Déduction des frais réels : option, exemples, forfait

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"Droit finances : Frais de repas"

[FRAIS REELS] L'option pour les frais réels permet aux salariés de déduire tous les frais liés à leur activité professionnelle de leur revenu imposable. La déduction des frais réels est souvent plus intéressante que l'abattement forfaitaire de 10%. Conditions et exemples de frais réels déductibles.

Déduction forfaitaire de 10%

Les titulaires de revenus salariés ont le choix entre la déduction des frais réels liés à leur activité professionnelle et la déduction forfaitaire de 10%. Cette déduction forfaitaire est appliquée automatiquement par l'administration fiscale. Le montant de cette déduction forfaitaire de 10% pour frais est comprise entre un plancher et un plafond. Les montants 2021 applicables pour les revenus de l'année précédente sont les suivants.

  • Plancher de déduction : 442 € (ce qui correspond à un salaire imposable annuel de 4 420 €).
  • Plafond de déduction : 12 652 € (ce qui correspond à un salaire imposable annuel de 126 520 €)

Les titulaires de pensions et rentes à titre gratuit ne bénéficient pas de la déduction forfaitaire pour frais professionnels pour ces revenus mais d'un abattement spécifique de 10%. Cet abattement est appliqué automatiquement par l'administration fiscale. Sont également comprises dans cette catégorie les pensions de vieillesse et de retraite et les pensions alimentaires et assimilées.

Cet abattement est compris entre un plancher de 394 euros et un plafond de 3 858 euros. Attention : le plafond s'entend par foyer fiscal tandis que le plancher est appliqué pour chaque titulaire de pensions.

Option pour les frais réels

Chaque année, un salarié peut choisir entre l'abattement forfaitaire et la déduction des frais réels au moment de la déclaration de revenus. Dans un couple, chaque conjoint peut exercer l'option qui lui convient. L'option choisie est applicable à tous les revenus de l'intéressé soumis à l'impôt dans la catégorie des traitements et salaires. Lorsqu'il choisit d'opter pour la déduction des frais réels, le contribuable doit dresser la liste de ses frais par le biais d'une lettre d'option pour les frais réels. Le montant des frais réels doit également être indiqué sur la feuille d'impôt (cases 1AK à 1DK).
Inutile d'envoyer vos justificatifs aux impôts. Mais vous devez néanmoins les conserver pendant 3 ans pour prévenir toute contestation du fisc.

En principe, le choix est formulé au moment de la déclaration de revenus. Mais rien n'empêche ne revenir ultérieurement sur ce choix par voie de réclamation, dans les délais légaux.

Déduction des frais réels

La déduction des frais réels exclut par définition toute déduction forfaitaire. Les indemnités et remboursements pour frais versés par l'entreprise doivent être réintégrés dans le revenu imposable, sauf s'il s'agit de dépenses engagées pour le compte de l'entreprise. Les frais doivent être prouvés par des justificatifs, sous réserve de cas particuliers où une évaluation forfaitaire est admise (repas, trajet, etc.). Pour ses frais de trajet domicile-travail, le contribuable a la possibilité d'utiliser le barème kilométrique de l'administration fiscale.

La déduction des frais réels est autorisée pour tous les titulaires de revenus imposés dans la catégorie des traitements et salaires, y compris les demandeurs d'emplois.

Quand la déduction des frais réels se traduit par un déficit, ce déficit est imputable sur le revenu global du foyer fiscal, et éventuellement reportable dans les conditions de droit commun. Les frais sont déduits l'année de leur paiement effectif. S'il constate que l'option choisie est finalement moins intéressante, le contribuable peut revenir sur son choix dans le cadre d'une réclamation fiscale.
Les salariés ne doivent pas hésiter à opérer une vérification a posteriori de leur déclaration de revenus car l'option pour les frais réels est souvent plus avantageuse.

Les contribuables salariés qui optent pour les frais réels peuvent déduire, par exemple et entre autres :

Exemples de frais réels déductibles

Frais de documentation

Les frais de documentation (abonnement, etc.), les primes d'assurance de responsabilité civile professionnelle, les liés à l'emploi (procès contre l'employeur, etc.), les dépenses de vêtements (et d'entretien) quand ils sont spécifiques à l'activité (blouses, etc.).

Frais de procès

Les frais de procès engagés pour obtenir des dommages-intérêts de la part de l'employeur ne sont pas déductibles.

Cotisations syndicales

Les cotisations versées à un syndicat professionnel sont déductibles du revenu à titre de frais réels.

Caution

Les sommes versées à la suite d'un engagement de caution souscrit par les dirigeants salariés, ainsi que les intérêts et frais versés pour l'acquisition des titres de la société dans laquelle ils exercent leur activité professionnelle. Cette catégorie de "frais réels" est réservée aux dirigeants salariés et assimilés (dirigeants de SA et gérants de Sarl).
Les intérêts déductibles correspondent à la part de l'emprunt qui ne dépasse pas le triple de la rémunération de l'intéressé.

D'autres frais, plus spécifiques, peuvent être déduits en fonction de l'activité exercée. Exemple : un salarié chargé de relations publiques peut déduire les frais de prothèses dentaires non remboursés par la sécurité sociale, etc.

Frais d'études et de formation

Peuvent être déduits les frais d'études ou de formation pour obtenir un diplôme ou une qualification améliorant la situation professionnelle. Exemples : frais d'inscription à un concours, frais d'impression et de diffusion d'une thèse de doctorat dans un cercle professionnel restreint, achat d'ouvrages ou de documentation professionnelle, etc.

Bien que les frais d'études supérieures soient considérés comme des dépenses privées, les maîtres d'internat et les surveillants d'externat peuvent déduire à titre de frais réels les achats de livres, les droits d'inscription, les frais de trajet entre l'établissement d'enseignement et l'université, etc.

De même, un étudiant travaillant pendant les vacances universitaires peut déduire une partie de ses frais d'études au prorata de la durée d'emploi (Conseil d'Etat, 11/7/1984). En revanche, les intérêts d'emprunt souscrit par un étudiant ne sont pas déductibles, ni les frais de séjour à l'étranger d'un professeur de langues.

Frais de recherche d'emploi

Les dépenses engagées par un chômeur pour retrouver un emploi sont assimilées à des dépenses professionnelles. Exemples : frais de stage engagés par une mère de famille désireuse de retrouver un emploi, sommes payées à un centre de formation professionnelle, etc. Dans tous les cas, le salarié doit pouvoir prouver le lien entre les formations en question et sa profession ou l'emploi recherché.

Comment choisir entre abattement et frais réels

Les salariés concernés conservent souvent la déduction forfaitaire, d'une part par méconnaissance, d'autre part par commodité. Il est, en effet, fastidieux de conserver les justificatifs de ses différentes dépenses.

Mais il ne faut pas oublier que, pour les frais de déplacement et pour les frais de repas pris sur le lieu de travail, il est parfaitement possible d'opter pour les frais réels "forfaitisés". Il suffit de calculer, dans ce cas, le nombre de jours de travail et l'on obtient alors le nombre de repas, et le nombre de kilomètres parcourus en multipliant par la distance domicile-lieu de travail. En appliquant le montant forfaitaire, on peut ainsi comparer la déduction forfaitaire au montant des frais réels déductibles.

Crédits photo : 123RF - fullempty

Modifié le 17/09/2021 par Eric Roig.
Réalisé avec des professionnels du droit et de la finance, sous la direction
d’Éric Roig, diplômé d’HEC, et de Matthieu Blanc, Master de Droit des affaires.
Actualisé en permanence et à jour des dernières évolutions législatives.
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