Note de frais : modèle, remboursement, définition

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"Note de frais : modèle, remboursement, définition"

La note de frais est un document bien souvent incontournable en entreprise. Comment la rédiger et quelles sont les règles à respecter.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu'il a engagés dans l'intérêt de son employeur et pour les besoins de son activité professionnelle. Elle prend le plus souvent la forme d'une fiche que le salarié remplit et remet à son entreprise (sous forme matérialisée ou non), à laquelle il joint le justificatif de la dépense. La note de frais peut éventuellement faire suite à un ordre de mission lorsque le salarié est en déplacement dans le cadre de son travail.

Le plus souvent, la note de frais porte sur :

  • les frais de repas (en cas de repas d'affaires au restaurant par exemple) ;
  • les frais de déplacement ;
  • les frais de logement (hotel...),
  • les frais d'abonnement (téléphone, internet...),
  • etc.

Quelles sont les conditions de remboursement d'une note de frais ?

Afin d'éviter que le salarié fasse passer en note de frais certaines dépenses personnelles, plusieurs conditions sont applicables pour que ces paiements soient remboursés par l'entreprise. Le salarié doit ainsi justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise. Dès lors que ces conditions sont réunies, le remboursement des frais professionnels par l'entreprise ne peut pas être imputé sur la rémunération du salarié.

Le remboursement des notes de frais est-il obligatoire ?

Le remboursement des frais professionnels constitue une obligation pour l'employeur. Dès lors, le contrat de travail du salarié ne peut pas contenir une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle seront pris en charge par le salarié. Une telle clause est réputée non-écrite. Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour un remboursement au réel, soit pour une indemnisation forfaitaire. Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.

La note de frais est obligatoire lorsque le contrat de travail prévoit un remboursement des frais au réel. Le salarié doit ainsi détailler chaque dépense sur sa note : hébergement, repas, déplacement, etc. Pour appuyer sa demande, le salarié doit en outre joindre tous les justificatifs dont il dispose (factures, reçus, etc.).

En quoi consiste le forfait de frais professionnels ?

L'employeur peut aussi choisir d'opter pour le versement d'une allocation globale forfaitaire correspondant aux différents frais de logement, de repas et de déplacement. En contrepartie, le salarié conservera la charge de ses frais professionnels « au cas par cas ». Dans ce cas, le salarié n'a donc pas à fournir de justificatifs sur la nature de ses frais. Cette solution permet à l'entreprise de ne pas avoir à gérer ses notes de frais. Toutefois, l'employeur doit être vigilant puisque cette clause ne peut pas avoir pour effet de verser un salaire en dessous du montant du Smic.

Quel est le délai de remboursement des notes de frais ?

Il peut arriver que le salarié tarde à produire ses notes de frais. Il doit pourtant faire preuve de vigilance sur ce point. La jurisprudence (arrêt N°07-45722 de la chambre sociale de la Cour de Cassation) considère en effet que l'employeur est en droit de lui imposer un délai pour produire ses justificatifs de note de frais. Si le salarié laisse passer ce délai, les frais ne seront pas remboursés. Pour l'employeur, une simple note de service indiquant le délai limite peut suffire pour refuser les remboursements tardifs.

Comment l'Urssaf contrôle-t-elle les notes de frais ?

Contrairement aux salaires versés aux salariés, les remboursements de frais professionnels sont exonérés de charges sociales. En cas de contrôle, l'Urssaf peut ainsi vérifier que les remboursements de frais ne constituent pas des compléments de salaires déguisés. Elle s'attachera tout particulièrement au contenu des notes de frais, qui doivent donc être les plus précises possibles et reposer sur des justificatifs.

Où trouver un modèle de note de frais ?

Afin d'éviter tout litige avec l'entreprise ou l'URSSAF, le maximum d'informations doivent figurer sur la note de frais. Celle-ci prend le plus souvent la forme d'un tableau mentionnant notamment la date, le montant et la description des frais (nom du client invité en cas de repas, nom de l'hôtel, nature de la mission en cas de déplacement, etc.).

La note de frais peut notamment comporter les colonnes suivantes, à compléter ensuite par le salarié.

Date Détails de la dépense Déplacement Repas Hébergement Autre Montant total
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L'entreprise peut mettre un formulaire papier à disposition de ses salariés mais en pratique, les notes de frais sont aujourd'hui de plus en plus souvent renseignées sous forme dématérialisée (tableau Excel, logiciel d'enregistrement de note de frais utilisé par l'entreprise...).

Rémunération et paye