Réclamation charge de 2006

Bonjour,
Je me permets de poster ce message car j'aimerais quelques infos sur les charges.
Ma mère a quitté son appartement HLM au 03 juillet 2006. Nous avions fournis à cette époque notre nouvelle adresse dans la ville voisine. Fin janvier 2011, on reçoit une mise en demeure d'un cabinet de recouvrement et de recherches se trouvant dans la région voisine, nous réclamant les charges pour l'année 2006. Je me suis rapprochée de l'organisme HLM pour avoir une copie des charges mais apparemment, c'est impossible au bout d'un an. La personne "doit" m'envoyer la ventilation comptable pour vérifier quelles charges elle doit payer réellement en sachant que sur les 3 années précédentes, elle récupérait près de 200 € en chg eau et 200 € en chg géné...
Bref, pour être de bonne foi, je décide de téléphoner au cabinet de recouvrement mais depuis bientôt 2 semaines, la ligne sonne constamment occupée.
Ce matin, nous avons reçu une lettre, qui nous informait, que quelqu'un allait passer chez nous pour prendre la somme.
Au bout de combien de temps on t-il le droit de réclamer les charges et qui doit le faire l'organisme HLM ou le cabinet de recouvrement en a t-il le droit (légalement j'entends)
Merci d'avance.