Vote par correspondance et vote électronique : AG de société

Les modalités des consulations à distance dans les assemblées générales de sociétés. Comment voter par correspondance ou en ligne dans les SA ou les Sarl.

Pour diverses raisons (emploi du temps, distance...) il est parfois difficile de réunir à une date et à un lieu convenus un nombre d'associés ou d'actionnaires nécessaires au respect des conditions de quorum d'AG de société. C'est notamment en vue de pallier ces inconvénients pratiques que la loi prévoit des cas dans lesquels les associés ou les actionnaires pourront être consultés et voter sans pour autant être présents physiquement à une assemblée.

La possibilité d'une consultation par correspondance pour une AG de société permet en pratique de respecter les conditions de quorum et de majorité prévues par la loi ou les statuts, les associés ou actionnaires consultés étant pris en compte dans leurs calculs respectifs. Des règles plus ou moins souples encadrent les modalités de cette consultation en fonction de la forme sociale. A noter également la possibilité de visioconférence et de vote électronique dans les AG.

Comment voter par correspondance dans une SA ?

Le vote par correspondance dans une société anonyme est prévu par l'article L. 225-107 du Code de commerce qui mentionne que « tout actionnaire peut voter par correspondance ». Par conséquent, les statuts ne peuvent restreindre cette faculté et ce quelle que soit la nature de la décision envisagée. Ce vote à distance s'effectue par correspondance mais les statuts peuvent également permettre aux actionnaires de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication. La société doit alors mettre en place un site Internet exclusivement consacré à ces fins (art. R. 225-61 du Code de commerce).

Que le vote s'effectue par correspondance ou par voie électronique, un formulaire de vote à distance doit alors être rempli par l'actionnaire. Celui-ci doit adresser son bulletin de vote à la société au moins trois jours avant la tenue de l'assemblée sauf lorsque les statuts prévoient un délai plus court. Cependant, si le formulaire est transmis par voie électronique il peut être reçu jusqu'à la veille de la réunion de l'assemblée générale, au plus tard à 15 heures, heure de Paris.

Ce bulletin de vote doit comporter (art. R. 225-77 du Code de commerce) :

• les nom, prénom usuel et domicile de l'actionnaire ;
• la forme, nominative ou au porteur, sous laquelle sont détenus les titres et le nombre de ces derniers, ainsi qu'une mention constatant l'inscription des titres soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire ;
• l'attestation de participation qui doit être annexée au formulaire ;
• la signature, le cas échéant électronique, de l'actionnaire ou de son représentant légal ou judiciaire.

Lorsque les conditions de quorum ne sont pas remplies sur première consultation, le formulaire de vote par correspondance adressé à la société vaudra pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour.

Comment voter par correspondance dans les SARL ?

La loi laisse aux statuts d'une SARL la possibilité de prévoir des cas de consultations écrites (art. L. 223-27 al. 1 du Code de commerce). Celles-ci peuvent au choix concerner toutes les décisions d'assemblée ou seulement certaines d'entre-elles. Seule l'approbation annuelle des comptes nécessite obligatoirement la réunion physique de l'assemblée, les statuts ne pouvant dans ce cas prévoir la possibilité d'un vote par correspondance.

Concernant les modalités de cet envoi, il découle des règles prévues par le Code de commerce (art. R. 223-22) que :

• le gérant doit adresser à chaque associé le texte des résolutions proposées et les documents nécessaires à l'information des associés ;
• cet envoi doit se faire par lettre recommandée ;
• les associés disposent d'un délai minimal de quinze jours pour émettre leur vote par écrit. Ce délai court à compter de la date de réception des projets de résolution.

Comment voter par correspondance dans les SNC ?

Dans les sociétés en nom collectif, la loi envisage la possibilité de consulter les associés par correspondance sans qu'il soit nécessaire de réunir une assemblée générale des associés. Cette faculté est néanmoins exclue lorsque :

• les associés doivent voter sur l'approbation annuelle des comptes ;
• la réunion de l'assemblée est demandée par un associé.

Dans ces deux cas, la réunion physique de l'assemblée est obligatoire. Cette possibilité de consultation par correspondance doit être prévue dans les statuts qui doivent également préciser ses modalités, le Code de commerce n'apportant aucune précision sur ces dernières.

La consultation doit dans tous les cas être adressée par le gérant à tous les associés. Chacun d'entre eux doit se voir transmettre le texte des projets de résolution, étant précisé qu'il est conseillé d'effectuer cet envoi par lettre recommandée et que les associés doivent bénéficier d'un délai pour émettre leurs votes.

Quelles décisions d'AG peuvent être votées en ligne ?

La faculté de recourir à la visioconférence ou au vote en ligne doit être prévue au sein des statuts de la société. Lorsque le recours à ces moyens techniques est possible, les associés ou actionnaires les utilisant sont alors réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité. Cette procédure de vote est en principe permise pour l'ensemble des décisions hormis lorsque des dispositions légales interdisent expressément le recours à ce type de procédé. C'est notamment le cas pour les assemblées de SARL délibérant sur les comptes annuels, le rapport de gestion et, en présence d'un groupe de société, les comptes consolidés ainsi que le rapport de gestion du groupe (art. L. 223-27 du Code de commerce). Les statuts peuvent également apporter des restrictions à cette utilisation en excluant cette faculté pour certains types d'assemblée ou certaines délibérations.

Quelles sont les règles à respecter lors du vote en ligne ?

Le Code de commerce (articles R. 223-20-1 pour les SARL et R. 225-97 pour les SA) précise que ces techniques de communication doivent respecter les deux conditions suivantes :

• la voix des participants doit au moins être transmise ;
• ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Concernant les modalités du vote en assemblée par des moyens électroniques de télécommunication, le Code de commerce (articles R. 223-20-1 pour les SARL et R. 225-61 pour les SA) prévoit également l'obligation pour la société d'aménager un site Internet exclusivement consacré au vote des associés ou des actionnaires en assemblée. La société doit alors fournir, avant la tenue de l'assemblée, un code d'accès par lequel les associés ou actionnaires pourront accéder au site et s'identifier. Lorsqu'il survient un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique ayant perturbé le déroulement de l'assemblée, celui-ci doit alors être mentionné au sein du procès-verbal de l'AG de société.