Dépôt des comptes annuels au greffe : documents et publicité

Le dépôt des comptes annuels d'une société au greffe du tribunal de commerce est une formalité de publicité des comptes en principe obligatoire. Démarches, formalités et documents à déposer par la société.

Quelles sociétés doivent déposer leurs comptes annuels ?

Les sociétés suivantes doivent déposer annuellement au greffe du tribunal de commerce dont elles relèvent différents documents portant sur les comptes de l'exercice écoulé :

• les sociétés par actions (sociétés anonymes, etc.),
• les SARL et les EURL ;
• les sociétés en nom collectif dont tous les associés en nom sont des SARL ou des sociétés par actions.

La liste présentée dans cet article ne concerne que les obligations applicables aux sociétés n'étant pas cotées en bourse.

Quels sont les documents à déposer au greffe ?

Les documents suivants doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce.

Les comptes annuels

Toutes les sociétés doivent déposer leurs comptes annuels. Ceux-ci comportent le bilan (actif et passif), le compte de résultat et les annexes.

Les TPE qui remplissent certaines conditions peuvent bénéficier d'un allègement de ces formalités. Dès lors que ces entreprises ne dépassent pas certains critères de taille, elles peuvent être dispensées de déposer leur annexe comptable. La loi prévoit en effet un dépôt des comptes annuels allégé pour les TPE.

Dans le même sens, la loi Pacte allège certaines formalités pour les entreprises moyennes qui ne dépassent pas certains seuils fixés par décret. Ces sociétés peuvent désormais adopter une présentation simplifiée de leur compte de résultat. Elles peuvent en outre demander à ce que ne soit rendue publique qu'une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe (sous réserve qu'elles ne fassent pas parti d'un groupe).

Les documents portant sur l'affectation du résultat

Toutes les sociétés doivent également déposer :

• la proposition d'affectation des résultats soumise à l'assemblée ou à l'associé unique ;
• la résolution d'affectation votée ou la décision d'affectation prise.

Le rapport des commissaires aux comptes

S'il existe des commissaires aux comptes (CAC) au sein de la société, cette dernière doit déposer leur rapport sur les comptes annuels. Ce dépôt ne concerne pas les rapports spéciaux des CAC sur certaines conventions mais uniquement le rapport général. La société doit éventuellement compléter ce rapport par les observations des CAC sur les modifications apportées par l'assemblée ou l'associé unique aux comptes annuels qui leur ont été soumis.

Le rapport du conseil de surveillance

Les sociétés anonymes à directoire et les sociétés en commandites par actions sont également tenues de déposer le rapport du conseil de surveillance sur les comptes annuels.

Les comptes consolidés

Si la société est tenue d'établir des comptes consolidés, elle doit alors fournir un exemplaire :

• des comptes consolidés ;
• du rapport sur la gestion du groupe s'il n'est pas déjà inclus dans le rapport général de gestion ;
• du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes annuels et les comptes consolidés.

Les entreprises tenues d'établir des comptes consolidés sont les sociétés commerciales (quelle que soit leur forme) placées à la tête d'un groupe. Par exception, certaines de ces sociétés ne sont pas soumises à cette obligation, c'est notamment le cas des « petits groupes » ne dépassant pas deux des trois critères prévus par l'art. R233-16 du Code de commerce.

Les délégations accordées en matière d'augmentation de capital

Dans les sociétés anonymes, il est également fait obligation de déposer le tableau récapitulatif des délégations en cours de validité accordées par l'assemblée générale des actionnaires au conseil d'administration ou au directoire en matière d'augmentation de capital. Le tableau doit faire apparaître l'utilisation faite de ces délégations au cours de l'exercice.

Le rapport de gestion

Auparavant, le rapport de gestion faisait également parti de la liste des documents à déposer au greffe. Depuis la loi de simplification du droit du 22 mars 2012, cette obligation a été supprimée pour les sociétés commerciales n'étant pas cotées en bourse. Désormais, le rapport de gestion doit simplement être consultable par toute personne qui en fait la demande.

Quelle est la sanction en cas de non-dépôt des comptes ?

La société peut être sanctionnée d'une amende de 1500 euros si elle ne dépose pas les comptes annuels et, éventuellement, consolidés, ainsi que les rapports présentés aux associés. Cette sanction est applicable dès lors que cette omission est établie au jour imposé pour le dépôt des comptes. L'action est prescrite dans le délai d'un an à compter de ce même jour.

Quel est le délai et la forme du dépôt des comptes ?

Le dépôt des documents nécessaires à la publicité des comptes au greffe dont la société relève doit être effectué dans le mois qui suit l'approbation des comptes par l'associé unique, la collectivité des associés ou l'assemblée générale ordinaire annuelle. Les documents doivent être déposés via un exemplaire certifié conforme par le représentant légal ou par toute personne habilitée par les textes régissant la forme de société en cause à effectuer cette certification. Le dépôt des documents comptables peut également être effectué par voie électronique.

En cas de refus d'approbation des comptes annuels, deux copies de la délibération de la collectivité des associés (ou de la décision de l'associé unique) ou de l'assemblée doivent être déposées en lieu et place des documents prévus. Un simple extrait du procès-verbal de l'assemblée mentionnant la résolution relative au refus d'approbation des comptes suffit.

Qu'est-ce que la mention au Bodacc ?

Une fois les documents déposés au greffe du tribunal de commerce, il incombe au greffier d'en faire mention au Bodacc (le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). La mention au Bodacc prendra généralement la forme suivante : "La SARL ... ayant son siège à ..., dont le numéro unique d'identification est ...., a déposé au greffe du tribunal de commerce de ..., où elle est immatriculée au registre du commerce et des sociétés, les comptes annuels (les comptes consolidés) et les rapports de l'exercice clos le ... en application des dispositions de l'article L. 232-22".