dès clôture de l'exercice ?

Merci d'avance de votre aide.

marmenard · Answer

Bonjour 
 Tout dépend de la date l'AG d’approbation ces comptes  et celle de votre entrée dans ce logement
 Votre entrée en Juillet 2015  est sans doute peu après la dernière et il vous faudra attendre plusieurs mois pour la prochaine
Mais vouis pouvez connaitre vos tantièmes sans problème , ce qui est la base de calcul des charges en locatif
 Et vous aurez 6 mois pour les vérifier et les contester
La loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23, dernier alinéa, prévoit que, « un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires.
 Durant 6 mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires ».

Torseur 06 · Answer

Bonjour marmenard et merci de votre réponse détaillée.

Je ne me fais pas de soucis sur les pièces justificatives dont vous me parlez lié aux justifications des charges en question.
Je suis locataire depuis une dizaine d'années et tous les mois de Juin (dates approximatives d'AG) je reçois de mes propriétaires un récapitulatif de charges avec régularisation dans un sens ou dans un autre.

Pour moi l'approbation des comptes suit la fin de l'AG et je ne comprends pas ce "délais technique" de 10 mois après l'AG.

Pour exprimer mon problème clairement.
Je paie 69 € de charges depuis Juillet 2015.
Je risque de recevoir qu'en Septembre 2017 le récapitulatif des charges de l'année 2015 (alors que l'AG aura bien eu lieu en 2016).
Si mes charges auraient dû être à 120 €/mois, sur l'année 2015 j'aurais 6 mois (De Juillet à Décembre 2015) à rembourser à 51 € soit 300 €.
Mais de plus cela veut dire que sur l'année 2016 ma provision de 69 € sera aussi fausse de minimum 51 € par mois soit plus de 600 € à rattraper sur 2016.

Je sais que cette agence de gestion est coutumière du fait de sous estimer les provisions sur charges afin de simuler un loyer + charges "faible" et qu'ensuite les locataires sont pris au piège quelques années plus tard lors des régularisations tardives.
J'aimerais me prémunir dès maintenant de ce problème.

Ai-je un moyen de leur demander la date de l'AG pour la clôture des comptes ? Et ainsi les forcer à me donner le récapitulatif des charges dès approbation des comptes le lendemain de l'AG ?

Vous remerciant par avance.

Torseur 06 · Answer

Merci encore marmenard.

J'ai bien lu le lien que vous m'avez donné. En revanche je ne trouve pas clairement d'article de loi qui parle de ce seuil de 10% d'augmentation du coût de la location. Est ce une jurisprudence suite à des jugements d'affaires similaires ?

Pensez vous qu'il soit légitime que je demande au service de gestion qu'il m'envoie le dernier récapitulatif de charges de mon appartement de 2014 (alors que je n'étais pas dans le logement) simplement pour vérifier que les provisions sur charges sont cohérentes avec ce que je paie actuellement ?

Car je pense que je me trouve dans un cas un peu différents de votre article. Les locataires ont la mauvaise surprise de se rendre compte que leurs charge sont sous évaluées dès réception du 1er récapitulatif de charge soit moins d'un an avant leur entrée dans les lieux. Dans mon cas il est fort probable que je me rende compte que mes charges sont sous évaluées plus de 2 ans après et pour changer de logement il sera déjà trop tard car 2 ans de charges à rattraper, la facture sera salée...

Merci à vous !

marmenard · Answer

Demander est toujours possible
"le dernier récapitulatif de charges de mon appartement de 2014 "
 Mais je doute que vous aurez une réponse car ce n'était pas vous le locataire
 Par contre il était possible de demander à le lire avant de signer le bail . Pour vous rendre comptes  des charges incombant à ce logement (et de la cause de sa fin de bail)
Vous pouvez demandez quand aura lieux la prochaine AG , et la régulation des charges

marmenard · Answer

Re bonjour
 Un lien pour un article qui je pense vous intéresse. Et répond à votre question : Date limite régularisation des charges ?

https://argent.boursier.com/immobilier/fiches-pratiques/decryptage-la-regularisation-des-charges-locatives-2351.html

Et ceci de mes archives locatives
Les charges doivent être régularisées au moins une fois par an en comparant le total des provisions versées avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année : si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire reverse le trop-perçu au locataire ; dans le cas contraire, il demande un complément. 

Lorsque, pendant plusieurs années, par oubli, par ignorance, ou parfois même par mauvaise foi, le propriétaire ne procède pas à cette opération, il lui est toutefois reconnu, en vertu de la règle de prescription concernant les actions en paiement des loyers, le droit d'effectuer une régularisation pouvant couvrir une période de 5 années et de réclamer les éventuels arriérés de charges correspondants.
 Avec la loi Alur  ce n’est plus que 3 ans


Ce principe s'applique également lors du départ du locataire : pour éviter de telles situations et des retenues importantes lors de la restitution du dépôt de garantie, le locataire doit exiger de son propriétaire des régularisations périodiques (au minimum annuelles) pendant le cours du bail.

Torseur 06 · Answer

Merci encore marmenard.
Grâce à vos informations j'ai exigé auprès du service de gestion le relevé de récapitulatif des charges comme la loi le réclame (au moins 1 fois par an).
J'ai eu comme réponse : 
"L'assemblée générale aura lieu début juillet pour l'exercice du 01/02/15 au 31/01/16 par conséquent vous devriez recevoir la régularisation des charges courant du mois de novembre"

Donc déjà j'évolue un peu dans mes demandes.
Je sais qu'au mois de Juillet l'assemblée générale aura  lieu. 
Ce que je ne comprends pas c'est pourquoi attendre 5 mois (entre juillet et novembre) entre l'approbation des comptes qui se fait en cours d'AG et la régularisation réelle des charges auprès du locataire.
Les relevés de charges des copropriétaires sur l'exercice sont connus avant l'AG, et l'AG permet de les valider. Par conséquent pour moi en sortie d'AG ces récapitulatif de charges peuvent-être donnés directement au locataire sans avoir à supporter 5 mois d'attente...

Pouvez vous me corriger si je me trompe ?

Encore merci de votre aide.

marmenard · Answer

Re Vous dites "L'assemblée générale aura lieu début juillet pour l'exercice du 01/02/15 au 31/01/16 " ???
Pas très logique comme réponse voir mème incohérente
Une AG de régulation des comptes  à lieu dans le dernier trimestre  trimestre  du mandat de syndic  donc dans votre cas le  3 em
Une AG en plein milieu de mandat ? et pour se dire quoi ? c'est du jamais vu ?
Donc celle de 2014/2015 à eu lieu et vous êtes entré en Juillet 2015 
Donc vous devriez avoir eu  une régulation partielle pour vos 6 mois, courant janvier ou février au plus tard
 Sur le reste vous avez raison
Cordialement

Torseur 06 · Answer

Merci à vous marmenard. 
Je comprend ce que vous dites.

Mais, le fait que l'AG ne coïncide pas avec la date de fin d'exercice ne me choque pas. Il me semble que la législation impose un délais de 6 mois après la fin d'exercice pour que l'AG ait lieu. Bien sûr à condition que cette date d'AG soit antérieure à la date d'expiration du mandat du syndic.

Dans mon cas j'imagine que le mandat du syndic ne coïncide pas avec la date de fin d'exercice et que le mandat courre jusqu'au 1er Aout 2016 d'où la cohérence de l'AG tenu début Juillet 2016 pour les comptes qui se terminent au 31 Janvier 2016. Le mandat du syndic doit être prolongé j'imagine lors de l'AG jusqu'au 1er Aout 2017, ce qui permet de tenir une AG chaque année courant du mois de Juillet.

Effectivement je m'attends à la sortie de l'AG de Juillet 2016 d'avoir une régularisation du 15 Juillet 2015 au 31 Janvier 2016 (soit 6 mois et demi de charges pro-ra-tisé sur l'année). 

Donc supposons que mon raisonnement soit bon. Maintenant que je connais approximativement la date de l'AG, je suis en droit d'exiger le régularisation des charges dès début Aout car aucun délais technique ne justifie les mois de retard ?

Merci encore.

marmenard · Answer

Vous avez raison 
 Une lettre a garder sous le coude  pour aout
Vous souhaitez avoir des précisions sur le montant annuel des charges locatives et la régulation

Chaque mois, vous payez une provision pour charges et, une fois par an, vous recevez les comptes qui font apparaître soit que vous avez trop payé, soit que vous devez encore de l’argent à votre bailleur. Dans ce cas, est-ce bien à vous de payer ? Le seul fait que vous vous posiez la question montre que vous manquez de précisions. N’hésitez pas à les demander à votre bailleur ou au gérant : elles vous sont dues. Mais, pour une première demande, la lettre recommandée ne s’impose pas, et un courrier simple suffit. De préférence au proprio  ou son mandataire et copie simple vers agence si agence

La loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23, dernier alinéa, prévoit que, « un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires.
 Durant 6 mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires ».

 Lettre type  à modifer à votre volonté
Madame, Monsieur,

Vous m’avez  fait parvenir la régularisation des charges pour l’année passée, d’où il ressort que je vous devrais (…) euros.

Ce montant m’étonne, aussi vous serais-je reconnaissant(e)

(1) de me donner le détail de ces charges, poste par poste (chauffage, ménage, ascenseur…), comme la loi le prévoit.

(2) de me communiquer le mode de répartition des charges entre tous les locataires, comme la loi le prévoit.(en général vos tantièmes dans cette location)

(3) de me faire savoir à quel moment je pourrai venir consulter les pièces justificatives de ces charges : contrats, factures, bulletins de paie, documents qui doivent, selon la loi, être tenus à la disposition des locataires pendant les 6  mois qui suivent l’envoi du décompte de régularisation.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
 
 Sans réponse 8 jours  la même en reco  AR et vous en gardez un double
 Encore 8 jours et saisine du juge de proximité de votre logement loué  
 Et  joindre votre double
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1785
Pour information c’est gratuit sans avocat

Torseur 06 · Answer

Merci pour ces informations précises encore.

Je garde ça sous le coude et je reviendrai vers l'agence de gestion au début Août pour obtenir cette régularisation de charges et je n'hésiterai pas donc grâce à vous pour demander toutes les pièces justificatives.

Encore merci de votre intérêt dans toutes mes demandes !

Date limite régularisation des charges ?

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