Mise en page d'une lettre : conseils et exemples

La mise en page d'une lettre est importante, une bonne mise en forme étant gage de sérieux. Voici les règles de mise en page ainsi que des exemples de lettres.

Quel format papier ?

Les courriers établis sur papier libre sont, dans leur quasi-totalité, au format A4, c'est-à-dire 21 x 29,7 cm. C'est notamment le cas si vous devez écrire à un employeur, une administration ou un bailleur. Par principe, et sauf cas très particuliers (lettre à un proche, annonce accrochée sur un panneau d'affichage ou des parties communes d'un immeuble...), mieux vaut toujours opter pour ce format standard.

Peut-on écrire à la main ?

De façon générale, il est préférable de taper votre lettre sur Word puis de l'imprimer ou de l'envoyer en ligne. Afin de prévenir tout problème de lisibilité et faciliter la lecture, éviter l'écriture manuscrite sauf si votre destinataire demande expressément d'écrire un courrier à la main, ce type de requête pouvant encore se voir dans certaines annonces de recrutement.

Quelle police ?

La police choisie sur Word ne doit être ni trop petite ni trop grande. En général, opter pour une taille de police comprise entre 10 et 12. En matière de choix de police, mieux vaut ne pas tenter l'originalité : une police trop fantaisiste révélerait un manque de sérieux. Choisissez plutôt votre police parmi celles les plus sobres et les plus courantes comme « Arial » ou « Verdana ».

Quel envoi ?

Beaucoup de lettres sont aujourd'hui transmises par email. C'est notamment le cas des lettres de motivation pour des candidatures à un poste. Une lettre écrite sur Word peut être directement adressée sous forme de fichier Word ou être directement intégrée dans le corps du mail. Mais il est préférable de convertir la lettre en PDF et de mettre le fichier en pièce jointe : cette précaution permettra d'avoir un aperçu de votre lettre et de contrôler sa mise en page.

Quel en-tête ?

Votre en-tête doit comporter les informations relatives à l'expéditeur en haut à gauche et les informations relatives au destinataire en haut à droite. Celles de l'expéditeur contiennent le nom, le prénom, l'adresse (avec le code postal et la ville) ainsi que, généralement, un moyen de contact comme un numéro de téléphone et/ou une adresse email. Les informations en haut à droite doivent mentionner le nom et le prénom du destinataire (ou le nom de l'organisme lorsque le destinataire n'est pas une personne physique mais une entreprise, une association, etc.) ainsi que son adresse.

L'exemple d'en-tête qui suit est le plus courant. Vous devez l'utiliser si votre destinataire est une personne physique.

[Prénom - Nom]
[Adresse]
[Code postal - Ville]
[Téléphone]
[Prénom - Nom du destinataire]
[Adresse]
[Code postal - Ville]

Voici un autre modèle d'en-tête en cas de lettre adressée à un service de ressources humaines en réponse à une annonce de recrutement.

[Prénom - Nom]
[Adresse]
[Code postal - Ville]
[Téléphone]
[Mail]
[Nom de l'entreprise]
[A l'attention de Madame / Monsieur (Nom)
ou du Service des Ressources Humaines]
[Adresse]
[Code postal - Ville]


Votre lettre doit ensuite indiquer le lieu et la date en dessous du bloc correspondant au destinataire. La formule à adopter est la suivante : A [nom de la commune où vous rédigez votre lettre], le [date].

Quel objet ?

Votre lettre doit généralement comporter un objet. Il s'agit d'une sorte de titre résumant l'idée principale de votre courrier. Exemples : Demande de restitution de mon dépôt de garantie, Rétractation suite à un achat sur votre site... Au besoin, vous pouvez sur la ligne d'en dessous indiquer des références, telles qu'un numéro d'allocataire, un numéro d'assuré ou un numéro de contrat. Cette précaution peut permettre au destinataire de vous identifier plus facilement dans ses fichiers. Voici un exemple.


Objet : [Objet de la lettre]
Vos références : [Numéro]

Pour un exemple de mise en forme d'une lettre avec ce type de mention, vous pouvez notamment consulter un modèle de lettre de résiliation d'assurance.

Corps du texte

Le corps du texte doit être aligné à gauche et espacé en plusieurs paragraphes. Ceux-ci doivent être aérés et équilibrés : si votre texte est relativement long, évitez les gros blocs de texte. Optez autant que possible pour des paragraphes courts afin que votre lettre soit agréable à lire. Même si votre texte comporte beaucoup de mots, n'utilisez pas de gras dans le corps de votre texte pour surligner les termes qui vous paraîtraient les plus importants.

Conclusion

Votre lettre doit toujours finir par une formule de politesse (voir nos exemples) et votre signature en bas à droite de votre courrier, auprès de laquelle sont indiqués votre prénom et votre nom. Il existe de nombreuses formules de politesse pour chaque type de demande. Mais dans tous les cas, choisissez une expression sobre et, surtout, sans erreur de français.

Modifié le 11/12/2020 par Matthieu Blanc.
Réalisé avec des professionnels du droit et de la finance, sous la direction
d’Éric Roig, diplômé d’HEC, et de Matthieu Blanc, Master de Droit des affaires.
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