Remboursement et imposition des frais professionnels (salariés)

Comment sont imposés les remboursements de frais professionnels aux salariés et les indemnités ou allocations pour frais. Les conditions d'exonération d'impôt des frais de salariés.

Les remboursements de frais professionnels sont-ils imposables ?

Les remboursements de dépenses engagées par le salarié pour le compte de l'entreprise sont toujours exonérés puisque le salarié n'a fait qu'avancer des fonds à la place de l'entreprise. En revanche, les allocations et remboursements de frais versés à un salarié font partie de son revenu imposable. Mais ces sommes sont exonérées d'impôt si elles répondent aux trois conditions suivantes.

1. Elles doivent couvrir des dépenses inhérentes à l'emploi ou à la fonction. Les indemnités destinées à couvrir des dépenses personnelles sont donc soumises à l'impôt en tant qu'avantages en nature ou en espèces. Les biens mis à disposition peuvent faire l'objet d'une utilisation mixte, à la fois professionnelle et personnelle. Dans ce cas, seul l'usage professionnel est exonéré dans la mesure où il remplit les trois conditions exigées.
2. Elles ne doivent pas correspondre à des dépenses déjà couvertes par la déduction forfaitaire de 10%. Il s'agit donc de frais engagés dans l'intérêt et au nom de l'entreprise. Exemples : des frais de voyages professionnels, des invitations ou cadeaux aux clients, etc. Une partie des allocations ou remboursements de frais peut correspondre à des dépenses prises en compte par la déduction forfaitaire. Exemple : le coût du déplacement entre le domicile et le lieu de travail. Dans ce cas, ce remboursement doit être rajouté à la rémunération imposable. Il sera ensuite imputé dans le cadre de la déduction forfaitaire de 10%.
3. Elles doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées. Elles peuvent être fixées de façon forfaitaire mais leur montant doit être proche de celui des dépenses engagées. Sont exclus, par exemple, les forfaits fixés en pourcentage de la rémunération. Le salarié et l'entreprise doivent pouvoir fournir des justificatifs précis qui doivent être joints aux notes de frais. Les allocations forfaitaires versées à des dirigeants salariés de sociétés sont toujours imposables pour leur valeur réelle.

Quelles sont les dépenses professionnelles exonérées sous plafond ?

Certaines allocations et indemnités forfaitaires sont exonérées, sans justificatifs, si elles ne dépassent pas un montant plafond fixé annuellement, à savoir :

• les indemnités de repas pris sur le lieu de travail ;
• les indemnités de repas pris hors du lieu de travail, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail ;
• les indemnités de repas pris lors d'un déplacement professionnel, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail et l'obligent à déjeuner au restaurant ;
• les indemnités kilométriques d'après le barème administratif pour les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels sur justification du moyen de transport, de la puissance fiscale et du kilométrage parcouru ;
• les indemnités de grand déplacement pour compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ;
• les indemnités de déplacement professionnel.

Au-delà de ce plafond, ces frais professionnels doivent être justifiés et les indemnités versées peuvent rester exonérées si les conditions précisées ci-dessus sont remplies (justificatifs, etc.). Dans le cas contraire, la fraction excédentaire par rapport aux plafonds ci-dessus est rajoutée au revenu imposable.

Les indemnités répondant aux conditions ci-dessus ne sont pas exonérées si le contribuable opte pour la déduction des frais réels. Si elles ne remplissent pas les conditions exposées ci-dessus, les allocations et remboursements de frais doivent être ajoutés à la rémunération brute. Une partie peut toutefois être ensuite déduite si le salarié opte pour les frais réels.

Les rémunérations versées aux journalistes, directeurs de journaux, rédacteurs, photographes, sont considérées comme des allocations pour frais d'emploi exonérées d'impôts à hauteur de 7 650 euros. Elles sont supposées être utilisées conformément à leur objet sans que l'administration fiscale puisse exiger de justificatifs.

Comment sont imposées les indemnités pour frais des dirigeants salariés ?

Les rémunérations de certains dirigeants de société sont imposées dans la catégorie des traitements et salaires. Il s'agit des présidents et directeurs généraux de sociétés anonymes, des membres du directoire des sociétés anonymes, des administrateurs bénéficiant d'un contrat de travail, des gérants non majoritaires de Sarl soumises à l'impôt sur les sociétés, des gérants non associés des autres sociétés. Ces dirigeants qui peuvent bénéficier de la déduction forfaitaire pour frais, sont soumis à un régime spécifique concernant les allocations et remboursements de frais.

• Les remboursements de frais réels sont exonérés quand ils répondent aux conditions précisées ci-dessus. Y compris les remboursements calculés d'après le barème forfaitaire kilométrique administratif.
• Les allocations forfaitaires sont ajoutées à la rémunération. Sauf s'il s'agit de dirigeants salariés disposant d'un contrat de travail.